关于对监管员工作记录填写要求的通知

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关于对监管员工作记录填写要求的通知

武汉中远物流有限公司

COSCOLOGISTICSWUHANCO.,LTD

质押运营中心监管员工作记录填写要求【201*0519】

（一）监管员工作日志监管员工作日志（《武汉中远监管员工作日志》）就是监管员根据每日在企业的监管工作情况所进行的汇报总结，监管员必须对工作日志进行认真细致的填写。工作日志需要填写的内容包括以下内容：

1、出质企业（质押项目名称）、授信银行、监管地址、业务及监管模式、质物名称、填报日期（监管员填写工作日志时的日期及上、下班时间）。

2、企业状况：企业运作情况（企业的生产、销售、经营、管理等是否正常运行）、企业出库情况（质押货物出库的情况是否符合正常的操作出库）、企业员工情况（企业员工的工作状态及对工作的态度是否积极，是否存在消极怠聚众打架等情况）、企业其他情况（企业中高层领导是否更换频繁，企业是否存在拖欠员工工资、招工难等问题）。深入了解企业生产经营情况，是否有停产、停业情况发生；是否有半停产情况发生；造成此情况发生的原因；质押物是否有积压、滞销情况发生；质押原料是否跟不上生产需要。

3、质押货物情况：监管金额（质权银行规定的需要控制的该项目的最低监管金额）、监管数量（质权银行规定的需要控制的该项目的最低监管数量，因为最低监管数量=最低监管金额/货物单价，所以在监管金额确定的情况下，如果出现不同质押货物单价不一样时，监管员可按照货物单价较低的情况计算最低监管数量）、警戒线（质权银行规定的需要控制的该项目的警戒库存，警戒库存=监管库存×1.1）、质押货物（不同规格型号质押货物的品名）、昨日库存（质押货物前日库存重量的结存情况）、入库（质押货物前日入库重量）、出库（质押货物前日出库重量）、今日库存（截止今日为止质押货物的现有库存重量）、合计（所有不同规格型号质押货物的库存重量总和）、货物单价（不同规格型号质押货物的单位价格）、今日库存金额（根据质押货物今日现有的库存重量和货物单价计算得出今日现有库存金额，今日库存金额=今日库存重量×货物单价）、货物情况（质押货物的堆放情况；监管员抽盘或全盘的质押货物数量、质量与企业提供的库存数据是否相符；质押货物当日的进出库请况与企业提供的进出库数据是否相符；库区巡查情况；盘点、检尺、测量情况异常发现）、信息系统操作（监管员是否按照要求完成信息系统的操作如果截止制作工作日志为止还未操作信息系统，请在工作日志中写明合理的原因）、货物其他情况（质押货物是否出现库存预警，库存不足，品质变化等异常情况，企业采取何种措施处理库存等）、其他工作事项（监管员写明在监管过程中发现的问题，分析问题原因，提出解决问题的方法或合理化建议，跟踪问题解决的情况等）、监管专员：（监管员每天将工作日志打印出来签字确认，工作日志各项书面记录要求记录准确、字迹清晰，便于确认。）

4、记录每日监管工作内容，包括质押物进出库情况，进出库动态数据、即时库存数据；是否按流程办理，是否比日均量波动大；

5、质物价格波动跟踪，市场价格是否波动较大。质物权属证明情况，抽查或全查权属证明文件并复印备案；

6、与企业各部门相关人员积极沟通协调，要求其配合及其配合程度；在每日监管操作事项中，与企业沟通协调了哪些事项？是否顺利，还有哪些需要运营主管配合协调的？

7、无包装质物情况，如有变动须每日更新库区图并附加照片；

8、凡银行相关人员、我司相关人员去项目现场巡检，要求巡检人员在监管工作日志上签名，并将巡检评价结果记录在日志上；

9、每日以书面形式详细记录每日监管工作内容，认真完成。如日志本上无法完全记录以上内容，可另作电子表格如下图。日报样式如图示：

（二）项目操作周报项目操作周报（《每周质押货物检查报告》）是指监管员根据当周的质押货物出质解押情况、货物进出库情况、货物市场价格变动情况、货物保存情况等进行的汇总报告。

