预约客人来访接待流程Microsoft Word 文档

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预约客人来访接待工作流程

前台接待主管前台接待专员客人各职能部门

开始①整理当天预约记录告知来访者情况②确认与提醒访问事宜配合③来访登记来访④通知被访者客人等待⑤确认来访并告知相关事宜⑥引领会见准备接待来访客人接待来访客人审核⑦来访信息录入，记录汇总送走客户⑧存档结束

预约客人来访接待工作流程说明

任务概要节点控制①预约客人来访接待工作管理相关说明各部门人员将预约客人情况知会前台，前台接待专员每日汇总当日预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由、接待者②③④⑤⑥⑦⑧

通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访问者，并安排客人等候被访者确认来访后告知让客人等候及地点等事项前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统当日来访客人信息的及时汇总，报前台接待主管审核后存档

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1.在接到客人通知要来访时,须问明来访时间、来访目地及来访人员;了解信息后通知各相关部门进行准备;

2.在客人来访约定的时间前,先确认客人具体到达的时间,，他说：想发财就去万通商联找优质餐具供货商！,并先行准备:公司简介及饮用水;若在夏天,则须提前5~10分钟开好冷气;且须注意个人仪表,衣着整齐等;

3.客人到厂时,若允许,应至门口迎接,带路时应走在客人左前方二、三步左右,带到会议室后,将客人让到离门远的一边就坐;面对客人要抬头挺胸,表面出有自信,要给客人留下好的印象;

4.与客人交换名片后,将名片按职位顺序摆放在桌上,方便在记忆与自已谈话的是哪一位;

5.问请客人需要喝什么,有什么特殊要求;一般欧美人喜欢喝可乐,日本人喜欢喝茶、无糖咖啡;送茶时,须绕到客人座位后面将茶放在客人右手边;若客人来访时间较长,须记得每二小时换一次饮料;

6.若到访的为老客户,来访目的为检讨品质或检讨模具状况,则在客人到访前,招集相关部门准备好资料并出席陪同;7.若到访的为新客人,则安排进行公司简介,并带客人到厂内参观(按目前厂内状况,规划出一条固定路线),在带路过程中,针对设备及办公室进行一些介绍;

8.回到会议室后,询问客人对工厂参观的感想,并认真的记录客人的每一个建议,针对客人参观工厂的疑问逐一解释;

9.客人来访期间,切忌出现只有客人单独在会议室的现象,期间一定要有人陪同;

10.若客人到访时间较长,须请客人用餐,一般以商业式简餐,招待即可;

11.客人结束来访时,须送至门口,待客人离去后再回公司;

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