海运货代操作流程与建议(订舱)
操作流程与建议
货代：货运代理是指在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务的总称。它们面向全社会服务，是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。
一、业务下单
1、系统下单：
用个人账号登录公司系统，进入系统新建一票单，填好基本资料后提交，生成公司单号即为JOBNO2、填写揽货卡
揽货卡必填内容：JOBNO、托运人、托运人联系方式、承运人、起运港、目的港、柜型柜量、应收费用、应付费用，如对应付费用不清楚可以先空着。如有特殊要求或装柜时间等可填写在备注处，揽货卡要求填写清楚，工整，避免涂涂改改。
3、业务在系统下单及填写好揽货卡后，交商务部毛经理审核签名后将单交给各自的操作进行后续工作。4、建议：
⑴、业务在接单时应多与客户沟通，如客人有特殊要求要在下单前确认。（比如有信用证要求，应先拿到信用证了解是否满足要求；如有目的港免柜要求事先确认船东是否能满足；如有其它单证文件要求，提前落实能否做到）。
⑵、业务应与操作多沟通、信息共享。如果接单时已经与客人谈好装柜时间要求或者付款方式、放单方式等，应在下单时告诉操作，避免操作重复跟客人确认，让客人觉得我们公司自己内部沟通有问题，不够专业。客人有特殊要求的，必须在下单时告诉操作或者备注在单上。⑶、出现问题，先找操作去处理。初期合作的客户，往往出现问题就直接找业务，但在实际工作中，处理问题是操作的工作。当客户找到你，反应出现问题的时候，先了解事情的经过问清楚是什么问题，再与操作沟通把问题交给操作去处理，大部分问题是操作就可以处理的，操作处理不了还有操作经理，如果不是操作可以处理的问题自然会有其他公司领导帮忙解决，所以不要一有问题就去问你们经理怎么办，也不要直接自己就去找相关人员自行处理问题。有些操作细节上的问题，可以让客人直接去问操作，让客人形成一种观念，有什么问题找操作去处理就可以，操作解决不了的问题才找业务。
二、操作接单
1、操作接到新的单后，应填写流转单备用，并将揽货卡转交订舱同事订舱。流转单的作用是让操作备注每个步骤的时间、特殊事项等。2、订舱的同时，操作应与客人取得联系，确定装柜信息等。3、取得SO后
自拖自报：对于自拖自报的单，将SO传给客人，提醒客人相关事宜，在截关前了解客
人是否做柜即可。
代拖代报：填写拖车委托书安排车队装柜，
通知客人寄出报关资料到报关行，
向车队拿柜号并发给客人以便工厂安排装柜，通知报关行报关，确认放行并交放行条。
4、对单：补料、毛单、BLCOPY、DEBITNOTE5、交单付款：交单：（1）系统资料要入齐，与揽货卡一致，提交；填写交单记录。
（2）揽货卡填写完整，连同BLCOPY和船公司DEBITNOTE一起交NIKI请款。（3）付款方式分香港付款和开发票付款，根据客人的付款方式安排船东的付款，备注在揽货卡的收付款地。6、放单：见款放单、数期、保函放单
7、后续追踪：注意船东的通知，是否有甩柜勒船等现象，及时与船东沟通处理及通知客人。8、退核销单：正常报关的单，应及时追报关行退回核销单并安排退给客人。
9、揽货卡填写要求：基本信息要齐全，应付费用要明确，填写要工整，计算准确。10、建议：
⑴、接到新的单，先了解基本情况及要求，了解相关船期并记录在流转单上备查。如果客人
跟你说起某一票单而你对答得牛头不对马嘴，客人会觉得你对他的单不够重视怀疑你的工作能力。船期是客人最常问起的问题，如果每次客人问你船期你都支支吾吾或者要查老半天或者要问别人才能回答，只会让客人觉得你很不专业，降低对你的信任度。⑵、记住手上正在操作的每一票单
不要求记住全部的细节，至少有几个要素一定要知道：哪个客人的单，走哪家船东，柜
型柜量，从哪里起步，到哪个港口。一票单在操作过程中有许多环节，会有不同的人跟你提起这票单，基本上会涉及的信息
就是上述的内容，客人跟你说起一票单他可能只会说我们去某某港的那票单，业务跟你说起一票单可能只会说某某客人或者说去某个港口的那票单，财务问你可能只会说某某客人走哪家船东的那票单，订舱同事跟你说的时候又可能只是几个柜子从哪里到哪里的那票单。如果你每次都需要去翻查手上的单才反应过来，既浪费时间在别人看来你也不够专业可靠。
