自强打印社工作总结和展望

自强打印社工作总结和展望

自强打印社工作总结

在校学工部领导老师的关怀下，在同学们的大力支持下，在打印社全体员工的努力下，自强打印社经过了一年的发展，规模有所壮大，取得了可喜的成绩，也发现了自己的不足，在这一年里，自强打印社的工作总结如下：

一、技术方面

我们的工作内容主要涉及word，excel，PPT，图片，CAD，PDF等的打印，复印，接发传真，扫描，胶状书本，使用切割机等。Word和excel经常还需要编辑才打印，所以我们的员工不能单单只是掌握打印操作，还需掌握word和excel的基本编辑技术，所以我们对新员工进行了一周的技术培训，培训之后进行考核，合格后方能上岗。另外，我们还会定期的对所有员工进行考核，如果技术很差，我们会考虑辞掉员工，技术水平直接与奖金挂钩，让员工不断学习技术，保证打印社所有人的技术做到位。

二、营业方面

打印社作为一个帮助学校家庭困难学生的半商业半公益性质的组织，它不像纯商业组织以盈利为主要目的，但也不是完全公益的组织，它还是有一定的盈利能力的。打印社自从换届以来的两个月分别以每月较同期增长201*元和4000元的增速完成了业务额的增长，这个打印社员工的努力是分不开的；在每个月月末的时候，由财务部统计学工部各个部门和勤工助学中心各实体店在打印社的打印、复印及其他业务的记账情况，整理核对账目；再核对账目时打印社采取了更为有效的责任制，由于十分强调员工在为部门记账时做到字迹清晰，书写工整，材料名称完整，经手人落实到位，做到了规范化和专业化。但是偶尔也会出现对部门记账的价格不明，时常有老师不配合，忘记批条先打印后补上，结果批条不到位的情况也有出现，这是一直以来都存在的问题，到现在都还没有得到彻底的解决，我们会在下一步的工作中更好地完善。

三、招贤纳士

每个学期我们都会定向的向学校招纳一批人才，完成“输血”工作，招新工作是学期工作的重中之重，我们很是重视，对员工的挑选总是花上很大的心思，也充分的和老员工交流意见，对新招进来的员工同样有技术培训工作，这一点技术部的工作相对艰辛，新员工上手慢，腼腆，技术不过硬等等都在一定程度上制约了打印社的发展，但是每每看到新员工为这个集体带来的活力，看到他们认真的态度，我们同样有一种相信和感动，让每一位新员工尽快适应，找到家的感觉。

四、平时交流

除了工作之外，我们也有丰富多彩的活动，比如一起给员工过生日、一起去农家乐、去江边聚会、聚餐等等，这些活动得到了员工的一致好评，也为平时古板的值班生活带了了新鲜感，同时也走出了大家不熟悉不了解的困境。

下面是打印社农家乐的照片，大家各自施展厨艺，互相配合，作出了一桌美食

五、业务拓展

我们也在近期调查了附近跟我们具有竞争关系的几家私人店面，认真比较我们和他们的差异，然后着重分析我们的风险和机遇。为提升我们的营业额的工作提供了重要资料。

我们同时尝试了开展了一些更加有利于提升营业额的措施，比如说网上打印，免费打印等等活动，经过了前期的“试水”，发现了很多的不足也正在着手改善，会在下一步的工作中尽量完善，也相信打印社员工的一起努力，下我们会做得更好。

我们打印社计划开展了一次《纸飞机：“月”爱越温暖活动》。此次活动主要是通过废纸回收为贫困山区孩子送温暖同时跟环保类的社团合作进行回收宣传工作。此次活动的开展，在给山区孩子送去温暖的同时，也侧面宣传了我们打印社“环保，公益，自助强人”的品牌形象。六、新学期展望

新学期开始了，我们打印社这学期首先要解决的是打印社员工问题，虽然每一次招新后，员工都经过两周的培训，定期考核，但是仍存在技术问题，所以这学期要辞掉一些技术不合格的员工，加大找新的宣传力度，争取多一些人报名打印社工作，招一些责任心强的人，以提高服务质量，赢得顾客的好评。

