饭店会议接待流程
会议接待流程
为进一步做好会议项目的开发和接待工作，确保会议客人从入住到撤离全方位的服务过程准确、到位、顺畅和协调，根据饭店实际情况，制定会议接待相关规定如下：一、责任分工
1、总负责人：营销部经理。会议接待工作由营销部负总责，负责协调和处理会议接待全程中的各类工作事项。
2、总跟进人：营销部指定的营销代表为会议总跟进协调人，负责会议全程跟踪，组织、协调、检查、督促会议接待各项工作落实情况。具体职责：
A、负责处理和接洽客户预订；
B、根据预订信息对接待任务提出具体安排意见，制定并印发会议接待计划；
C、组织、协调会议所涉及的各部门工作；
D、于会议召开前的有效准备时间内，对各相关部门工作完成情况进行检查和验收；
E、协调解决会议进程中的各类事项，满足客人的合理需求，确保会议接待质量；
F、跟办会议结账工作，确保饭店结账安全；
G、征求客户意见，填写意见反馈，对会议接待工作进行总体评价。3、接待员：负责会议背景幕、条幅、指示牌、会签、宣传品的设计和制作工作。
4、餐饮/客房部：负责会议室准备、会议服务、会议用餐工作。A、根据营销部会议接待计划要求和营销代表的要求，准备会议室的各类用品，对会议室进行卫生清洁，按规范要求进行摆台和布置；
B、安排会议服务人员，迎送会议宾客，在会议进程中进行有效服务；C、按会议订单要求组织后厨准备会议用餐；
D、负责安排和组织会议用餐服务。
5、客房部：负责会议客人用房准备和服务工作，负责公共区域卫生清洁。
6、前厅部：负责会议客人接待引领及相关服务工作，关注来宾情况，妥善处理客人投诉。
7、保安部：维持酒店正常经营秩序，检查和关注会议期间所有营业场所的安全和保卫工作。
9、工程部：解决相关部门提出的保修指令，保证会议期间的设施设备的正常运行。
10、财务部：负责客人结账工作，确认结账方式，做好结账统计，与营销部和各接待部门密切联络，确保酒店结账安全。
11、行政部：负责会议接待质检工作，处理酒店内部投诉，对大型会议人力资源进行调配。二、会议接待标准
1、大型会议（100300人）A、地点：饭店三楼多功能厅
B、总跟进人：营销部经理亲自接待跟进，多名营销员协调配合跟进工作。
C、会场布置：
酒店外围：根据客人需要设彩虹门、空飘。LED屏：根据客人需要设固定字幕或游动字幕。
大堂：设接待台，根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、礼品台等物品。接待台大堂门口设指示牌。
会场入口处：设立指示牌，营销代表和会场服务人员负责迎送。主席台：设背景幕，主席台前摆放鲜花，顶额挂会议横幅，根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台，准备有线麦克和无线麦克，根据会议需要安设启航轮。
台形：根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型，课桌式台面按规范标准摆放茶具、矿泉水、便笺、茶垫、口巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布，围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点，桌面铺白色台布，椅子套白色椅套。
绿植花卉：干净无尘，无黄叶，摆放于会场四周，整齐对称，有观赏性，尽可能准备红色系花卉。D、工作安排
迎送：营销部经理、前厅部经理须亲自带领营销员、礼宾员在大堂入口处迎送宾客。
接待：安排1-2名营销代表配合客户发放资料，提供会议问询、引领服务。
会场服务：根据会议实际需要安排服务人员，会议接待主管和领班全程跟踪指导会场服务，餐饮部经理亲自检查会场准备和服务情况。营销部经理和跟进营销员全程跟踪会议。
翻台：会议和用餐均在千人宴时，利用客人休息时间及时翻台。会议协调：连续召开两天及两天以上的会议，营销人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。2、小型会议（50人以下）
A、饭店四、五、十一楼会议室B、会议总跟进人：营销部指定营销代表C、会场布置：
台形：根据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具
绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，根据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。翻台：会议和用餐在同一场地，利用客人休息时间及时翻台。会场服务：
根据会议需要安排会议服务人员，会议接待领班检查指导会议服务情况。营销代表全程跟踪会议服务。三、具体要求
1、各部门要顾全大局，相互配合，密切协作，特别是各有关部门要配合好营销部的工作，接受营销部的组织、协调、安排和指挥。
2、各有关部门相关人员在会议接待工作中，要善于发现问题，及时排查会议接待可能出现的漏洞，除按计划要求做好相应准备工作外，还要结合本部门岗位工作实际做好接待预案，相互提醒。对于接待计划未予明确要求、部门未有预见，在会议接待中出现责任问题，问题出现在哪个部门，哪个部门与营销部共同承担责任。所有参与接待人员要熟知会议相关事项。3、营销部要详细、准确地了解会议各项信息及主办方的要求，会议接待计划要准确、详细，原则上至少提前两天印发会议接待计划，大型会议提前一个星期印发，
4、对于会议接待过程中不确定性事项，营销人员要勤与客人沟通联络，准确掌握会议动态和变更信息，及时通知各有关部门，妥善处理和协调酒店内部与会议接待相关的各项工作。对于接待过程中的变更信息，各部门要认真对待，急客人所急，克服困难，尽己所能满足客人的合理需求，提高酒店美誉度。
5、各部门要指定会议接待人，负责与营销部营销人员工作对接。会议接待人名单报至营销部和总经办，有变动做到随时通知。
6、做好会议信息对接，营销部会议总跟进人要把各部门的接洽人介绍给会议主办方，以方便客人随时解决相关接待事项。对于会议主办方的需求，各部门相关接洽人要妥善解决，并及时将主办方需求信息反馈给总跟进人，确保饭店账款安全。
7、营销部对客账结算工作负总责，须将会议订房标准及数量、订台标准及数量、有偿提供物品、结账人、结账方式等账务信息提前告之各有关部门。
扩展阅读：餐饮部会议接待程序
餐饮部会议接待程序
1、了解会议的时间、地点、人数、性质及会型等，根据通知要求准备茶水、饮料、矿泉水、鲜花、水果、投影、话筒、演讲桌及会型。
2、严格按照要求布置好会场，摆放物品；应自前向后，由高到低。
3、提前30分钟布置好会场，并调试好各项设备，以保证会议正常使用，提前20分钟在门口迎接客人并引领客人至会议室。
4、酌情为年长者拉椅、协调其入座。
5、按先主席后自左向右，自前向后的顺序，把茶瓶饮料等放在托盘内，从客人右边斟茶或上饮料。
6、议开始后，尽量避免打扰客人，一般会议可以间隔2030分钟添加茶水一次，并注意更换烟缸时正确使用托盘。
7、在会议接待中，服务人员应面带微笑表现大方、得体（重要会议除非有通知或特殊要求，一般不可随便进入。
8、主动征求会务负责人及客人的意见，做好记录向上汇报。
9、及时做好恢复和准备会场物品，会议室门口及时更换会议讨论组名称，各会议室所在楼层、电梯口设好指示牌。
10、会议结束时，服务人员应及时打开会议室的门，面带微笑站在门口内侧，客人离开会议室时，礼貌道别并引领送别客人。
二、会议准备程序：
1、会议室灯光及设施设备提前半小时开启完毕。
2、接待服务人员提前30分钟在会议室迎接客人。
3、客人到达时服务人员引领客人入会场并送上茶水。
4、贵宾到达时，1分钟内把香巾、茶水送上。
5、所有会议室备足茶水、纸笔及椅子。
6、所有茶具消毒后方可使用，确保出品质量的卫生。
7、确保会议接待物品齐全。
8、确保茶具、烟缸等物品齐全、清洁、无污渍、无破损。
9、香巾消毒，（贵宾配备香巾）。
10、根据需要备好签到台、签到薄、签到笔、白板、投影、幕布、话筒、打火机。客房部会议室服务程序
（一）、会议室概况：
客房部现有四个会议室，各会议室面积及相应摆设的最多容纳人数：
面积(m2)研讨式课室式“U”型剧院式分组式第一会120.7590议室806812096第二会37.39议室12////第三会49.6议室27////第四会30.26议室
（二）、会议摆设
1、摆设会场要求在客人到达前一晚，夜班员工或主管另外指定人员按客人要求摆设好。次日早班主管或领班进行检查。
2、每张会议台(IBM)坐3人，会议台上铺绿绒，原则是主位方向放在副主位方向绿绒上面，避免主位客人看到接口）。如受场地限制，客人人数多的情况下，每两张台可坐7人，每三张台可坐10人。3、具体摆设如下：⑴、若会议需提供纸笔，具体摆设是每位正中间摆放A4信纸3张，A4信纸距离台边1.5厘米约一拇指宽；圆珠笔或铅笔1支紧贴摆放在A4信纸的右侧，圆珠笔颐龙山庄标志正对客人，笔尖朝上方，笔尾与A4纸
