《商务秘书实务》授课计划

《商务秘书实务》授课计划

xx职业技术学院课程授课计划

201*～201*学年第1学期

授课时间：第5周至第15周主管教学系主任签名：年月日

讲授46学时课堂讨论11学时授课教师姓名职称实验课学时习题课11学时课程名称商务秘书实务实训课周一体化课学时(周)授课专业班级06应用英语4班采用教材名称商务秘书实务（薛宁地主编讲义）总计_______68_______学时周次星期其中（在对应栏目中打√）实验授课1一体化课实训课习题课课堂讨论教学内容摘要（章节名称、讲述的内容提要，实训的名称内容，课堂讨论的题目等）习题作业讲2第5周32511Chapter1:TheRoleandScopeoftheSecretarial（见讲义）ProfessionChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter1:ThemajorroleandtasksofasecretaryThechangingstatusofasecretary’sroleThepersonalqualitiesandskillsrequiredofacompetentsecretaryTheimportanceofformingagoodworkingrelationshipwithyourbossTheneedtoacquaintyourselfwiththebusinessofyourcompanyChapter2FundamentalsofBusinessEtiquette（见讲义）ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter2:ThegoodmannersatemployerreceptionsandcocktailpartiesTablemannersatformalbanquetsCellphoneetiquetteEmailetiquetteSometipsaboutuseofmakeup（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）123第6周25111Chapter3CorporateSecretarialEthicsChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter3:Anawarenessofthe8guidingprinciplesofsecretarialprofessionalethicsAnawarenessofcertaintipsonhowtobecomeasuccessfulsecretaryChapter4AnOverviewofBusinessWritingChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter4:TheimportanceofidentifyingyourreaderAnunderstandingofdocumentformattingHowtomakeagoodintroductionandconclusionHowtocorrectlystructureparagraphswithgeneralizationandsupportHowtoutilizetransitionsHowtowriteeffectivesentencesThecorrectuseofwordsandexpressions（讨论和练习本周学习的内容）Chapter5CreatingBusinessLettersinEnglishChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter5:TheimportanceofbusinessletterwritingThebasicsofformattingbusinesslettersThecommoncomponentsofabusinessletterThebasicformatsofbusinesslettersHowtoaddressbusinessenvelopesGuidelinesforwritinggoodbusinessletters（同上）（讨论和练习本周学习的内容）Chapter6WritingMemosinEnglishChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter6:WhatconstitutesamemoThedifferencebetweenamemoandabusinessletterTheformatsofmemosGuidelinesforwritinggoodmemos（同上）（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）（见讲义）（见讲义）（见讲义）2第7周325111（见讲义）（见讲义）（见讲义）2第8周32511（见讲义）（见讲义）12第9周325111Chapter7TelephoneEtiquetteChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter7:HowtogetorganizedtoworkwithtelephoneHowtoanswerabusinessphonecallHowtotakeaphonecallmessageHowtomakeabusinessphonecallHowtohandledifficulttelephonicsituationChapter8MeetingOrganizationChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter9:DifferenttypesofmeetingsHowtoprepareforaformalmeetingHowtoorganizeaformalmeetingHowtowriteameetingagendaHowtowriteminutesofameeting（讨论和练习本周学习的内容）Chapter9PresentationDevelopmentChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter10:HowtoorganizeapresentationThemechanicsofspeechHowtoarrangetextsonslidesHowtousePowerPointforillustrations（同上）（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）（见讲义）（见讲义）（见讲义）2第10周325111（见讲义）（见讲义）2第11周32511Chapter10TravelandAccommodationArrangements（见讲义）ChapterlearningobjectivesYoushouldlearnthefollowingfromChapter11:InitialpreparationfortravelingHowtomakeanitineraryHowtolessentheeffectsofjetlagthroughschedulingstrategiesHowtopreparetravelingdocumentsHowtoprepareforeigncurrenciesfortravelersHowtobookhotelsandticketsChapter11BusinessEntertaining（见讲义）ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter12:ThedifferencesbetweeninformalandformalbusinessentertainingHowtoorganizeabusinessentertainingeventConsiderationsinchoosingthelocation,foodanddrinkThesecretary’sroleduringtheeventTheimportanceofexercisingtactinconversationHowtomakeinvitationcards（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）123第12周25111Chapter12BalanceSheetComposition（见讲义）ChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter13:ThepurposeanduseofabalancesheetTheformatofabalancesheetCommonclassificationsofbalancesheetentriesChapter13PayrollSheetComposition（见讲义）ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter14:HowtocalculatepersonalincometaxAnawarenessofthedifferentpersonalincometaxratesAnunderstandingofwhytheQuickDeductionfigureisnecessary?HowtocalculateretirementinsuranceHowtocalculateAccommodationAccumulationfundsavingsHowtomakeapayrollsheetwithExcel（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）（同上周3）Chapter13PayrollSheetComposition（见讲义）ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter14:HowtocalculatepersonalincometaxAnawarenessofthedifferentpersonalincometaxratesAnunderstandingofwhytheQuickDeductionfigureisnecessary?HowtocalculateretirementinsuranceHowtocalculateAccommodationAccumulationfundsavingsHowtomakeapayrollsheetwithExcelChapter14PettyCashManagement（见讲义）ChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter15:AnunderstandingofwhatpettycashisHowtoproperlystorepettycashWhattheimprestsystemisandhowitfunctionsAnunderstandingofapettycashfundHowpettycashvouchersareusedHowreimbursementsfromapettycashfundaremade（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）2第13周3251112第14周325111Chapter15FoundationsofHumanResource（见讲义）ManagementChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter17:TheneedforhumanresourcemanagementThebasicpracticesandpoliciesofhumanresourcemanagementHowtoconductajobinterviewThefundamentaltasksofemployeeorientationandtrainingThebasicsofemployeeperformancemanagementThebasicsofemployeecompensationChapter16PublicRelations（见讲义）ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter18:AconceptualizationofthescopeandpurposeofpublicrelationsAnunderstandingoftheactivitiesandtasksrelatedtoPRAnunderstandingofthegoalsofpublicrelationsAnunderstandingofpressreleasesAnunderstandingofpressconferences（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）Chapter17WritingResumesinEnglish（见讲义）ChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter19:AnunderstandingofthevarioustypesofresumesAnunderstandingofhowtoprepareforwritingachronologicalresumeTheabilitytowriteresumesinEnglishAnunderstandingofresumeformatsAnunderstandingofthedifferencesbetweencurriculumvitae(CV’s),chronologicalandfunctionalresumesChapter18WritingJobSearchCoverLettersin（见讲义）EnglishChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter20:AnunderstandingofthetypesofresumecoverlettersTheelementsthatshouldbeaddressedinacoverletterHowtotailoryourcoverlettertotheneedsofthepotentialemployerAspecificunderstandingoftheformatofcoverletters(samples)（讨论和练习本周学习的内容）（见讲义）（复习）（见讲义）2第15周325第16周备注

