广告促销物料及赠品管理制度
中山瑞德卫生纸品有限公司
政策及程序
题目:广告促销物料及赠品管理制度政策编号:章节:通路市场版本号:签发日期:
生效日期:
1001
201*年6月1日
广告促销物料及赠品管理制度
目的：为加强广告促销物料及赠品的领用和管理，现根据公司实际情况，特制定本管理办法。
一、广告促销物料及赠品需求及计划
1.根据通路市场部提供的下季度促销计划（QPP）中所列的物料和赠品类型及促销活动形式、门店的实际情况和需求量、区域的库存情况，区域在每个季度第二个月的20日前提交该区下个季度区域物料和赠品需求量，提交表格为《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》。2.根据促销活动要求、费用预算、门店过往销售情况、区域需求量和工厂的库存情况，通路市场部会安排相关物料和赠品的最终采购量，以确保有充足的库存满足市场的需求。
3.通路市场部在活动开展的一个半月前提供该活动的《区域物料和赠品分配表》，将促销物料和赠品的配额分配给各个区域。
二、工厂物料和赠品的领用
1.根据《区域物料和赠品分配表》所分配的配额、门店和人员（促销员和销售）的分布状况以及经销商的供货情况，区域在收到《区域物料和赠品分配表》的第三个工作日内提交《物料需求申请及发放表》，当中清晰列明所发赠品和物料的类型、编号、数量、计划书编号、区域负责人名称及联络方式、发货地址、收货人名称及联络方式、预计到货日期。
2.通路市场部会审核《物料需求申请及发放表》，并提供最终审核版本给工厂客服和区域。如发货地址和收货人资料有调整，区域需通知
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通路市场部和工厂客服，统一由工厂客服做协调。
3.工厂客服会根据审核后的《物料需求申请及发放表》，给到工厂订单组作为发货依据。如果超过一个区域的物料申请，工厂客服就会编制《物料发放通知表》并完成审批后给工厂订单组作为发货依据。4.如果物料和赠品领用超过本区的配额，需要经通路市场经理的同意，区域才可领用。
5.工厂订单组根据经过有效审批的《物料需求申请及发放表》/《物料发放通知表》，填写工厂内部的发货申请并经过工厂内部审批后，去仓库提货，安排随该客户所订货物一同发出。
6.工厂订单组每天将广告促销物料和赠品的发货情况通知工厂客服、区域和通路市场部，以便区域销售及时安排收货。
三.工厂库存
1.工厂仓库每月4号前将《工厂物料库存表》发给通路市场部、品牌
组、工厂客服和区域，供通路市场部分配额、订购物料和区域领用时参考。
四.存放在区域的广告促销物料和赠品的管理
区域负责管理存放在销售区域的广告促销物料和赠品（包括存放在区域办事处、销售或促销人员处及存放于客户处属于我公司的广告促销物料和赠品）。1．入库
1)存放在区域办事处的广告促销物料和赠品由办事处人员进行验
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收（如有销售助理的办事处，由销售助理负责），包括对质量和数量两方面。然后根据实收数量填写《入库单》。
2)存放在客户处的广告促销物料由区域经理指定的当地销售人员验收。该销售人员须及时将验收情况反馈给办事处，销售助理根据反馈填写《入库单》。
3)存放在销售人员处的广告促销物料和赠品由负责收货的当地销售人员验收并填写《入库单》。
4)验收中（及使用中）如发现广告促销物料存在严重质量问题，须立即将有问题的广告促销物料数量、残次原因并提供用数码像机所照的相片作为证明报给通路市场部，通路市场部会及时交由采购部解决。
5)验收中发现数量与《物料需求申请表》申领数量不符合，区域须立即和工厂客服部联系并解决。
6)为了更有效管理物料，用作卖赠活动用的价值较高的赠品和物料，原则上不允许区域存放在经销商处，应结合就近的原则存放到办事处或公司人员处，具体的存放地点区域应根据参与活动的门店和人员的分布情况而定。
7)根据工厂订单组提供的发货情况，区域销售知道赠品到达经销商处，应第一时间安排赠品运送到区域指定的地方(办事处或公司人员处)。运送的方式建议有以下两种:i.
卸掉运给经销商的成品后，继续要求运输商把赠品运到指定地址（办事处或公司人员处），费用归到工厂运输成本处。此要求区域需在填写《物料需求申请表》时需注明，以便工
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厂协调。ii.