其次，我们要大力搞一下宣传工作，具体方法有利用网络的力量，如人人、QQ和爱晚红枫等。还有要做一份宣传名片，在园区内发放。要延续上学期做的外联工作，让更多的人了解自强打印社。

最后，我们设想拓展业务，像海报、横幅、名片等。但设备还需要中心领导为我们购进，另外，我们的打印机存在严重问题。现在只有一台小机器正常工作，一台大的能用，但还会不断出现问题，剩下的打印机基本不能用。这是自打印社成立以来一直存在也是最头疼的问题，希望能在这学期解决一下。

相信在中心老师的领导下，在我们打印社全体员工的努力下，我们的营业额一定会再上一个层次，让打印社真正自立自强，让勤工助学影响更多的湖大学子。

扩展阅读：自强打印社培训手册

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目录

第1章Word文档的编辑和打印.............................................................................1

1.1

普通Word打印设置...................................................................................11.1.1打开文件...............................................................................................11.1.2打开打印对话框....................................................................................11.1.3打印指定页面.......................................................................................21.1.4奇偶页分开打印....................................................................................21.1.5按纸张类型缩放打印............................................................................31.1.6打印多份...............................................................................................41.1.7属性设置...............................................................................................41.1.8word的批量打印..................................................................................51.1.9打印背景...............................................................................................51.1.10隐藏批注............................................................................................61.1.11不同版本显示问题.............................................................................61.2word中常用的编辑（以湖大硕士论文排版要求为例）..............................7

1.2.1论文整体结构.......................................................................................71.2.2插入分节符/分隔符...............................................................................71.2.3页面设置...............................................................................................81.2.4打开样式和格式....................................................................................91.2.5修改标题样式.....................................................................................101.2.6修改正文样式.....................................................................................131.2.7修改页眉样式.....................................................................................131.2.8新建插图和附表样式..........................................................................141.2.9使用样式.............................................................................................151.2.10图片和表格的调整...........................................................................161.2.11参考文献设置..................................................................................171.2.12设置页眉页脚..................................................................................171.2.13索引目录..........................................................................................181.2.14插图和附表索引..............................................................................201.2.15插入脚注..........................................................................................201.2.16插入尾注（应用于参考文献标注）................................................211.2.17插入题注..........................................................................................221.3Word典型打印实例.....................................................................................23

1.3.1课表的调整.........................................................................................23

I

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3.3

1.3.2证书的打印.........................................................................................231.3.3用word制作主席台嘉宾卡................................................................251.3.4打印背签.............................................................................................261.3.5一个字布满整张纸打印......................................................................261.3.6Word中插入表格及调整....................................................................261.3.7Word中插入图片及调整....................................................................281.3.8Word中插入组织结构图....................................................................291.3.9Word中折页页码设置........................................................................291.3.10毕业论文开题报告和任务书的打印................................................301.3.11毕业论文的打印..............................................................................311.3.12胶装A4不同翻页书本封面的编辑和打印.....................................331.3.13默认打印机的设置...........................................................................34

第2章Excel的编辑及打印..................................................................................36

2.1Excel的常用编辑.........................................................................................36

2.1.1单元格格式里的相关设置..................................................................362.1.2设置行高列宽.....................................................................................372.1.3插入/删除行/列或单元格....................................................................382.1.4单元格中字体字号的相关设置..........................................................382.1.5单元格中强制换行..............................................................................382.1.6光标快速移动到下一个单元格..........................................................382.2Excel的打印.................................................................................................38

2.2.1打印预览及相关设置..........................................................................392.2.2设置打印区域.....................................................................................42

第3章PPT/PDF/CAD和图片的打印...................................................................43

3.1PPT的打印...................................................................................................43

3.1.1打印设置.............................................................................................433.1.2忽略母版背景.....................................................................................443.1.3插入编号.............................................................................................453.2PDF/CAJ的打印技巧...................................................................................45

图片的打印技巧........................................................................................48

3.4CAD的打印方法..........................................................................................49第4章理光1075复印操作..................................................................................51

