文秘人员如何做好会务工作 会前筹备 会中服务 会后总结
文秘人员如何做好会务工作会前筹备会中服务会后总结
会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作:一、会前筹备工作
会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。（一）拟定会议计划
拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。（二）组建会务班子
组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。（三）准备会议资料
会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾资料（会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料）。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。
（四）安排会议后勤保障
凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。（五）布置会场
会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：
１、悬挂会标、徽记、旗帜等。２、设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。３、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。４、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。５、摆放适量花卉。6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。二、会中服务工作
在会中服务阶段，会务人员须提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。
1、签到与引导签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。
2、组织会议进行维持好会场秩序，会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。
3、搞好后勤保障会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足。
会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要接受会中反馈信息，及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制。要确定各小组乃至每个人的任务，标明完成时间，在每天会议结束后集中，核对各项工作的完成情况，交流会中出现的新情况，以便对第二天的会议进行适当调整。
三、会后总结工作
会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。
1、送别会议代表与会场善后
与会人员的车票或机票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。
2、整理会议文件
整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。
3、会务总结反馈
会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作都完成后，要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。
现代社会是一个充满变革的社会，会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。要想开好会，会务工作起着至关重要的作用。成功的会务安排，会使会议开得圆满成功。反之，则会使会议达不到预定的效果。因此，会务工作的相关理论和技巧，是所有会议组织者必须掌握的一门科学。
扩展阅读：浅谈秘书如何做好会务组织工作
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摘要
在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中，办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。
随着越来越多的人参与各种各样的会议，从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以找到一些参考资料，但整个会议组织过程的具体程序了解的并不深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外，现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。
操办会务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果，是秘书人员应具备的一种最基本的能力。
【关键词】秘书；会议；会务组织
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目录
摘要.................................................................................................11会议概述
1.1会议的概念..................................................................................21.2会议的类型.................................................................................21.3会议的作用.................................................................................32会务组织工作概述
2.1会务组织工作的基本概念...........................................................42.2会务工作的特点...........................................................................53会务组织工作内容与方法
3.1会务工作的具体内容.....................................................................63.1.1会前准备......................................................................................63.1.2会议期间控制...............................................................................63.1.3会后工作………………………………………………..……….73.1.4会议接待工作................................................................................73.2秘书应该如何做好会务组织工作..................................................83.3会务组织工作总结.........................................................................114应该如何获得做好会务组织工作的能力.......................................13致谢语....................................................................................................14参考文献................................................................................................15
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1会议概述
1.1会议的概念
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。
1.2会议的类型
会议有十种类型：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类：
按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。
企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为：销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。
社团协会类会议大致可以细分为：行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。
其他组织类会议的典型代表是政府机构会议。
按照会议规模划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。
按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。
新型和新颖类会议：玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演和网络会议等。
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1.3会议的作用
（1）会议的积极作用
1）交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。
2）发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3）增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。