如运输商不方便把赠品运到指定地址，销售可自行安排车辆运送该批物料和赠品，以及时运走并便于公司人员领用和派发。产生的运输费用入促销费用里面的其他费用类别，并走相关的费用申请和核销的流程。2．领用
1)存放在办事处或客户处的广告促销物料领用都需要填写《领用单》，《领用单》上注明是需要办事处还是其他存放地领取，由区域经理审批。如区域经理出差在外，可电邮同意并指定人员（销售助理）代签。
2)销售助理根据有效审批的《领用单》安排发放，领用人员需要签名确认。
3)对于存放在客户处的广告促销物料，可以由申请的销售人员委托销售助理代为填写《领用单》。审批完成后，销售助理通知该销售人员可以领用。
4)对于存放在办事处价值较高的赠品和物料，区域可根据之前分配好的各门店的配额，销售助理填写好《领用单》，领用人签名后，一次性领用后分发给促销人员使用，由促销人员做好保管。5)如存放在公司人员处的赠品，促销员领用时需填写好《领用单》并给到销售助理处。
6)促销员每次派发完赠品后，需在《促销活动赠品派发登记表》中做好登记并每周把资料提交给负责管理促销赠品的销售主
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管，该主管要抽查登记表的内容并核对赠品发放的数量是否与领用数量相符，赠品发放数量需在区域汇报促销活动进度的报表中反馈。如部分门店的赠品派发进度不理想，销售主管可以在门店之间做赠品配额的调整。3．台帐
1)区域须建立台帐，根据审批有效的入库和领用单据，及时记录广告促销物料的进、出、存情况。4．盘点
1)每月第一个工作日区域销售助理需对存放于办事处的广告促销物料的库存进行盘点。
2)盘点后需要在《区域物料库存表》签名、存档。
3)存放在客户处的广告促销物料由指定的销售人员每月盘点、填写的《区域物料库存表》反馈给区域销售助理。
4)如实际盘点数与台帐数有差异，需要通知区域经理，进行原因查找和复核。
5)如有需要报废的广告促销物料，由销售助理列出清单《物料报废单》，交区域经理、通路市场部审批后处理。5．库存
1)每月底区域销售助理需要汇总编制本区域《区域物料库存表》，并结合月初的盘点数据，分别列出存放在区域各办事处、存放
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在客户处的全部广促品和赠品的使用情况。
2)区域每月7日前把《区域物料库存表》报送给：区域经理、通路市场部、销售运作部。
附表:
附表1:《X-X月门店赠品POP计划及活动反馈》附表2:《区域物料和赠品分配表》附表3:《物料需求申请及发放表》附表4:《物料发放通知表》附表5:《入库单》附表6:《领用单》
附表7:《促销活动赠品派发登记表》附表8：《报废单》
附表9:《区域物料库存表》附表10:《工厂物料库存表》
文件起草人：_______________日期：_________________姓名：李燕婷通路市场经理
文件审核人：_______________日期：__________________姓名：陈士杰市场总监
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扩展阅读：促销物料管理规定[1]
科龙集团广告促销物料管理规定
1目的
为使促销物料从收货到使用过程有一个规范的管理，做到物有所用，充分合理地利用企业资源，特制定本规定。2适用范围
本规定适用于科龙集团整合传播部、驻外分公司及其合作单位。3管理职责
广告促销物料的管理由整合传播部综合管理科归口管理，各相关科室配合执行。4验收及仓管
4.1整合传播部各科室在广告促销物料制作合同执行前，必须提供已确认的物料样品（含内外包装及打包方法）给综合管理科;
4.2相关职能科室在交货时须提前通知综合管理科，由综合管理科按合同和样品对其数量进行验收(相关科室对其质量进行验收);
4.3广告促销物料储存仓的仓管员须按照公司仓库管理有关规定办理物料的入仓及仓储管理;