监管员必须每周一以前制作前一周的项目操作周报，并在每周一9：00前发送至运营主管、区域主管、小组长邮箱同时抄送王保芳：邮箱：wangbf@coscon.com、高锦：gjin001@yahoo.com.cn。

1、时间：《每周质押货物检查报告》涵盖的时间范围比如201*年1月01日-201*年1月07日、项目名称（质押项目名称）、项目地点（项目所在的仓库地点）、中远物流盘点人（监管员的姓名）。

2、本周质物变动情况：质权银行（质押货物货权所有银行的名称）、质押货物明细（质押货物的品名或规格型号）、目前监管重量（到本周一前监管区域内质押货物的最低监管库存重量）、目前监管金额（到本周一前监管区域内质押货物的最低监管库存金额）、本周新质押货物重量（本周出质企业追加或重新出质的质押货物的重量）、本周新质押货物金额（本周出质企业追加或重新出质的质押货物的金额）、本周解押货物数量（本周解除质押的质押货物的重量）、本周解押货物金额（本周解除质押的质押货物的金额）、本周货物出库总计（吨）（本周各种类规格型号质押货物总共出库的货物重量）、本周货物出库总计（万元）（本周各种类规格型号质押货物总共出库的货物金额）、本周货物入库总计（吨）（本周各个种类规格型号质押货物总共入库的货物重量）、本周货物入库总计（万元）（本周各种类规格型号质押货物总共入库的货物金额）。

3、本周价格变动情况（本周各个种类规格型号质押货物最高价格、最低价格、平均价格）。

4、本周质物保存情况（质押货物的堆放和保存情况，是否有特殊情况，比如库存预警、盘点误差、货物损耗、货物质量变化等）。周报样式如图示：

除外，每周还须做详细的质押监管项目周报信息填写，每周一监管员将周报传真至：027-83210653各自项目运营主管收。

每周质押货物检查报告201*年第周

一、监管押品库存情况类别数（重）量（）二、押品权属及质检证明情况权属文件类别购销合同是是是交货单据是是是质检证明是是是付款凭证是是是押品发票否是是备注说明企业说发票未及时开出上周结存本周累计入库本周累计出库本周结存备注企业是否提供提供时点（和押品入库时点对比）与每批押品是否相符三、监管现场标识123场地标牌押品标签库区图四、押品出入库流程执行情况*□正常悬挂□已制作但因企业拒绝未悬挂□无标牌明示*□正常粘贴□已制作但因企业拒绝未粘贴□无标签管理北入库*□完全按照规定流程办理入库，且手续齐全，企业盖章确认。环节□未按规定办理入库，请说明情况：出库*□完全按照规定流程办理入库，且手续齐全，企业盖章确认。环节□未按规定办理入库，请说明情况：入/出库量与日平均入/出库量比较波动较大，请说明详细情况：五、押品价格波动跟踪序号1234押品名称银行核定价格最近进货价格最近销售价格目前市场价格价格波动分析六、企业经营状况表象分析项目1、企业法人代表、所有人或负责人情况：*□企业负责人连续上下班，工作及生活正常□企业负责人已连续日未到企业，了解到的原因是：□企业负责人遇到纠纷或者法律问题其他情况说明：2、企业重要管理层调整情况：*□企业高级管理层或董事会成员近期无调整企业内部情况□企业高级管理层或董事会成员近期有调整调整内容：调整原因：3、企业员工工作情况：*□正常出勤上班□不满及抱怨突然增多□连续出现多名员工辞职其他情况说明：4、企业内部生产经营情况：*□生产经营一切正常□出售变卖主要的生产和经营性固定资产□开始兼营不熟悉的新业务、新行业，或在不熟悉的地区开展业务，具体情况说明：□经营活动发生显著变化，经营亏损，处于停产、半停产或经营停止状态5、企业出现重大安全事故情况：*□企业生产销售无安全事故发生□企业生产销售发生意外事故或重大自然灾害，事故为：6、外来人员包括客户、银行人员情况：企业外部情况□企业主要客户来访，客户为，目的是：□主要合作银行来访、检查，银行为，目的是：□债务人来访，其原因：□无；7、公检法、税务、工商等执法部门来访情况：□公检法人员或政府其他部门前来稽查，目的说明：□工商或税务人员前来稽查，目的说明：银行指令及时性情况：□及时；□不及时具体情况描述其他企业经营情况补充：监管员：填报日期：年月日时段：时分至时分（三)月度分析报告