4）统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。
5）带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(2)会议的负面作用。
1）造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
2）金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。
3）信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。
4）滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。
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2会务组织工作概述
在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。
2.1会务组织工作的基本概念
（1）会务组织工作的概念
会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。
既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。
（2）会务组织工作背景1)社会发展，会务需求量加大
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在现代社会，经济不断增长，交流不断增多，这使得会议在数量上日趋增多，在范围上日趋扩大，在内容上日趋丰富，在种类上也千姿百态。
2)“会海”成灾，会议质量亟待提高
会议泛滥已经成为一个世界性的问题。究其根本，中国会议管理研究专家葛广智认为：“所谓会多其实只是一种假象，真正问题不是会议的数量太多，而是不少会议的质量太低。是在会议活动中存在很多的不合理。”因此，要想真正做到精简会议，就必须要提高会议的效能。作为秘书人员而言，要努力做到在会务组织工作中增强科学性，减少盲目性、随意性，遵循会议活动的一些最基本的工作原则，实现对会议的科学管理。
2.2会务工作的特点
会务工作是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。会务工作的一些基本问题，具有以下特点：
第一，政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。
第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。
第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。
第六，保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。
第七，时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。
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3会务组织工作内容与方法
秘书应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然，会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门。
3.1会务工作的具体内容
3.1.1会前准备
1）确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
2）确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
3）准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。
4）收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太多，将其要点摘录出来。5）会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6）根据要讨论的问题限定与会人员。3.1.2会议期间控制1）叙述会议的目的。2）核对并记录与会者。
3）根据议事日程顺序提出项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。4）给每一个人表述自己意见的机会。
5）控制讨论过程,如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6）如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将观点加以概括。
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7）在会议结束时，对已取得的结果进行概括。8）确定下次会议的议题和时间。3.1.3会后工作
1)在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动。
2)根据会议，对执行进行监督和检查。
3)会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。
4)会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3.1.4会议接待工作
（1）会议接待方案的含义
会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。
（2）会议接待方案的基本内容
1)接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。
2)接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。
3)接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。
4)接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。
5)接待日程。写明各项接待活动的日程安排。（3）会议接待方案的结构和写法
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1)标题。由会议活动名称＋“接待方案”组成。
2)主送机关。接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。
3)正文。逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。
4)落款。署提交接待方案的部门名称。5)成文时间。写明提交的具体日期。
3.2秘书应该如何做好会务组织工作
由于会议的规模形式等各不相同，这里我将以某报社办报100周年报庆座谈会为例，阐述会务组织工作的主要流程。
（1）会前筹备工作
会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。
会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，布置会场。1）拟定会议计划
拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书部门的任务，通常由秘书人员拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议计划的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，要注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后；编制会议日程时，要注意确定参加会议的人员范围和参加会议的一些提书议程的人员范围。
2）准备会议材料
会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议手册、会
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议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。对于此次报庆座谈会而言，需要准备的会议材料主要有：会议手册、会议文件资料、笔记本、文具、代表证、房号、餐券；接站表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表；会议参考文献，报社宣传文件、表彰人员奖品以及发给嘉宾的报庆周年纪念品等。在准备会议材料时，要留心一些不确定因素。如某嘉宾因有另外一个活动不确定能否参加本次报庆座谈会。座谈会到来时，嘉宾却到了。在这种情况下，该报社秘书部门就应事先考虑到嘉宾到来的可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。
3）安排会议生活
凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。会议期间的伙食和医疗要有专人负责，并事先做好安排。在本例中，会议召开的时间只有一天，但是由于有从外地邀请来的嘉宾，秘书部门就要做到住宿安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住房分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾，如给领导可安排向阳通风卫生条件较好的单人商务间，给年老体弱的同志除了房间要向阳通风卫生外，还要考虑环境是否安静，楼层是否方便进出，周围是否靠近公共设施等。此外，注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间；预定房间的数量也应略有富余。
4）布置会场
会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，体现出相应的气氛。在布置会场时，主要注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属性的布置。
由于会议的类型，规模等都不尽相同，会场布置也会有一定差别。这里仍以报庆座谈会为例。
报庆座谈会属于庆典、表彰性的会议，应将会场整体基调定为红、粉色。本着开好会，又要考虑到与会人员身体需要的原则，会中的座椅应使用软椅。此外，会中附属性设备，如音响、声像设施，电源、卫生设施以及会标会徽、旗帜花卉、