8////靠近桌边一侧平行；茶杯紧贴A4纸右上角，正中心与A4纸右竖侧成一直线，颐龙山庄标志正对客人；杯耳与A4纸右侧垂直。
⑵、椅边前缘与台边垂直，与绿绒布平贴。
⑶、绿绒布摆放离地面距离1CM-2CM，以示美观。
（4）茶水台的摆设：如客人需要提供茶歇，在会议用台上铺上绿绒。并准备1个茶水桶和2个咖啡壶，分别装白开水和茶水。检查其是否有污浸，清洁干净供客人开会使用。（三）、会议前检查
1、会议前30分钟的准备工作和检查工作。2、细节检查项目：
⑴、检查会议场地是否按客人要求摆设。
⑵、接通所有电源，调试好各种客人所需设备（如各种咪、投影机等）。
⑶、检查横额是否已经摆好；窗帘、灯光是否按客人要求开好；空调温度是否适中，有否异味。（4）、检查会场的清洁卫生和垃圾筒，确保干净、整齐。
（5）、客人到之前仔细查阅读接待单，尤其是关于单位名、会议收费、会议要求等方面的内容。（6）、一切工作准备好后，站在服务台，迎接客人的到来。（四）、会议接待
1、会议期间提供客房散装绿茶，一个咖啡壶约放半两绿茶。如客人需用的是其它茶叶要做好交班。2、参加会议的客人到达后，负责的员工应主动示范各种会议器材的使用，并告知客人，如有需求，请随时提出，我们将提供服务。3、提醒客人注意事项：
⑴、建议客人不要公共场所吸烟，如客人需要在会议期间吸烟，则提供烟盅。烟盅倒入少许水。
⑵、如客人自带小食或水果，应与客人交接好品种数量，按客人要求用碟或水果篮摆上会议台，并适量摆上垃圾箩（用作放果皮、壳等），并在台面摆上纸巾。
⑶、告知客人不要在会议场所内吃气味强烈的榴莲等水果，也不能吃对会场各种设施有损坏性的槟榔、香口胶等食品。
4、客人入座后，按顺时针从客人的右侧上茶，逐一为客人斟茶，斟茶7分满为宜。原则上以先宾后主，先领导后下级，先女士后男士的基本斟茶顺序。左手拿茶壶，右手伸出手掌，作个提示姿势，拿开茶杯盖，取过茶杯斟茶。放回茶杯时说“请用茶”，如客人需要开水，则按客人要求更换。
5、第一次倒茶水后，补充茶水后把水壶放茶水间电热水器面保温，并告知客人每半小时服务员会进会议室加一次茶水，如果临时需要帮忙请按“9”致电总台或联系楼层服务员。如要求提供专人接待会议，则由主管安排专人在会议室服务客人。如客人人多或喝得比较快，加茶水次数相应多些，时间间隔短些。6、如客人提出会议期间，不许服务员进场干扰，则需在会议前将茶水台放入会场边角位，所有咖啡壶冲满茶，并告知负责客人，如茶水剩下1/4壶左右，请联系服务员添加茶水。
7、如客人要求用烟灰缸，则要留意当烟头有三个以上时就要更换烟灰缸。换出来的烟灰缸拿到工作间用水淋湿，确保完全熄掉后才倒到垃圾桶中。
8、会议期间如需要提供茶歇，应在茶歇时间前15分钟将咖啡及小食品水果等准备好，客人茶歇时做好服务。
9、在会议小休或午饭时，服务员应及时清理干净台面及地面，补充各种文具用品，换茶杯、烟盅，但不能搬动客人台上的各种物品，如发现客人台上留下贵重物品（如手机电话、提包等），应马上告知会务，让该客人拿回，以免遗失。（五）、会议结束
1、会议结束后，服务员必须在会议负责客人离开前检查各种音响、电器等设备是否有损坏，绿绒台布、椅的绒面布是否有烧穿或破损。如发现有上述问题，应立即告知会议负责客人，同时向主管或经理报告，是否需向客人作出索赔或其它处理意见。
2、如客人下午、晚上或第二天再开会，将物品留在会场时，服务员应向客人说明，我们对此不负责任，请客人将贵重物品带回房间。3、客人散会后，服务员要进会议场检查有无遗留物品，场地及设备有无损坏。把窗打开后，收拾会场、。收拾完后，关掉会议室电源并锁好门。（六）、会场收拾
1、收拾所有会议器材，归还借来的器材，把本部的器材装好放回原处。
2、收拾所有台上茶杯、纸、笔，如客人未用过的文具应回收存放，清洗所有杯具、器皿，搞干净各处卫生，关掉各种电器的电源插头及开关，更换弄脏的绿台布。
3、按要求将第一会议室还原有40个座位的标准教室式的会议室，以便随时提供给客人参观或使用。4、清洗茶杯、烟缸、咖啡壶等客人使用过的用品，茶杯需要消毒，并存放在2号消毒杯柜。5、如果当班不能完成会场清洁所有工作，应征得主管同意并与下班次做好口头和文字交班。
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