月度分析报告（《质押监管项目月度工作总结》）是指是指监管员每月月底根据当月的客户经营状况、质押货物变动情况、监管工作情况等进行的汇总报告。监管员必须每周一以前制作前一周的项目操作周报，并在每周一9：00前发送至运营主管、区域主管、小组长邮箱同时抄送王保芳：邮箱：wangbf@coscon.com、高锦：gjin001@yahoo.com.cn。月度分析报告的填写内容包括

1、时间：月度分析报告代表的年份月份比如201*年10月

2、项目名称：（质押项目名称）、项目地点：（项目所在的仓库地点）、中远物流盘点人：（监管员的姓名）

3、项目本月工作情况总结：（包括客户经营状况、质押货物变动情况、监管工作情况等）、项目存在问题及建议：（项目可能存在的风险点、操作过程还需要完善的地方、合理化建议等）、对公司的要求及建议（生活、工作上的需要等）、其他情况反馈：（质押货物的堆放和保存情况，是否有特殊情况，比如库存预警、盘点误差、货物损耗、货物质量变化等）。月报样式如图：

扩展阅读：监管员标准操作手册

监管员标准操作手册

金融物流部

一、监管场地管理

（A）标牌管理1（B）标签管理2（C）场/库区安全管理3二、监管办公室管理

（A）日常办公基本要求3（B）上墙文件要求4三、办公设备管理

（A）管理原则6（B）管理要求6四、账务单据和凭证管理

（A）管理原则7（B）单据类管理7（C）账务管理8（D）电子日报及管理要求9五、巡盘库管理

（一）盘点原则10（二）巡库要求10（三）盘点要求11六、日常工作流程七、出入库操作流程

（A）入库流程14（B）出库流程管控15一、监管场地管理（A）标牌管理

为对外明示质押监管状态，防止重复质押，规避法律风险，要求监管场地必须设立监管标牌。具体要求如下：1.标牌版式

2.悬挂要求

监管业务启动当日，监管员与企业沟通协商选取合适醒目位置，悬挂场地监管标牌，对于拒绝悬挂监管标牌的，监管员应立即向金融物流部和办事处主管汇报。3.标牌维护

监管员需时刻保持对标牌的维护、检查，保持标牌悬挂位置正常、标牌无损坏、无遮盖、无涂改，对于标牌异常随时做出必要修正，对于反复多次出现的标牌异常及时向金融物流部和办事处汇报。

（B）标签管理

为对外明示质押监管状态，防止重复质押，规避法律风险，要求质押物必须粘贴监管标签。具体要求如下：1.标签样式：

2.粘贴要求

对于纳入监管的质物全部粘贴质物标签（液态质物、散货类除外），原则上要求粘贴于质物明显位置，具体粘贴位置根据质物特点选取。3.填制要求

出质人填制时要具体，不得使用简化称谓；出质人填制时须具体到分行。用签字笔填制时书写清晰易识别，避免因书写错误出现的任何改动。

4.标签维护

监管员需时刻保持对标签的维护、检查，保持标签粘贴位置正常、标签无损坏、无遮盖、无涂改，对于损坏标签及时加贴，场/库区若频繁出现标签丢失现场则以A4纸打印制作标签。