1112说明：１、本课程授课计划由授课教师负责填写，于每学期开学第二周内送交教师所在系主任审定、签字后备查。２、此表一式三份，其中，任课教师留一份，教师所在系留一份，教务处留一份。

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我眼中的商务秘书实务

在这个包罗万象的世界中，有太多太多的奇妙的东西。社会在不断地进步，人类的知识面在不断地拓宽，我们也在不断地进步，不断地更正错误的以及研讨更多的知识。从最古老的地心说到现在的日心说，宇宙黑洞的发现，人类的起源之谜……有些东西是我们必须掌握的，而有些知识是由我们自己根据自己的爱好去决定是否要学习。而我便选择了《商务秘书实务》，课时不多的《商务秘书实务》已经画上了句号，然而，我学到的东西却将伴我一生。以下便是我对《商务秘书实务》这门课程的认识和一些感想。

商务秘书有很多种，按对领导的影响力和辅助作用可分为高级、中级和低级；按素质、能力和职责可分为参谋型、秀才型、公关型和技能型。商务秘书的职能有很多，大概有以下几种：处理文书、管理信息、督促检查、综合协调和办理事务等。每个岗位都有其独特的工作特性，商务秘书也不例外，他们的工作特性是：辅助性、政策性、综合性以及事务性。他们的工作职责是：起草修订规章制度、草拟公文，文书处理，会议、庆典的组织筹备，监督制度和决定的执行情况、汇总及反馈，公务接待，档案的信息资料的管理等。商务秘书的工作特性对他们的要求是：高效、务实、保密。

