总结表彰会住宿安排

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场地网教您如何安排大型会议住宿

大型会议住宿的安排方式(一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排住宿

，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问

题:

1．遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。

2．与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3．会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议公司，所以客房和会场预订最好选择会务公

司合作，在上海场地网就是您理想选择之一。(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的：

1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。3．经由专业会议服务公司代为处理。4．经由主办单位的住宿组人员负责。(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住

宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的

。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金

等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或

服务费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店

在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要

求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。一旦房数被确定后，住宿局／观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单

位与饭店业务代表谈房价。如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些

与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例

如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者

和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：1．特别预订多少房间，什么类别和房价。2．预订的作业程序。

3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，

对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房

间。

一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他

(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间

费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成

本。

最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、

小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认

有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：1．主办单位名称。2．会议名称。3．会议日期。4．会议地点。5．收件截止日期。6．确认函回信地址。7．各饭店的房价。8．税金明细。

9．饭店的地理位置图。

来自：场地网

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