（C）场/库区安全管理

1.质押物存储安全管理

监管员必须熟知质押物的性质，有针对性的做好质押物安全工作，熟悉场/库周边地形及设施，加强仓库安全隐患的排查巡检，发现问题及时与出质方沟通解决，必要时向金融物流部主管汇报，做好质押物的防火防盗等安全管理工作。

2.质押物控货安全管理

监管员必须按照规定流程办理出入库，坚持做好盘库工作，当库存达到警戒线时，监管员要及时通知企业补货，并阐明到达最低监管

库存后我公司将采取的措施，使企业明晓利害；对“恶意强行出库”的情况，及时启动应急预案进行处理。

3.监管员人身安全管理

入驻场/库工作之前，监管员要认真了解场/库工作环境的主要环节。对出入库的叉车、机动设备等做好安全防范，及时规避；对可能带来不安全因素的野蛮堆垛等入库操作及时排查，坚决杜绝，并做好自我防范工作。

二、监管办公室管理（A）日常办公基本要求

1.办公室入口处须有“中海监管办公地点”标识字样；2.办公现场整洁、有序，办公用品摆放整齐；3.办公室内单据、凭证分门别类放置；4.监管员上班穿戴整洁，服务态度认真、热情。

(B)上墙文件基本要求

粘贴位置须醒目显眼、排列整齐规范，确定文件的单页之间必须一字排列；对更新变动文件要及时进行撤换或添加删减处理。对上墙文件要做到定期浏览，熟知文件内容要求以及文件效用，若遇到项目异常第一时间联络人必须记在手机中，相关文件亦上墙。

2.上墙文件效用：

《仓库租赁协议》：是保证我方对监管场/库区完整的合法使用权。《厂区平面图》：说明我方的监管区域，同时提醒现场工作人员我方质押物必须严格按照指定区域内存放；特别指出的是该平面图在绘制过程中，要对我方监管的场/库作出重点标识，并详细标注场/库的周边环境。

《工作职责》：对监管员工作职责作出了划分和界定，有助于监管员了解本质工作内容，提高有效工作的针对性。

《安全管理制度》：规范了监管员日常工作的安全操作流程，加强该制度的学习有助于监管员在工作中降低安全隐患，杜绝安全事故。《工作纪律》：对监管员工作职责作出了规范和要求，有利于加强监管员队伍的管理，同时它是合理及时准确完成工作的保证。《质物品种、价格、最低价值通知书》：确保监管人员第一时间按照要求更改现有质押货物的价格，品种，核算单价。

《预留印鉴样式》：是我方与企业签订能够签发各项协议和单据的一个法律授权人，及签章样式，通过这个授权签发的单据才有法律意义。《监管点日常工作流程》：是保证监管员按部就班处理日常繁复工作的依据和指导，通过监管员自己编制完善后，绘制或者打印然后张贴上墙。

《出质通知书》：由质权人（银行）出具，标明监管货物明细，最低控货值，并有质权人（银行）及出质人（企业）的签字和盖章，以此作为银行正式委托我司进行监管的依据。

《巡检记录》：定期有巡检到监管点检查，每次都会做相应记录并留于监管点，以备我司其他人员检查。

《异常紧急联系人》：所在监管点若出现异常，对应好区域第一时间联系相应人员，在无法联系时可选择联系其他区域人员，联系人的方式同时要存在监管点手机中。

《监管员交接记录》：在监管员离职、调遣等离开监管点的行为要发生时，除了发邮件告知金融物流部和办事处巡检外，必须等交接人员到达并写好交接记录方可离开。

三、办公用品管理

（A）管理原则

现有办公用品个人妥善保管，本着节省、爱护的原则进行办公用品管理。

（B）管理要求

1.公司未配置的办公用品的采买必须向金融物流部申请；原则上由企业提供。

2.办公必需品的损坏、缺失必须及时上报提请报销或添置，并出具书面说明及时提交给金融物流部；工作交接时须在《交接单》中详细记录办公用品的可使用状态。（C）监管点定位手机管理

