海运货代操作
海运货代操作
你想从事国际货代《海运》的工作吗？想做操作员吗？
那么，以下是你必须要掌握的！呵呵~~可以了解一下！
海运货代的操作流程
首先，（一）接单部分
接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、
高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。
接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。
（注）对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。
1、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或者接单员）（1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。
客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：
托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、
运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。
（2）接单人员必须预先确认客户服务要求。（客服或者接单员）
普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。
到/预付订舱确认即对（1）内容的确认；
对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。
特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务。
对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排
2、运价核对、确认（客服或者接单员）
客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。
(1)对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。
(注)特殊情况可先口头与销售员确认,待销售员返回公司再补签字确认
(2)对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。
3、舱位确认（客服或者接单员）
根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。二、订舱部分
一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前；
一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。
1、新建委托(订舱操作员)
订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有
关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。
2、订舱过程（订舱操作员）
订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。
订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。
3、舱位通知（订舱操作员）
无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。
如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
三、拖车/内装（调度）
客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和
市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。
1、拖车安排
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点
(4)同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约
(5)向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）；
对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。
(6)安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等
(7)必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂
(8)跟踪装箱、装箱单、进港
(9)其他注意事项
在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记
对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记
2、内装安排
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
（2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险
(3)根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间
(4)向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。
清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、协议费用等
(5)向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）
(6)向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求
(7)跟踪到货物情况
(8)跟踪装箱、装箱单、进港
四、报关部分（操作员）
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况
(4)收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理