商务秘书的日常事务工作繁多，大体分为：电话事务处理、日常接待、印章管理和值班工作。

商务秘书每天接的电话很多，其中也有很多不同的情况，这就要求商务秘书不仅要礼貌、友好、积极、自然、简洁、高效、对业务熟悉，而且要求他们有随机应变的能力。接听电话时，应灵活运用接听要领：三声之内，主动问候，礼貌结束，转接迅速。面对多方同时来电，应“先接内线，再接外线”；面对陌生来电，应保持礼貌并明确对方身份；当领导不在时，应留下对方的联系方式并向领导转达；即使有错误来电也应保持礼貌。拨打电话前应准好需要的相关资料，拨打电话的时间也应合理，拨打电话时表达应清晰而得体。

有客来访时，应主动招呼并确认其意图。面对不速之客，应问清来意，拒绝他人时尽量婉拒。总之，接待客人时要做到热情适度、细致周到、注意保密、节俭务实。

印章有很多种，而商务秘书在使用公章之前应上级申请，经批准后方可使用并记录用途。印章应妥善保管，且要做好保密工作。印章作废或更换时，应及时将原来的印章销毁。使用印章时，应注意：位置准确、页面清洁、姿势端正、字迹清晰。

商务秘书在值班时，应妥善处理来函、来电、接待、突发事件、临时事宜并作好记录。

会议组织工作也是商务秘书的职责之一，秘书应遵守“充分准备、精心组织、周到服务、确保安全”的原则。根据事情的轻重缓急和性质，会议分为日常办公会议和大中型会议。对日常办公会议，秘书应在会前搜集整理议题，准备材料，做好会议通知并在会议之前再次检查确认准备工作是否已经无遗漏的完成。在会议过程中，应仔细做好会议记录，会后整理好会议纪要并保存。而大中型会议更隆重。会前应做好会议预案、文件准备、会议通知及会前检查。其中会议预案包括会名、时间、会场、出席人员、会议议程、经费、会场布置和活动组织等。在会议过程中的调度服务应包括签到制度、会议记录、简报、应急措施及现场指挥。会议结束后的整理工作包括会议总结、会议纪要、离会工作、新闻报道以及会议小结。

活动组织也是商务秘书的工作之一。活动包括旅行安排、签字仪式、庆典和宴会等。在安排旅行时，应包括旅行的时间、地点、票务、食宿、用品、工作安排、护照和签证的准备以及旅行中开展活动的时间和食宿地点。在举行签字仪式前，应准备好待签文本，确定签认的人员及签订场所。签字时应注意相应的程序。安排座位应遵循“主方居左，客方居右，助签人站在签字人的左侧”的原则。签署文本时，应先签自己本方文本，再签客方文本。在举行庆典以前，应做好以下准备：宣传、开幕词、致答词、拟定程序、邀请、场地布置、物品准备、人员安排和礼品等。

毫无疑问，谈判也是商务秘书的职责之一。商务谈判的特点如下：以商品谈判为内容，以获得经济利益为目的，注重活动的严密性和准确性，以价格为核心。商务谈判的特点要求秘书遵守“平等互利、灵活机动、友好协商、依法办事、原则策略结合”的原则。谈判有很多种，例如：投资谈判、租赁谈判、货物买卖谈判、劳务买卖谈判、技术贸易谈判等。不管是哪一种谈判，在谈判前，商务秘书都要做好谈判的准备工作。最基本的信息要了解，包括谈判的环境、对手等；要明白谈判由哪几部分构成，谁是具体负责人；要对谈判的目标、议程及地点很熟悉。在谈判过程中，开局应注意与对方协商，谈判坦诚但也应有所保留；磋商时，明确的提出自己的前提条件。不管何时都应注意礼貌问题，谈判也不例外。谈判前，要注意迎送、主动的自我介绍等，谈判时，也要自我介绍，不论谈判的结果如何，都不可对对手进行人身攻击。

商务文书包括市场调查报告、产品说明书、市场调查报告、项目策划书和企业规划制度。商务秘书不仅要做好以上文书工作，而且还要写计划、总结，拟定规章制度。除此之外，还要拟定招、报标书，协议、合同、意向书等。商务秘书不仅要写文书，还要熟悉发文的流程：拟稿、审核、签发、编号、缮印、盖章与签署等。

