债权部合同档案的管理流程

债权部合同档案的管理流程

辽宁华银工程机械有限公司（大连山重建机）

风险管控中心

合同档案管理制度及规定

一、总则

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度所指的合同档案是公司在业务中形成的以销售设备为中心的资料总和，其构成包括融资合同，按揭合同，分期合同，及全款合同及通过销售挖掘机，装载机或破碎器在不同销售方式下所签订的设备及配件合同。

三、合同档案管理原则

1、合同档案实由公司债权部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、债权部负责统筹、协调、组织、整理、保管、存档公司所有合同文档资料。

3、财务部或分公司视具体情况可留合同，资料复印件做为做账及催收账款使用。

四、合同文档的移交

1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交债权部。2、合同文档在移交回来之时双方确认并保证齐全、完整，符合其形成规律。3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。

五、合同文档的管理办法

1、合同文档以合同编号结合销售方式进行分类编号

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、债权部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、债权部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门及各分公司员工可在债权部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》（见表二）经债权部经理签字同意后，方可在债权部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。

9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。

10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。

六、本制度自下发之日开始实施，并由各部门及各分公司监督执行

风险管控中心批准人：

负责人：

签署日期：六、附则

档案管理流程

一、文件资料归档

2.资料归档人及资料接收人在文件《归档登记表》上签字确认。3.管理员将档案进行编号、归档，以备查阅及借阅。

1.档案管理员填写文件资料归档登记二、合同资料及档案借阅

A．档案管理员按程序办理文件资料借阅。1.档案借阅人填写档案借阅登记表。B．借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它方式留有附件，也不得将该保密性文件资料在公司内外范围内传播或传阅。C．借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁2.档案借出后，档案管理员要做好记录，及时追踪。档案借阅人要及时归还所借档案。因工作需要文件资料还需使用的，借阅人需办理续借手续。3.归还所借的文件资料，管理员要检查归还的文件资料是否保持完好、整洁。A.完好：档案管理员办理归还手续后存档。B.有破损但能使用：根据破损情况按规定执行，办理归还手续后存档。C.丢失或损坏后不能使用：按规定赔偿，档案管理员进行销帐。

文件归档登记表

表一

序号归档日期归档资料名称(或文件编号)数量归档人接收人备注合同档案借阅登记表

表二

序号借出日期借阅人借出档案批准人归还档案备注使用档案名称(或管理员日签数量目的文件编号)签字期字

扩展阅读：债权部工作流程

河南神力公司债权部职责与流程

国内市场发展现状和国外市场发展历程表明，分期付款、按揭和融资租赁等信用销售方式肯定将成为未来中国工程机械市场占据主导位置的几种销售方式。信用销售不仅极大地刺激了产品销量的提升，同时也因为回款周期长、不确定因素多而给公司带来很大的市场风险。在这种市场大背景下，必须尽快建立和完善债权管理部门，以应对信用销售带来的市场风险，使自己的企业处于安全运营状态。

债权部的工作职责如下：

1.防范风险：防范风险主要指事前防范，即债权部在产品真正售出到达客户手中之前应该做的风险防范工作。主要包括两个环节，一是债权部在销售部与客户签定销售合同之前对客户信用进行考察，剔除那些存在高风险因素的客户；二是债权部在销售部向客户交付产品之前对客户首付款进行审核，阻止销售部向那些没有按照合同规定支付首付款的客户交付产品，避免在合同执行初期就形成拖欠款。

2.控制风险：控制风险主要指在销售合同履行过程中对客户还款进行有效管理，减少拖欠行为。

公司还应注意债权部与销售部门、财务部门之间的工作衔接。其实，债权管理工作并不是由债权部一个部门来完成的，销售部和财务部也是承担债权管理工作的重要部门。销售部负责销售产品，债权部负责货款回收，财务部负责资金管理，三者之间是相互制衡的关系。因此，在实际债权管理工作中，公司需要重视三个部门之间的工作衔接：

1.强调完整销售的真正含义是售出产品并全部回款；2.强调三个部门在债权管理中担负的共同责任；3.定期组织三个部门召开工作协调会，建立协调机制；

4.统一规定三个部门的统计口径，减少、消除因统计口径不一致导致的工作摩擦；

5.增强财务部的营销意识和服务意识，在财务统计中要考虑债权部的需要，减少重复劳动。

债权部的工作流程如下：

1.对意向客户进行前期考核。2.考核达标后即可签订合同。3.交车前落实首付款是否到位。

4.根据合同（销售明细）登录电脑台账与手工帐。

5.根据用户还款日期，提前5天短信提醒，提前2-3天电话正常通知。6.有针对性的对未按时还款的客户进行再次电话催收或上门催收。7.对电话催收或上门催收多次无效的情况下进行停车警告（停车前应先与各部门沟通协调）。

8.把多次催收无效并态度恶劣的客户情况报告给领导。9.月度总结：根据上月用户还款情况制成应收账款明细表。

河南神力农机工程机械有限公司201*年4月12日

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