(5)在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行
(6)对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登记
(7)跟踪反馈报关结果
五、文件部分
1、提单确认(文件员)
(1)提单确认件的膳制和发送
提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送
(2)催促提单确认件
一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件
扩展阅读：海运货代操作流程与建议(订舱)
操作流程与建议
货代：货运代理是指在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务的总称。它们面向全社会服务，是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。
一、业务下单
1、系统下单：
用个人账号登录公司系统，进入系统新建一票单，填好基本资料后提交，生成公司单号即为JOBNO2、填写揽货卡
揽货卡必填内容：JOBNO、托运人、托运人联系方式、承运人、起运港、目的港、柜型柜量、应收费用、应付费用，如对应付费用不清楚可以先空着。如有特殊要求或装柜时间等可填写在备注处，揽货卡要求填写清楚，工整，避免涂涂改改。
3、业务在系统下单及填写好揽货卡后，交商务部毛经理审核签名后将单交给各自的操作进行后续工作。4、建议：
⑴、业务在接单时应多与客户沟通，如客人有特殊要求要在下单前确认。（比如有信用证要求，应先拿到信用证了解是否满足要求；如有目的港免柜要求事先确认船东是否能满足；如有其它单证文件要求，提前落实能否做到）。
⑵、业务应与操作多沟通、信息共享。如果接单时已经与客人谈好装柜时间要求或者付款方式、放单方式等，应在下单时告诉操作，避免操作重复跟客人确认，让客人觉得我们公司自己内部沟通有问题，不够专业。客人有特殊要求的，必须在下单时告诉操作或者备注在单上。⑶、出现问题，先找操作去处理。初期合作的客户，往往出现问题就直接找业务，但在实际工作中，处理问题是操作的工作。当客户找到你，反应出现问题的时候，先了解事情的经过问清楚是什么问题，再与操作沟通把问题交给操作去处理，大部分问题是操作就可以处理的，操作处理不了还有操作经理，如果不是操作可以处理的问题自然会有其他公司领导帮忙解决，所以不要一有问题就去问你们经理怎么办，也不要直接自己就去找相关人员自行处理问题。有些操作细节上的问题，可以让客人直接去问操作，让客人形成一种观念，有什么问题找操作去处理就可以，操作解决不了的问题才找业务。
二、操作接单
1、操作接到新的单后，应填写流转单备用，并将揽货卡转交订舱同事订舱。流转单的作用是让操作备注每个步骤的时间、特殊事项等。2、订舱的同时，操作应与客人取得联系，确定装柜信息等。3、取得SO后
自拖自报：对于自拖自报的单，将SO传给客人，提醒客人相关事宜，在截关前了解客
人是否做柜即可。
代拖代报：填写拖车委托书安排车队装柜，
通知客人寄出报关资料到报关行，
向车队拿柜号并发给客人以便工厂安排装柜，通知报关行报关，确认放行并交放行条。
4、对单：补料、毛单、BLCOPY、DEBITNOTE5、交单付款：交单：（1）系统资料要入齐，与揽货卡一致，提交；填写交单记录。
（2）揽货卡填写完整，连同BLCOPY和船公司DEBITNOTE一起交NIKI请款。（3）付款方式分香港付款和开发票付款，根据客人的付款方式安排船东的付款，备注在揽货卡的收付款地。6、放单：见款放单、数期、保函放单
7、后续追踪：注意船东的通知，是否有甩柜勒船等现象，及时与船东沟通处理及通知客人。8、退核销单：正常报关的单，应及时追报关行退回核销单并安排退给客人。
9、揽货卡填写要求：基本信息要齐全，应付费用要明确，填写要工整，计算准确。10、建议：
⑴、接到新的单，先了解基本情况及要求，了解相关船期并记录在流转单上备查。如果客人
跟你说起某一票单而你对答得牛头不对马嘴，客人会觉得你对他的单不够重视怀疑你的工作能力。船期是客人最常问起的问题，如果每次客人问你船期你都支支吾吾或者要查老半天或者要问别人才能回答，只会让客人觉得你很不专业，降低对你的信任度。⑵、记住手上正在操作的每一票单
不要求记住全部的细节，至少有几个要素一定要知道：哪个客人的单，走哪家船东，柜
型柜量，从哪里起步，到哪个港口。一票单在操作过程中有许多环节，会有不同的人跟你提起这票单，基本上会涉及的信息
就是上述的内容，客人跟你说起一票单他可能只会说我们去某某港的那票单，业务跟你说起一票单可能只会说某某客人或者说去某个港口的那票单，财务问你可能只会说某某客人走哪家船东的那票单，订舱同事跟你说的时候又可能只是几个柜子从哪里到哪里的那票单。如果你每次都需要去翻查手上的单才反应过来，既浪费时间在别人看来你也不够专业可靠。
⑶、多与业务沟通，将实际操作中的信息反馈给业务，做到信息共享。
与业务沟通，一方面是将掌握到的信息反馈给业务。操作中的问题可能操作自己就能处理好，但是有必要让业务知道发生什么事，不要当客人说起这件事的时候业务还一无所知；还有一些船期变动、费用调整、码头状况等信息，也应及时通知业务。另一方面也是从与业务的沟通中获取信息，如客人可能下新单、船东可能价格调整回转其他船东等。业务与操作的沟通，是为了节约彼此的时间提高工作效率，对内形成工作默契，对外跟客户留下好印象，提供客户对公司的信任度。
⑷、遇到问题，先自己思考该怎么处理，可以将自己的解决方案提出来让有经验的同事帮忙
判断可不可行。无法处理的问题要及时向经理反映，让其他人帮忙处理。⑸、多问、多记、多积累。遇到没有操作过的船东、码头，多问其他有经验的同事或者其他人是否有特殊注意事项
或者特殊要求；学到的信息要多记，一是做记录一是记忆；在每次操作中总结积累经验，相同的问题，这次有别人帮你解决，下次就要学着用自己去解决问题。⑹、耳听四方，及时收集各方资讯。
在跟船东接触的过程中，可能会接触到船期变动、人员变动、制度改变等等情况；在跟车队头程公司接触的过程中，可能会知道哪个船东没柜或者柜子紧张，哪个码头拖车不好安排等信息；
在跟报关行接触的过程中，可以了解到哪个码头最近查柜比较多，有什么新的规定新的要求等；
尤其要注意办公室内流通的信息，不要只埋首于自己的工作，留意一下别人遇到的问题，别人得到的信息，避免犯相同的错误，绕弯路。
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