⑶、多与业务沟通，将实际操作中的信息反馈给业务，做到信息共享。
与业务沟通，一方面是将掌握到的信息反馈给业务。操作中的问题可能操作自己就能处理好，但是有必要让业务知道发生什么事，不要当客人说起这件事的时候业务还一无所知；还有一些船期变动、费用调整、码头状况等信息，也应及时通知业务。另一方面也是从与业务的沟通中获取信息，如客人可能下新单、船东可能价格调整回转其他船东等。业务与操作的沟通，是为了节约彼此的时间提高工作效率，对内形成工作默契，对外跟客户留下好印象，提供客户对公司的信任度。
⑷、遇到问题，先自己思考该怎么处理，可以将自己的解决方案提出来让有经验的同事帮忙
判断可不可行。无法处理的问题要及时向经理反映，让其他人帮忙处理。⑸、多问、多记、多积累。遇到没有操作过的船东、码头，多问其他有经验的同事或者其他人是否有特殊注意事项
或者特殊要求；学到的信息要多记，一是做记录一是记忆；在每次操作中总结积累经验，相同的问题，这次有别人帮你解决，下次就要学着用自己去解决问题。⑹、耳听四方，及时收集各方资讯。
在跟船东接触的过程中，可能会接触到船期变动、人员变动、制度改变等等情况；在跟车队头程公司接触的过程中，可能会知道哪个船东没柜或者柜子紧张，哪个码头拖车不好安排等信息；
在跟报关行接触的过程中，可以了解到哪个码头最近查柜比较多，有什么新的规定新的要求等；
尤其要注意办公室内流通的信息，不要只埋首于自己的工作，留意一下别人遇到的问题，别人得到的信息，避免犯相同的错误，绕弯路。
扩展阅读：货代一般海运操作流程
货代一般海运操作流程
一、订舱
1.客户向货代订舱
（订舱必须显示：托运人/发货人、船公司/船名/航次或船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章）2.客服人员收到订舱单后，需确认订单到付货FOB/EXW/FCA：跟国外确认
预付货：Sales（预付货）跟客户核对运价，在确认后由Sales在订舱单上签字
确认，然后再根据自编的S/O号向相应船公司订舱。
3.客服人员需跟船公司确认舱位。订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入公司内部系统
4.制作对应的操作通知单，注明与订舱信息相符的信息，发送给客户，以便客户安排好货物及单据的递送。进仓：进仓通知单拖卡：拖卡装箱通知单自拉自报：自拉自报协议书
*EXW/FCA：由客人提供提货通知书，货代安排车队去提货送仓
二、进仓、拖车、自拉自报→报关1.客户行为
①进仓：客户收到进仓通知单后，在确认内附信息无误可以进仓后，需按照进仓
单上的时间地址准时进仓。报关资料需在规定时间内寄送到货代处，以便货代安排报关。
②拖卡：客户如需货代安排拖卡报关，需在接收到货代提供的拖卡装箱通知单后
进行确认，如确认无误后需将安排拖卡的相关信息（拖卡时间、地点、联系人、装箱数据）正确无误地补充到通知单内，回传给货代。同时，需将报关资料准备齐全在货代规定的时间内寄送到位。
③自拉自报：客户如需自拉自报，请在确认好货代提供的自拉自报协议书上的相
关订舱及费用信息后，将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回传货
代，再在收到货代关于船公司已放舱的通知后，凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱单后自行安排装箱进港，并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代。另报关也由客户自行安排其他货代或报关行进行办理。
2.货代行为
①进仓：在客户货单均到的情况下安排出运：整柜货，通知仓库提箱装箱安排进
港，接收仓库提供的箱封号进行截单；拼箱货，转交客服进行拼箱信息（顺序、箱型、是否安排装箱等）确认，通知仓库进行提箱装箱进港，接收仓库提供的箱封号进行截单。
报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。*货代确认客户到单到货情况须知：⑴货物进仓情况：
已入仓：需确认货物与客人订舱数据是否相符，跟仓库确认货物是否有存
