赠品管理
1目的
为了加强对公司员工在经营活动中赠送和接受礼品的管理，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制定本程序。2范围
本程序适用于公司对外经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。3定义
本程序所称的礼品，是指由公司统一制作、采购的用于公司接待及外联所用的物品。4职责
4.1公司总经理工作部是公司礼品的归口管理部门，负责礼品的采购、接收、发放，登记造册、保管、处理等项工作。
4.2公司总经理工作部负责与采购部组成采购小组，负责礼品集中制作、采购工作。4.3公司总经理工作部负责组织小批量、临时性使用礼品的采购。
4.4计划经营部负责在月度资金计划范围内的礼品费支出与报销审核，配合总经理工作部，对本规定约定的礼品采购进行询价复核。
4.5财务部门负责礼品费请款、借支、财务报销的审核。5程序
5.1礼品的采购和制作原则
5.1.1货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。5.1.2集体采购原则：参与采购人员不得低于2人。
5.1.3集中制作原则：年度计划，专业设计，集中制作和采购。5.2礼品的采购和制作
5.2.1礼品集中制作与采购：总经理工作部每年9月负责组织召开“礼品采购计划会”，根据公司礼品的库存情况和高层管理人员对礼品的要求，拟定“全年礼品集中制作或采购方案”，包括：设计理念、图样（效果图），所用材料、制作厂家、规格、单价、数量等、由总经理工作部行政主管、采购部采购主管组成采购工作小组，在公司招标领导小组组长（由公司高管担任组长）的领导下进行招标制作和采购工作。总经理工作部也可参加控投公司总经理工作部组织的“礼品采购计划会”，根据公司礼品的库存情况及公司的需求，拟定《礼品采购申请单》，报公司审批后，采购控股公司统一制作的礼品。
5.2.2日常礼品采购：各部门因业务需要领用礼品的，原则上在公司领用，如果库存礼品不能满足需要，审批后采购金额在5000元以内的，则根据《**会议（活动）礼品方案申请单》、《礼品采购申请单》、《礼品采购询价记录表》审批，由总经理工作部行政主管负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购；采购金额在5000元以上的，由总经理工作部行政主管、采购部采购主管一同采购。
5.2.3特殊礼品的购买制作：针对公司重要客户，由公司办公会批准或高管安排紧急的重要礼品采购，按照《礼品采购申请单》、《礼品采购询价记录表》，经过审批后由总经理工作部负责采购落实。
5.2.4日常礼品制作：公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据活动组委会与总经理工作部共同组织设计、制作订购。其审批流程按5.2.2流程审核控制。5.3礼品入库
所有礼品采购回后由总经理工作部行政主管和行政员共同验收入库，建立礼品接收与放发台账，每月盘点一次，做到账账相符、账实相符，盘点结果报经营计划部、财务部等相关部门。5.4礼品领用
5.4.1价值在200元以下的礼品，按以下程序申领发放：
a)礼品使用人填写“礼品领用审批单”，部门负责人审核后，报总经理工作部审批。b)总经理工作部审核此次赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。
c)“礼品领用审批单”由总经理工作部负责人批准后，总经理工作部行政主管核对无误，将礼品发出。
5.4.2单价在200元以上的礼品，应由公司总经理或其授权人审批后，按上述程序执行。5.4.3外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品，无论价值大小，统一由分管领导或总经理批准，直接办理。经办单位或经办人及时到总经理工作部、办理有关入库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。
5.4.4公司批准组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由活动组委会在总经理工作部领取发放，原则上使用库存礼品，需要特别制作时，按本程序5.2.4执行。5.5礼品费用控制
5.5.1公司各部门、各生产准备组将全年的礼品资金计划报总经理工作部备案；
5.5.2礼品费用开支在各部门、各生产准备组的全年资金预算中列支。公司批准集体组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等经公司高管批准后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼品在高管专项资金中列支。5.5.3总经理工作部在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用，由经营计划部和财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门、各生产准备组的管理费用中。5.5.4在审批额度范围内的礼品领用，总经理工作部即可同意发放。超过当月额度范围的，按规定程序审批后执行。费用将要超过年度预算的，计划经营部提示费用预警，总经理工作部负责人应在“礼品领用审批单”上明确批示后，在不超过年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。5.5.5费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。5.6礼品赠送