4.4综合管理科对促销物料实行动态跟踪和台帐管理，每月向相关科室提交台帐报表；4.5分公司查收总部下发的促销物料时，须与总部下发的广告物料发放明细表（由综合管理科依据相关科室《广告促销物料分发计划表》编制）及《发运清单》数量进行核对验收支，并填写《科龙电器广告促销物料月度管理台帐》（附表1），登记入库。如数量不符或物品发生运输毁损时，应及时与综合管理科联系，并取得相关证明材料（货运记录）备查，同时将缺少的物料清单报综合管理科，以便及时补给、追查和索赔;4.6分公司自行制作的广告促销物料收货时，须由整合传播科人员进行验收合格后，方可办理入库，并做好登记手续。
4.7分公司须有固定的地点储存广告促销物料，将各种物料分类存放，并做到标识清楚明白，且每次领用时，都须做好登记，保持帐、物数量的一致。5申领
5.1本部科室与其他各部门科室需领取有关促销物料时，须填写《科龙电器广告促销物料领用申请表》（附表2），经综合管理科审核，贵重物品或批量物料须经主管部长批准后，方可向仓管员领取；
5.2各分公司促销物料的领用必须要有计划申报，批准后方可使用。如属统一分发广告促销物料时，由整合传播科制订分发计划，填写《科龙电器广告促销物料领用申请表》，经整合传播科长批准后，方可出仓；
5.3各分公司人员临时领取广告促销物料时，必须填报附表2，(若业务员委托商家领用，同样须填写表格，代为签收)，经整合传播科指定人员审核后，方可出仓；
5.4分公司根据促销物料使用情况，准时客观地填写《科龙电器广告促销礼品用户登记表》（附表3），活动结束后交回作为报帐凭证；5.5分公司每月25日前根据需求情况向冰箱、空调传播科提交《科龙电器广告促销物料领用申请表》，综合管理科根据冰箱、空调传播科的汇总表组织物料的分发；6发运
6.1总部各职能科室制作物料时，须留出足够的缓冲时间(按最远地点计，缓冲时间最少不低于8天)，以便于综合管理科正常组织发运；
6.2综合管理科根据有关职能科室编制的分公司广告促销物料分配表（此表需科长审核），及时、准确地向各分公司发运所需广告促销物料；
6.3物料运输原则上不采用空运，如因时间紧迫需空运的，需经整合传播部部长（或副部长）批准方可（其空运费用在相关品牌传播费用中列支）。7使用监控
7.1对单价在20元以下的促销赠品派发，允许各分公司和相对应活动商场不做登记；7.2对单价在20元-50元的促销赠品（随机附送），须填报《科龙电器促销礼品用户登记表》，包括消费者姓名、详细地址、联系电话及发票号，作为报帐凭证；
7.3对单价在50元-100元的贵重促销赠品（随机附送），还须填写消费者姓名、详细地址、联系电话及发票复印件，作为推广费用的报帐凭证；7.4对单价在100元以上的促销赠品，另需用户身份证复印件。8检查：
整合传播部将不定期对促销物料储存仓及各分公司促销物料的管理情况进行检查跟踪，内容包括：物料仓储是否整齐有序；收发、领用登记是否齐备；管理台帐是否建立和完整；数目是否准确清晰。
附《科龙电器广告促销物料月度管理台帐》（附表1）
《科龙电器广告促销物料领用申请表》（附表2）《科龙电器广告促销礼品用户登记表》（附表3）附加说明：
本规定由整合传播部起草并解释；本规定从批准之日起执行。
起草：综合管理科审核：杨红春批准：张彬附表1
科龙电器广告促销物料月度管理台帐
日期：年月日编号NO：序单入仓总已分发现库存品牌类别物料名称规格备注号位数总数总数12345678910111213141516171819202122232425262728293031填报人：审核：参
阅：
注：分公司的物料，整合传播科每月28日前由科长审核后，报分公司经理参阅；总部的物料，每月28日前由综合管理科科长审核后，报部领导和相关科室参阅。附表2
科龙电器广告促销物料领用申请表
部门：日期：年月日编号NO：序号品牌类别名称规格单位数量用途说明备注申请人：审核：批准：注：无论分公司还是整合传播部广告物料的领用，必须作凭此表方可出仓；此表作为纪查之凭证。
附表3
科龙电器广告促销礼品用户登记表
活动地点：活动日期：月日月日编号NO：序购机赠品用户详细地址联系电话购机型号购机发票号礼品名称用户签名备注号数量数量167891011121314151617合计注：此表作为报销凭证。20元以上礼品必须填报此表，50元以上礼品另附复印购机发票作为报账凭证。
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