合同协议检查报告

合同协议检查报告

《合同协议管理办法》执行情况检查报告

一、基本情况

根据“制度流程检查计划完成率”的指标要求，审计部于201*年11月29日，对公司采购部、业务部DCCM/ISO-ZC-076-04《合同协议管理办法》的执行情况进行了检查，同时，对201*年8月24日《合同协议管理办法》制度检查中各相关部门的整改情况实施了跟踪检查，现将检查分析结果报告如下：

二、检查结果

1、合同协议形式、内容和审批签订流程的规范性：

（1）抽查了采购部2份一级分销协议、3份单笔购进合同和2份预付款协议。我们发现：2份一级分销协议都有部门经理的签字审批、3份单笔购进合同都有采购主管和部门经理的签字审批，均符合签订审批流程。但是3份单笔购进合同均是采用的对方的格式文本，发货、验收和违约责任方面的约定都不明确，不符合《合同协议管理办法》第5.2.2条、第5.2.3条的规定。2份预付款协议的审批流程均没有主管副总签字，只有主管副总口头授权部门经理的签字。同时，检查换货协议方面的情况发现，目前采购部对于小额而非长期合作的单位间的换货是以传真件作为换货协议，但对于长期合作的单位间的换货仍没有书面换货协议。另外，我们特别对《武汉九鼎药业有限公司购销合同》和《湖南省金利隆药业有限公司购销专用合同》两份合同的履行情况进行了检查，发现：《武汉九鼎药业有限公司购销合同》是201*年9月29日签订，标的为414000元。采购部于10月份对该单位付款719027元。经了解得知：其中305027元属于换货，该部分没有相关协议。《湖南省金利隆药业有限公司购销专用合同》是201*年10月10日签订，标的为12450元，付款方式为：销完付款。首先，该份合同的填写不完整、不正确，货物名称是“氯霉素滴眼液”，规格为“8ml：12mg”，单位为“支”，数量为“12900”，金额为“12450元”，但“单价”和“件数”栏都是空白。据此，该货物的单价为0.097元/支，这与实际购进价格0.55/支是自相矛盾的；其次，通过到储运部查询入库单，我们发现：201*年10月份公司购进入库氯霉素滴眼液18000支，应付货款为9900元，根据合同约定的“销完付款”，我们从采购部了解到，该18000支氯霉素滴眼液已经销完，但是至今公司仍没有付款。另据我们核对采购部11月份的付款预算，对湖南省金利隆药业有限公司截止10月31日2.75万元的应付，却只做了1万元的预算，这也违反了DCCM/ISO-ZC-114-02《采购付款申请审批流程》第1.1条的规定，与合同协议约定的付款时间和付款方式存在很大的差距。这种习惯性的违约行为，虽然表面上为公司延长了付款周期，但是一旦发生争议，我方将要承担迟延付款和支付利息的违约责任，增加不必要的成本，得不偿失。此外，此次检查中我们发现存在很多厂家超过承诺期限未返回合同的情况，如：广东生命一号药业有限公司的二级分销协议和马鞍山丰原制药有限公司的一级分销协议，台帐上登记分别盖章于201*年3月10日和201*年4月20日，但是厂家至今仍没有将盖好章的协议返回到我公司。虽然合同管理员每个月都在跟催，但是却没有好的效果。我方先行盖出章去，且业务已经发生并在延续，却无据可查，这不仅违背签约的目的和意义，更容易滋生风险。希望采购部能对以上问题予以足够重视，加以改进。

（2）抽查了业务部4份授信销售合同和2份输液分销协议。我们发现：协议都是采用的公司的格式范本，形式内容都很规范，值得肯定。但是通过向合同管理员了解得知：授信销售合同的签订审批没有全部经过部门经理的书面确认，有的只要业务员签署名字、部门经理过目后同意即可，并没有实施书面审批程序，这不符合《合同协议管理办法》第5.3.5.2条的规定。另外，本次检查中发现，业务部已经建立了对应的合同用章审批登记，且抽查签订合同的业务员都有书面的授权委托书，相比上次抽查中的不足，还是有较大的改进。

2、各相关部门的整改情况：

（1）采购部：针对“盖章后当天就归档的协议不做用章登记，当天客户还未反馈的才做用章登记”的问题，本月已整改，合同管理员对盖章的合同协议都做了台帐登记，对返回和未返回的部分做了区分标记，并列明承诺返回的时间。针对“合同协议台账存在着未登记合同签订时间”的问题，本月已整改，所有的合同协议都补录了“协议签订时间”。但是，上次检查中出现的“换货没有签订书面换货协议”和“预付款协议没有经过主管副总签字审批”的问题，还是没有任何改善，结合此次检查，抽查的换货单位依然没有签订书面协议，预付款协议也只经过部门经理审核签字。这两个问题是每次检查时都违反制度的项目，希望采购部能引起足够重视，调整相关程序，按照制度要求执行到位。