5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。
5.6.2避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一宾客在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要宾客。礼品使用单位和总经理工作部注意把关，防止此类事情发生。
5.6.3普通礼品赠送，目的是加强与宾客的沟通，给宾客留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。5.7组织纪律
5.7.1公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与宾客，不容许任何个人私自占有或转赠他人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分；5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，有关人员必须妥善保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严肃处理。5.8礼品接受
5.8.1公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。如遇对方赠送礼品而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。
5.8.2按市价折合人民币200元以上的礼品，自接受之日起10天内，填写《礼品上缴单》，由部门负责人签字后，将第二联与礼品转交总经理工作部。情况特殊时，上缴人可直接到总经理工作部办理。
5.8.3按市价折合人民币200元以下的礼品，归受礼人本人或者受礼人本人所在单位所有。5.8.4收受礼品一律不准在市场上出售。对已登记入册的礼品，有重复使用价值的，公司可以转赠宾客，或者按市价5折内部处理。处理时，应优先照顾受礼人的需要，特殊情况下，经公司分管领导批准，可少收或免收价款。礼品处理所得款项，一律入公司专门账户管理使用。
5.9礼品实物管理
5.9.1总经理工作部行政主管要本着对公司财产高度负责的精神，严格按本程序实行管理。做到发放手续齐全，原始资料留存完备。严格履行办理礼品出、入库手续，建立礼品发放及上缴台帐，统计各部门礼品使用费用。
5.9.2库存礼品要摆放整洁，精心维护，防霉防盗，并进行定期盘点，发现问题及时上报处理，避免损失。
扩展阅读：赠品管理规定
赠品管理规定
一、目的：
为更规范的管理赠品，有效整合促销资源、减少赠品损失，提升赠品效率，特制定《赠品管理规定》。二、赠品的定义及范围：
1、赠品是指以促进成交为目的，以赠送的名义、和正常商品组合在一起销售给顾客的促销商品。2、本赠品管理规定的赠品指业务采购的赠品，包含厂家提供的赠品。三、赠品管理原则：
1、赠品视同商品管理，进行正常的进、销、存管理。2、赠品必须作为商品开票销售、出库；禁止内部领用出库。
3、禁止顾客实际赠送赠品与系统开单资料不附，违规者将给予以降级或清退处理。四、赠品的进销存管理（一）收货入库：
1、赠品的保管实行统一入库、统一保管原则；2、所有赠品必须由卖场库、中心库收货入库；
3、库管人员负责赠品入库管理（同正常商品），严格验货方可入库；4、门店库、中心库必需设置专门区域放置赠品；5、赠品入库后须在包装箱醒目处粘贴“赠品”字样标帖；6、财务后勤对入库赠品进行系统零售限价定义。（二）赠品的销售开票
1、各品类商品可以和赠品搭配销售，门店可根据销售指导方案或保证公司利润的前提进行赠品的
搭售；
2、开票时要把赠品和销售商品必需当天开掉，必需录入顾客信息；
3、销售正常一件商品时，最多只能赠送二件赠品，如销售特价机、工程机则不得赠送；有特殊情
况，可向门管申请，同意后方可赠送。
（三）赠品实物发放
1、大件赠品由收银员建配送信息，物流统一配送。
2、小件商品由顾客凭提单到门店领取，门店按提单发货，收回提货联；（四）赠品销售退货
1、商品发生退换货，附送的赠品必须同时退回原库区；
2、高单价赠品已使用或套餐赠品无法全部收回或收回影响二次销售的，由销售人员计算扣款金
额，公司财务审核登记赠品、购买商品明细表后方可退款；3、低值易耗赠品的可退货入库保存；4、赠品销售退货流程；
（五）赠品盘点：
赠品视同正常商品，按照商品盘点要求：
1、盘点必需以物盘物，每月22-28日为盘点日，门店必须组织一次盘点；
2、盘点数据以系统门店库数据为准，在盘点前让财务后勤把门店已售但未发货的货物进行审核出货。3、盘点人员不得少于2人,门管或财务后勤为监盘人；
4、盘完后表格必需由盘点人和监盘人签字，如发现差异，门店责任人必需在盘点表上说明原因并在7天内解决，如无法按时解决，门店责任人按赠品零售限价进行赔偿，并在3天内上交财务，如未按时上交，将直接从工资中扣除；
5、盘点表格必须妥善保管，由公司财务进行保存；6、残损赠品转入残损库；（六）赠品申请审批流程
由门店店长跟据门店的实际销售量跟库存情况进行OA申请，上报门管部（包涵门店之间的赠品调拔）门店上报之后，所负责门店门管必需在8小时内进行审核答复，（可对申请赠品、数量进行修改）业务部进行审批，同意（王婷婷），开调拔单。如不同意申请，批注原因调拨单开出后，由仓库按配送时间进行配送
五、本规定自下发之日起执行，原赠品管理相关规定作废。
宁波惠民电器有限公司二一二年二月五日
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