会议接待操作注意事项
会议接待操作注意事项
●接收任务单
总台在接收任务单时核对清楚，核对内容必须包含如下内容：（1）任务单张数；
（2）返佣是否有分管老总签字；（3）大门横幅、会场横幅、指示牌内容；（4）桌签名单；
（5）用房数、房型、房价；
（6）送早要求及是否需要单独制作中、晚餐券；（7）抵离日期；
（8）签到台设置时间和要求；
（9）是否需要安排拍照，拍照时间和相架摆放要求；（10）其他特殊要求；
（11）会议跟踪人姓名、会务组联系人姓名和联系方式；
对任务单相关内容有存在疑问或理解不清楚的地方，应当场与营销部人员核实清楚。●开工作责任单
总台填写“工作责任单”，要求认真、详细、字迹工整，需在“工作责任单”中标明如下内容：（1）会议名称；（2）抵离日期；
（3）大门横幅内容、价格；（4）会场横幅内容、价格；（5）指示牌内容；（6）桌签名单、价格；
（7）设签到台人数和要求、时间；（8）如需制作中、晚餐卷,注明制作要求,收费标准;（9）拍照时间、站立人数、座位人数、相架摆放要求；（10）其他特殊要求；
（11）发放岗位名称及发放者签名；●发放任务单
（1）行李房发放任务单时，必须将任务单的第一联发放至总台；（2）发放至其他相关部门均需在“任务单发放记录表”上有接收者
的签字确认（客房送至房务中心签收，餐饮部由迎宾、领班以上人员签收，歌舞厅、棋牌、渔塘等外包部门统一送至监控室）；（3）对未能第一时间送达相关部门的情况发生，应及时在交接本上
做好记录，同时也要有与当班同事的口头交接，做到有据可查，事后要求有及时的跟进和补位完成；●制作横幅、指示牌、桌签、中晚餐卷的标准
（1）商务中心根据“工作责任单”中注明的内容，制作横幅、指示
牌、桌签、中晚餐卷；
（2）制作内容要和“工作责任单”、会议通知原件、任务单进行三核
对，如有疑问及时联系会议跟踪人或会务组人员；
（3）制作完成后，要有交接记录，并要求接收岗位签收、核对，横
幅、指示牌交给行李员，桌签交给会场服务员，应在交接的过程中有书面说明会议开展的时间，以便避免延误；
（4）每天早班人员到岗后按照“岗前准备工作要求”，根据“工作责
任单”、会议通知原件、任务单对大堂指示牌、大门横幅进行核对，确保准确无误；●会议横幅、大门横幅
（1）行李员接收到刻好的会议横幅、大门横幅，根据时间要求提前
一天进行制作，并及时根据要求悬挂（如悬挂大门和大堂出现冲突时，联系营销部协调解决）；
（2）会议横幅根据会场地点的不同进行交接（歌舞厅横幅交接给歌
舞厅，一楼香榭厅、二楼玉皇厅、协同庆合盛元会场交接给餐饮部，其他会场均交接给房务中心），交接时均要求对方进行核对签字确认；
（3）早班行李员根据“工作责任单”核对大门横幅；●设签到台、贴指示牌的标准
（1）中班行李员下班前根据接收到的“工作责任单”设签到台，要
求桌布和桌裙挺括、无褶皱、无污渍，台面摆放签到席的标识牌，桌椅摆放整齐；
（2）贴指示牌要求内容准确、无差错、粘贴端正，无倾斜、无破损；（3）早班行李员依照“岗前半小时准备工作”流程做好相关内容的
两遍核对；●特殊要求
（1）获取客人房间要求摆放水果、礼品、资料等相关信息时，认真
记录下客人要求，包括摆放房间号、每间房摆放数量、特别要求，并及时把信息传达到相关部门；
（2）客人自带水果、礼品、香烟、资料要求摆放应及时通知房务中
心，电脑打印出所要求送房的房号，一式两联，在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围，由行李员送至房务中心签收、核对，其中一联交还总台留底备查；
（3）客人偿付费用，要求由山庄配备水果，应根据客人提出的标准
要求，及时通知餐饮部，电脑打印出所要求送房的房号，一式两联，在打印的房号单上标明客人所要求的时间范围，由行李员送至餐饮部签收、核对，其中一联交还总台留底备查。
扩展阅读：会议接待及注意事项
会议接待及注意事项
根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。
首先是会议的筹备工作。
●根据会议规模，确定接待规格。●发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动期间每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。
选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一定标准：
第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。
第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。●会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。
坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：
①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。●准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。
会议前的接待礼仪。●会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。●提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。添水是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这时音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布颁布荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。
●做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。会后服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
●清理会议文件①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结
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