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标语口号等一些装饰性布置等都要派专人督促到位。在安排主席台座次时，要注意依职务的高低安排座次职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列，并将座次编制成表，贴于入口处的墙上。对于场内其他人员的座次，可直接根据系部或部门分块安排。会议在多功能会议大厅举行，采取主席台同一般与会者面对面的大小方形或半圆形方式。
（2）会中服务工作
在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。
1）签到与引导
签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在本次报庆座谈会中，可分成两部分进行签到：一部分专门负责嘉宾和领导签到；另一部分负责本报社员工签到。组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以便方便与会人员入场，同时缩短入场时间。
2）组织会议进行
在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，作好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求秘书人员要了解会议内容，领悟会议精神。此外，还要注意会议值班工作。如在本例中，可成立一个会议值班室，由秘书部门中的成员轮流值班。值班期间需做好电话记录、接待记录、做好信息传递等。其中要注意加强与会议无关人员出入会场的控制；要备有公司和各部门领导的联系方式和一份设备维修人员、后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。
3）搞好生活服务
会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。针对本次座谈会而言，来宾大都是新闻报刊界的知名人物。因此可安排一些高档次的活动，如参观报史陈列馆和举办酒会。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。此外，还须特别注意不同宗教信
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仰、不同民族的与会人员的特殊饮食习惯与生活习惯，并给予特别照顾。如在订制菜单时，要与饭店一起确定；饮食要卫生、可口、品种多、特色突出；有饮食禁忌的人可单独安排菜单。
（3）会后总结工作
会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务组织工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。该阶段秘书的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。
会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。
1）送别会议代表与会场的善后
与会人员的车票或机票已事先订好，秘书人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后。对于报庆座谈会而言，会场的善后包括及时清退客房和会议用房；归还借用的物品；清理会场；结算帐目并向财务部门报销等。其中，秘书部门要考虑到嘉宾返程途中可能碰到的特殊情况，如恶劣天气或自然灾害等而导致嘉宾滞留。此时秘书部门要做好滞留人员的临时住宿安排，并做好登记。
2）整理会议文件
整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。在本次报庆座谈会中需要收集的文件主要有：宣传交流性文件；会议记录；会议简报；会议纪要；会议新闻报道等。收集文件要及时，并注意履行一定的登记手续。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。
3）会务总结反馈
会后总结工作的重点是会务总结反馈。会议结束时，要对本次会议工作进行一次认真的总结如本次座谈会的在总结时，可主要针对肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作等方面。对于会中产生的各种决定以及建设性的意见或建议要及时反馈至相关部门。通过会议工作总结，可积累秘书人员的会务组织工作经验，提高秘书人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。
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3.3会务组织工作总结
会务组织工作是办公室的一项经常性工作，会务组织工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务组织工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在会务工作中，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。
（1）从细节上做到会前准备到位
会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。
（2）从细节上做到会中服务到位
会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。
（3）从细节上做到会后整理到位
办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前准备、会中服务，还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此，我们从细节入手，在一个会议召开后，及时将会议记录、会议资料进行整理，及时整理好会场。在会议室举行，这一细节上的疏忽，造成了工作上的十分被动。此后我们十分注重加强这项工作，确保了会场整理及时。
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4应该如何获得做好会务组织工作的能力
（1）理论知识的学习
首先，获得做好会务组织工作的能力离不开理论知识的学习。可以翻阅有关权威人士的关于会务组织工作的书籍。目前我国对于会务组织工作的专门研究还比较少，在国外，关于会务组织工作的专门研究早在上世纪七十年代就已经开始，著名国际顾问、美国会议专家迈克尔多伊尔、大卫斯特劳斯等都是该方面的研究专家。他们编写的《成功的会议管理从策划到评估》《会议手册》《开会的革命》都值得一看。其中，《开会的革命》一书中提出的“互动开会法”能使开会效率提高50％，据介绍，“互动开会法”，已被IBM、通用电气等数十家公司及美国政府机构广泛采用，并作为员工培训的必修课程之一。
在我国，会议管理研究专家、国务院新闻办公室副局长葛广智是该方面研究的领军人物，他编写的《会议词典》《会议效率手册》《办公室业务》《开会的革命》同样值得一看。相信会对文秘人员获得并提高会务组织能力提供相当的帮助。
此外参加有关会务组织工作方面的培训也是获得该方面能力的一种有效方法。目前，专门对该方面的培训还相当少，但是对于秘书工作的培训都会有关于会务组织工作上的内容。
（2）实践经验的积累
对于秘书人员而言，关于工作的接触会相当频繁。在实践中慢慢摸索工作方法，积累工作经验也是必不可少的获得会务组织工作能力的一个重要环节。在会务组织工作中，秘书人员要留心各个阶段的工作程序，并记下自己的工作内容；对于自己不了解的地方要虚心向经验丰富的人员讨教；会后要积极总结自己在本次会务服务工作中的不足，在总结中获得经验；对于会务组织工作秘书人员不能满足于固有的工作方式，要根据社会发展与实际情况灵活变换，这样才能不断提高自己会务组织工作上的能力。
现代社会是一个充满变革的社会，会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。会务组织工作是对会议的主导、策划、管理和安排，是开好所有会议的先决条件。成功的会务组织工作，会使会议开得圆满成功。反之，会务组织工作不力，会议也必将达不到其预定的效果。因此，会务组织工作的理论和技巧，是所有的秘书人员必须掌握的一门科学。
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致谢语
大学三年的学习时光已经接近尾声，在此我对培养教育我的老师和关心鼓励我的同学们表达我由衷的谢意。感谢学校给了我在大学三年深造的机会，让我学习能力和思维能力得到提高；这次毕业论文设计我得到了很多老师和同学的帮助，其中我的论文指导老师李国英老师对我的关心和支持尤为重要。
毕业设计的每个阶段，从选题到查阅资料，论文提纲的确定，中期论文的修改，后期论文格式调整等各个环节中都给予了我悉心的指导。这几个月以来，老师不仅在学业上给我以精心指导，同时还在思想给我以无微不至的关怀，在此谨向老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。感谢在整个毕业设计期间和我密切合作的同学，和曾经在各个方面给予过我帮助的伙伴们，在此，我再一次真诚地向帮助过我的老师和同学表示感谢。
最后要感谢在整个论文写作过程中帮助过我的每一位人。首先，也是最主要感谢的是我的指导老师，在整个过程中他给了我很大的帮助，在论文题目制定时，他首先肯定了我的题目大方向，但是同时又帮我具体分析秘书如何做好会务组织工作这个具体目标，让我在写作时有了具体方向。在论文提纲制定时，我的思路不是很清晰，经过老师的帮忙，让我具体写作时思路顿时清晰。在完成初稿后，老师认真查看了我的文章，指出了我存在的很多问题。在此十分感谢李老师的细心指导，才能让我顺利完成毕业论文。
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参考文献
[1]宇正香，《秘书理论与实务》，浙江大学出版社，201*年3月第一版
[2]中国就业培训中心，《秘书国家职业资格培训教程》，中央广播电视大学出版社，201*年8月第一版
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[5]廖雄军，《会议组织规范与技巧》，广西人民出版社，201*年10月第一版
[6]江河,兰艳;大型会议会务管理系统的设计与实现[J];电脑与信息技术;201*年02期
[7]马培新;中西方秘书会务工作比较研究[J];西藏民族学院学报(哲学社会科学版);201*年02期
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