1.必须保持开启状态，若遇到雷电等天气向所在区域巡检请示后方可关机。

2.只用于监管工作中，不得用于私人通话包括拨打国际长途、购买网络虚拟产品、额外为其他产品充值等服务。

3.定位手机监管员必须随身携带，为了达到风险管控和及时沟通的目的，不得以任何理由将手机放在离监管员5米以外的任何地方。4.定位手机若出现故障，要第一时间报告所在区域巡检员，超过12个小时视为工作脱岗。

四、帐务单据和凭证管理

为严格监管员对监管货物库存的控制，现统一帐务管理办法如下：

（A）管理原则

单单相符、单账相符、单物相符。（B）单据类管理

（1）《质物入库单》

是用来证明普通货物转为质物的单据。完成验收之后，我方只能行使保管人的责任和义务，但填写了此单据，我方就可行使监管人的责任和义务。即完成一个普通货物到质物，并由保管人到监管人的转变过程

（2）《质物出库单》

在质押监管业务中，质物的解押放行后我方是不需作详细记录的。但对于总量控制来讲，质物是不固定的，总是有一个质物不断增加和不断减少的过程。所以在一段时期内，监管仓内的质物为何变化，我司方要有一个完整的情况说明，为有利举证打下基础。（3）《质押物库存及可出货通知单》

库存记录企业当日或者近期的库存明细汇总表，是跟企业提供的原始单据相呼应的，如果企业的库存变动则此表也跟着变动，它是以实际质押物一一对应，由企业签字确认，可认为是企业提供的库存明细汇总表。

可出货通知单主要目的是为了排除企业的善意违约。如果我方未提前通知企业的最多提货量，一旦出现企业提货过多造成库存质物低于质押量时，企业可以推托自己是善意行为，而我方无法举证其是在恶意违约。如果我方事先告知了他可提货量的情况，他又没有采取补充保证金或增加质物的措施从而造成库存量低于质押量，我方完全可以举证认定其为恶意违约。（4）《盘点表》

记录每天对质物的盘点情况，对企业质物库存的情况做到更深入

的了解，核对企业提供原始单据的真实性。（C）账务管理

出入库明细台帐：监管员必须选用带有“金额”栏的账本（不同类别的监管货物须分别建立账页）。所载信息依据监管员于出入库现场记录的出入库明细台账，并做到日清月结。监管货物出入库时，监管员须现场手工跟踪记录出入库货物的详细信息

为规范账务管理，使监管员在建账、记账时有统一的标准，特对记账要求做以下规定：

1.建立新账本时，监管员应据实填写账簿启用表内的相关内容并根据监管货物的实际情况（监管货物种类、出入库频繁程度等）编制账本目录表；

2.监管员须根据监管货物实际出入库情况，如实登记账本，记账时必须采用钢笔或黑色中性笔，严禁用圆珠笔或铅笔登记手工账本；

3.监管员登记手工账本时，出入库凭证号要与系统的出入库编号相一致，必须按账户页次逐页逐行登记，不得跳页、隔行；

4.手工账本不允许涂改、缺页、撕毁，监管员必须保持账目清晰、账本整洁；

5.做错账时，监管员应当手工做账调平，并于摘要栏备注；6.监管员必须每天做到帐务日清。（出入库明细台帐账页样式及范例如下）

（D）电子报表设置及管理要求序号报表名称用途提交时间提交方式提交对象通过监管员对库每天上午10存状态的汇报，点前（特殊情1日库存报表了解库存量及出况请须示报入库具体情况。批）对监管区域有更直观的了解，有每天上午102货位图利于库存盘点的点前直观性记录当日巡库、每天下班前电子邮件电子邮件监管工作日盘点、质物进出、根据实际情3志价格变化，有无况写监管日异常等情况记录为期一周的企业经营4情况周报和总货值