在破损变形油污等情况。如有发生破损等情况，需跟客户确认：确认能出运的，需让客户提供相应的保函；不能出运的，请配合客户进行返工行为。（到付货FOB原则上需跟国外进行确认是否能出运，预付货需跟客户进行确认）
未入仓：需立刻跟客户进行确认是否出运，如仍需出运，需告知客户最晚截
止送单送货时间。同时通知客服，由客服来确认是否等该客户的货。
⑵报关资料接收情况：
已接收：做好登记、整理、存档工作，与客户订舱的信息进行基本数据核
实，并查看资料是否齐全。提前移交至报关行进行审单（尤其是需要进行商检的单子，需提早交到报关行进行商检换单）
未接收：需立刻跟客户进行确认单据寄送到位的时间，并确认是否有商检
等特殊情况。如无法在规定时间内寄送到，应由客户提供正确完整的扫描件到我司，正本在报关日当天之前务必送到报关行。
②拖卡：在收到客户回传的拖卡装箱通知书后，根据客户提供的信息以及所安排
船期的截单进港时间通知合作车队安排提箱、拖卡装箱、进港等操作。并在车队进行安排后告知客户前往拖卡的车队信息以便客户进行核对。在车队提到箱子后，货代根据车队提供的箱封号等信息进行截单。报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。
③自拉自报：货代只需根据客户提供的舱单信息进行截单，在船公司规定的截单
时间内将内容填写完整且正确的舱单发给船公司，并确保船公司已接收。
报关事项由客户自行安排。
三、单证确认→费用→签单→归档1.单证确认：
在客户到单到货并且已有初步出运信息后，货代单证需根据客户之前提供的订单进行提单相关信息录入工作，及时发送至客户进行确认，直到确认完毕。注：签单后客户要求修改提单，货代需视情况加收费用。2.费用：
确认出运后，货代需制作费用，发送到客户处由客户进行确认开票事宜。在客户确认后，货代开具发票寄送至客户以便其付款买单。特殊费用的需跟客服/Sales进行确认。3.签单
①货代提单：
货代在跟船公司确认好离港信息后，单证需将确认完毕的提单签出，在客服
确认无误并且签字后上交财务保管。财务在确认收到客户付款后将提单盖章后，将提单退到单证手中，由单证寄送给客人或帮客户安排电放。注：客户要求电放的提单需收到客户提供的电放保函正本、电放费和提单正
本后方能安排电放
②海运提单：
海运提单由船公司签出，货代在收到船公司的海运提单后：正本提单，需将
其中一正一副留底归档，剩下两正两副需正本寄出到国外代理；电放提单，需出具电放保函到船公司以便船公司安排电放给货代；Seawaybill，只需将seawaybill跟货代提单一起归档转交客服进行下一步操作即可。
4.归档
客服在收到船公司的海单文件后，整理好与这票单子相关的海运费用、货代提
单信息进行整合后扫描存档，扫描件发送至国外。另需将该票单子进行关闭归档。
四、其他
1.如由货代安排拖车/进货代仓库的并且由货代安排报关的货物，货代操作应在船公司的免费用箱期内安排拖柜，并在免堆期内安排进港，避免产生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并做好登记。
2.客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。
3.提单缮制注意事项：
①提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、
CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。
②提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些
重要的项目，比如件毛体数据、品名、船名/航次、箱封号等不可更改。切记报关单、提单、舱单三单上的品名、件毛体数据等数据须保持一致。
③客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公
司核实确认。
④原则上不能同意客户倒签提单的要求。
⑤海运提单原则上归货代所有，不能提供给客户海运提单，出给客户的提单是
由货代提供（客户要求出直单的情况除外）。
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