我们处于这个社会，每天都会和形形色色的人打交道，妥善处理好与各种人的关系也可以算是一门复杂的课程，商务秘书的独特工作环境要求其妥善处理与领导的关系。与领导间的良好关系具体表现为：工作上默契配合，思想上互相理解，在性格和心理上互相兼容。与领导相处时，应遵循“遵守组织法规，遵守职权划分，对同层领导一视同仁”的原则，更要学会与领导同层次思维。商务秘书不仅要处理好与领导的关系，同时也要处理好与同事间的关系。特别是在做协调工作时，要把握好分寸，适时协调。协调前要进行充分的沟通准备，沟通时要选择恰当的方法。

不管什么职位，都有其相关的条件和要求。不管去应聘什么职位，都有很多要注意的细节。商务秘书的任职资格和条件是：具有过硬的专业技能，具有良好的综合素质，“第二专业”不可或缺。商务秘书的推荐渠道有很多，例如：应聘者本人自荐，具有秘书职业背景人推荐，应聘者原单位或毕业学校推荐。应聘者在应聘前应准备好应聘材料，其中包括：学历证明、求职申请书（自荐书）、履历材料等，而履历材料应包括自己是否有工作经验，获得的各种荣誉及其他能证明自己的能力的证书等。应聘者应在简历中清楚地展现自己的求职意向，制作的简历应突出自己的工作经历和特长，尽量使用短句和短语，而且制作的简历要有针对性，切忌一份简历八方投递。面试时应特别注意以下几点：仪容整洁、守时、举止得体自然、坐姿端正、态度诚恳、把握分寸、见机行事。

商务秘书繁琐的工作要求他们遇事沉着冷静，面对紧急情况果断的采取紧急措施去处理，当有重大事情时应及时向领导反映情况。工作时要有效利的用时间，合理的应对突发事件，领会领导的意图时做到“三思”，即换位思考，联系背景思考、联系领导的主要思想倾向思考。

《商务秘书实务》的课程已经结束，在这为数不多的课程里听到的、学到的东西却让我受益匪浅。

印象中，商务秘书每天都会接很多电话，而他们却十年如一日的坚持下来了。而且，他们不仅坚持下来了，还非常有礼貌的做下来了。这让我学到了不少。例如：打电话的时候要有礼貌，打电话的时候要讲技巧、分场合，注意时间，切忌在他人休息的时候打电话。

历经五千年的风霜雪雨，五千年的淘洗筛选，华夏文明走到了今天。一路风雨兼程，它弃糟粕、留精华，培育了一代又一代文明的炎黄子孙。社会在飞速前进，不断地有新事物产生，也不断的有过时的东西被淘汰。然而，不管社会怎样进步，文明与礼仪也不会被淘汰。不管何时，不论何地，不管你在做什么，都会有人在看着你，不论他是否是有意的，你的一言一行总会有人关注着，所以，注意自己的行为举止，养成良好的行为习惯。礼仪帮助我们更好的与他人相处，微笑拉近我们与他人的距离。这个社会因礼仪而美好，因微笑更灿烂。所以，不管在什么场合，都要注意自己的行为举止，懂文明，讲礼貌。

人的一生中，总会有很多令我们烦心的事，生活中，总少不了琐碎的事，但是，只要自己静下心来，耐心处理，烦心事总会被处理，乌云密布的日子终将过去。想想那些商务秘书，他们也要处理琐碎的事，而且他们不是偶尔处理，而是天天处理，十年如一日的处理。我们都是人，生活在同一个星球，呼吸着同样的空气，所以，我相信，他们能做好，我们也能。

布莱克曾说：“一粒沙看出一个世界，一朵野花，一座天堂。”所以，不要小看那些看似无关紧要的小事，千里之堤，溃于蚁穴，细节往往决定成败。不管做什么，不但要有耐心与毅力，更要细心。态度决定高度，不管做什么，都要端正自己的态度，只有态度端正，前进的方向才不会错，才能一步步的登上成功的巅峰。

生活注定不是一帆风顺的旅行，顺流而下的航程，而是一部跌宕起伏的交响，一条荆棘密布的险途。所以，生活中注定会有痛苦与悲伤。痛苦，是上帝喂我们吃的一剂药，像苦海一样深邃。它和欢乐一样，让我们的生命更有韧性.不管遇到什么情况，都要沉着冷静，合理的应对突发事件，做事时，应有效地利用时间。

通过学习《商务秘书实务》，我学到了很多做人的基本原则，懂得了很多道理，而这些知识将伴我直面以后的风风雨雨！

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