电子邮件志每周五上午企业出入库总计10点前电子邮件

五、巡盘库管理

（A）巡库盘点原则

1.对质押物实行24小时不间断监管；

2.每日对监管区进行巡查并抽盘，并填写《盘点表》，每天确保至少全盘一次；

3.不定期抽查，包括巡查仓库、跟随企业工作人员对质押物进行检验、核查企业的质物质检单据等；

4.当出现可能影响银行利益的情况时，增加巡查次数和力度。

（B）巡库要求

1.巡查质物存放区周围是否存在安全漏洞（如防护栏被破坏、保安失职、消防隐患等）影响到质权人利益；

2.监督企业现场操作人员是否按照流程操作，是否存在违规操作；3.发现问题及时通知相应联系人，并根据金融物流部要求通知企业整改，并跟进整改；

4.详细记录货品仓储储存状况，质物入库时间，登记入监管日志；5.原则上以最低控货值120%的库存量作为警戒线，具体以《项目操作手册》要求为准，当实际库存量接近或低于警戒线，及库存量出现大幅波动时，须立即知会企业补货，并通知金融物流部和办事处，并按照金融物流部指示操作。

6.在质押物出现任何不利于银行授信安全的情况时2小时内通知相应的异常紧急联系人。

7.中海监管人员要积极配合银行的随机检查与监管货物随机抽查盘点工作，根据要求制作盘点表，保证帐实相符。（C）质押物盘点要求

一切以实盘为准则，核对盘点结果是否与库存报表相符，如有差异，查找原因。若确实存在差异，要求出质人提出合理解释。如果由出质人原因造成的（如在中海物流不知情的情况下出库），应提出警告，并及时汇报到金融物流部。

六、监管点日常工作流程

监管点每天都要安排好工作计划，并按照工作计划以及实际工作情况，制定好工作流程，以保证监管点各项工作顺利开展。根据各监管点的共性特制定以下日常工作流程：

第一步收拾内务、整理办公室并报到上班

驻场监管员每天8点之前，按照公司办公室管理要求将个人内务以及所属办区域卫生收拾干净，并于8：008：30区间登录公司指定网络通讯工具及QQ群(31037101)报到，报到内容为本日工作安排。

在工作时间内，午休除外不得已任何理由离开监管区域，包括到监管员住处。

第二步监管场地巡视及盘库

监管员检查监管厂区监管标牌是否完好、监管标签是否缺失、上墙文件是否齐全、厂区是否存在安全隐患、质押物是否存在异常变动等。

监管员对监管厂区质押物全面盘点，并将盘点结果记录到《盘点表》上。

第三步收集并整理企业相关单据

监管员要求出质企业提交足以证明质物所有权和品质的证明文件复印件，质物证明文件包括但不限于相关质物的货权及品质证明、生产入库单、购销合同、增值税发票、报关单、货运单、质量合格证书、商检证明等，证明文件需由出质企业提供复印件并加盖公章，以证明其真实有效，监管员负责审核留存，每个月汇总快递回公司金融物流部单证巡检员。

第四步制作单据、报表及账务

1.监管员根据收集的材料以及现场跟踪出入库的数据；

2.根据前一天的出入库数据填报到《库存日报表》，并制作电子版《货位图》及《监管工作日志》发送到公司相关人员，出入库数据企业提供只为参考，并与监管员实际监测到的出入库进行比对，出入较大时对库存进行实盘进行确认。

3.根据出入库单及时更新《出入库明细账》；

4.根据现有库存情况制作《质物库存及可出货值通知单》，找企业