总结会前准备

总结会前准备

“市文化宫年度总结表彰大会”工作流程

一、会前材料

1、年终总结稿。提前三个月准备。2、总结主持稿。提前一周。

3、总结会序。各类资料每个主任人手一份。4、表彰先进集体、先进个人、优秀服务员工的决定。5、先进的奖状。办公室负责。

6、与各科长签订的责任状（每个科室两个）。办公室负责7、奖励先进的现金、红包由财会负责。二、会场布置1、会议时间：

2、会议地点：多功能厅。

3、横额内容“xx市文化宫201*年度总结表彰大会”。尺寸及制作由宣传科负责。（横额比正常红布尺寸缩小一些）用粘贴的字。横额布最好事先用熨斗熨平。

4、主席台会议桌3个，摆鲜花。2个麦克。4个领导在主席台就坐。再摆一个会议桌，斜放，签目标责任状用。

（主席台喷绘背景，大会标题，背景是国旗、文化宫活动照片）5、姓名牌，粉纸、黑字、华文新魏。排放顺序：4213。6、根据参会人数，分两组排放听众座位。一排桌子、一排椅子。先进在前排就坐。

7、音响剧场负责。发奖音乐、签责任状时的背景音乐等，会前至少试播一遍。

8、礼仪服务，剧场安排2名服务员。一人捧奖状，一人捧现金。准备两个大托盘，用红绸子铺上，用来装奖状和先进。跟随领导，把奖状递到领导手里。9、在桌上给每人放一瓶水。10、先进个人胸前佩戴的大红花。

11、会前在接待室，领导接见先进个人，并合影。

三、其他事宜

1、提前通知在总结会上发言的先进代表xxx、职工代表xx准备发言稿。

2、安排录像、摄影，宣传科负责。至少按两个小时准备录像带和电池。

3、准备签订责任状用的水性笔。（办公室负责）

4、装先进个人等奖励现金的信封，尽量大。可用红纸糊。5、会后聚餐的饭店安排好。事先分好桌。

6、喷绘要至少提前一天制作。宽10米，8米内做画面；高4.3米，3.5米内做画面。

扩展阅读：会议前准备工作

公司内部资料：年中会文件

201*年年中会议准备工作

一、

会议前准备工作

1、会前所需准备的文件：会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单（分派到各组长手上，负责会议和活动前的点名）、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料。（各文件具体形式如附件）2、会前准备工作流程2.1、会议的计划：

1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。

2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

3）决定会议的工作人员和服务人员（会务组），必要时成立筹备组。2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。1）议程表：

将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。2）日程表与作息时间表。

按两天时间订出日程表和作息时间表。2.3、会议成本预算：

会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。2.4、准备会议资料。

1）开幕词、工作报告、发言稿等

2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。

2.5、发送会议通知及接受回执。

1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。

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2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：

1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。2）主席台席位。

第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低，前排为主、后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。3）会场设施。

会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试，以免临时发生故障或出现差错。2.7、其他准备

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。二、

会议期间工作

1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程

2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.3、会场桌椅摆设确认：2.4、会议现场

2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。

2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

2.7、协助会议期间的交通工具的安排。

2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发

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事件能以最短的时间解决。三、

会议后续工作

1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、

会议纪要、新闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程

2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。

2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

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