（2）会计核算部：上次检查时对该部提出是否对往来单位发出对账函的情况做一个电子台账予以登记的建议，会计核算部予以采纳。在本月的检查中，我们看到会计核算部对账组考虑非常周到，不仅设计建立了《对账单收取登记表》，并对单位名称、收取方式、收取日期、签收人、提交（寄件）人等项目都做了详细记录。在此特提出表扬，希望其他部门都能学习会计核算部这种积极面对、认真处理问题的态度和精神。

（3）药品分公司：针对“合同协议台账未登记合同签订时间”的问题，本月已整改，合同管理员对台帐中的合同协议都补录了“协议签订时间”。

（4）配管部：针对“只对经审计部审核过的合同协议进行了台账登记”的问题，本月有所整改，合同管理员补充和完善了合同协议台账，对配管部与各配送分公司签订的合作经营协议书、授信合同、保证合同以及配管部的一二级分销协议都做了台帐登记，但是个别产品协议还未登录进台帐，希望配管部能再接再厉，逐步完善合同协议台帐的登录。

总之，此次制度检查是对新颁布的《合同协议管理办法》运行情况的一个例行检查，感谢检查过程中相关部门的配合与支持。本次检查尤感欣慰的是相关部门对需整改的问题都有了进一步的改进、补充和完善，体现了大家防范风险、有效推进工作的积极态度，但是也发现一些新的问题和改进不到位的地方，建议相关部门能在思想上引起重视，并逐步整改到位，审计部也会实时跟进整改情况。希望大家能通过制度检查这种方式互相提醒，互相监督，互相学习，共同把制度的规范执行落到实处。

审计部201*年11月29日

扩展阅读：合同排查治理自查报告

**公司供用电合同排查自查报告

**公司根据市公司供用电合同排查治理工作要求，对供用电合同治理情况进行了自查，现将自查情况汇报如下：

一、排查情况1、销售电价情况：

**公司严格按照豫发改价管【201*】938号规定电价目录严格执行，不存在私自修改目录电价行为，不存在私自设立收费项目行为，不存在乱收费行为,严格按照国网公司要求认真执行“三公开”、“四到户”、“五统一”管理制度，提高电价透明度，居民用户全部采取一户一卡，开票到户，农排用电采取一井一表计量，电价收费到户、开票到井，电量、电价、电费高度透明。

2、一户一表改造情况

**公司严格按照河南省发展改革委员会豫计价管[201*]238号文件规定，对于新装居民用电全部采取一户一表制度，抄表到户，收费到户，对于农排用户采取一井一表，统一计量，收费到井，做到一户一表集中管理。

3、重要用户供用电合同签订情况

客户服务中心采用国家电网公司【201*】235号国家电网公司统一合同文本（第二批）》的文件要求，统一规范了高压、低压供用电合同的标准格式，于201*年8月下发到各供电所，对全部客户进行重新签订，目前陶瓷及大工业客

户已全部签订完毕，城区重要客户及各乡镇一般客户正在逐步签订中。另一方面，我公司签订的电费协议已准备废除，将使用国网公司统一合同中的电费结算协议，目前此协议作为国网公司统一供用电合同范本中的附件形式，供电所正在逐步签署中。

4、产业集聚区合同签订情况

我县共有产业集聚区用户29户，截止目前签订合同26户，3户未签订，安阳市华豫电力特钢铸造公司、腾翔特种配件公司、春都饮品公司企业处于半破产状态，并且没有配电变压器，所以没有签订供用电合同。**瑞鑫巾业已过户为**荣泰纺织有限公司。

二、存在问题及困难

1、排查中发现原签订的合同协议版本已太老，另外书写不是很规范。

2、城区与农村居民客户签订的居民供用电合同版本不一致。

3、用户电费协议没有统一的协议合同范本，只有我公司自己根据实际情况聘请法律顾问拟定的协议，不是很规范。

三、建议

鉴于目前县公司供用电合同签订较乱的情况，建议省市公司统一居民客户供用电合同样本，规范供用电合同格式，

同时希望省市公司能统一规范县级营销管理系统，在软件上实现供用电合同电子化管理，另一方面希望省市公司加大县级供电企业在合同签订及使用上的培训力度，提高供用电合同的管理能力。

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