4.1

操作面板介绍............................................................................................514.1.1复印机控制面板介绍..........................................................................514.1.2屏幕显示中复印操作面板介绍..........................................................52

II

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4.2原稿扫面方式............................................................................................544.2.1通过曝光玻璃扫面原稿......................................................................544.2.2通过送稿器扫描原稿..........................................................................54

4.3复印实例...................................................................................................554.3.1书本的复印.........................................................................................554.3.2身份证的复印.....................................................................................564.3.3获奖证书及考级证书的复印..............................................................564.3.4缩印.....................................................................................................56

第5章扫描和传真...............................................................................................58

1.11.2

扫描...........................................................................................................58传真...........................................................................................................581.2.1发传真.................................................................................................581.2.2接传真.................................................................................................59

第6章胶装和切割...............................................................................................60

1.31.4

胶装...........................................................................................................60切割机的使用............................................................................................60

第7章常见问题的处理技巧................................................................................61附录B湖南大学大理类论文排版要求...................................................................67附录C湖南大学大文类论文排版要求...................................................................68附录D自强打印社员工工作制度及要求...............................................................69致谢.........................................................................................................................72

III

1

第1章Word文档的编辑和打印

这里以word201*的编辑和打印来介绍，word201*具有的功能在wps或者word201*等新版本中都有，只是位置不一样。如果在新版本中找到不到word201*中的功能，那就自己百度下该功能在哪。

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1.1普通Word打印设置

1.1.1打开文件

双击或选中文件按Enter打开，一般视图都是页面视图，如果不是页面视图就单击视图页面视图，或者在页面左下角状态栏将其切换到页面视图。按住Ctrl并滚动鼠标滚轮将页面放大/缩小，看最后一页是否是空白页，若空白页就把该页上的换行符删掉即可。佳能2900已设置不打印空白页，但1075没有设置，空白页也会打出来，所以如果后面跟有空白页的要将空白页删掉或者在页码范围处选择要打印的页面。

打开文件后在左下角状态栏显示当前光标所在页面的位置和文档的总页数与节数，如图1.1所示。

图1.1左下角状态栏显示页码

1.1.2打开打印对话框

单击工具栏中的

打印按钮，可以按默认的打印设置进行单份打印。默认

的设置指的是默认的打印机和打印机属性里的设置。一般都将理光1075设为默认打印机，而且默认为单面打印，如果该word文档单面打印可以直接点这个打印按钮，但如果要重新选择打印机或者其他设置就需要打开打印对话框。

通过文件打印或者按住Ctrl+P打开打印对话框，如果1.2所示。选择打印机（使用默认的就不要重新选），单击属性选择单面/双面打印，单击确定或按enter进行打印。不同的打印机属性里的设置不一样，属性是通过打印机具有的功能和驱动来设置的。

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图1.2打印选项卡

1.1.3打印指定页面

如图1.2所示，页面范围默认是全部，如果是只打文档中的指定一页可以把光标定到该页，然后选择当前页，或者在页码范围里直接输入该页码，以左下角状态栏显示的为准，而不是第几页就输入第一页，这是因为有时候设置的文档起始页是从0开始的，光标放在第一页左下角状态栏显示的是0页，要打印第一页页码范围输入的是0而不是1。并且页码范围识别的只是阿拉伯数字，不是阿拉伯数字的要换成阿拉伯数字。

打印文档的部分页面，在页码范围输入需要打印的页码范围，可以打印不连续的页，以逗号隔开，连续页码可用连字符相连，如1-5。从某页开始打印到最后可以只输入x-，如第2页到最后就可以只输入2-。打印会按照输入页码的顺序打印。

有些文档中分为多节（如毕业论文），如果直接输入1-3页，则打印每节的1-3页，所以打印时要指定节中的页进行打印。Word中用s代表节(section)，用p代表页(page)。如需要打印第2节第3页，页码范围为p3s2，页码在前，节在后，如打印第2节第1页到第4节第3页，页码范围：p1s2-p3s4，以此类推。若需打印第3节整节，输入s3。

1.1.4奇偶页分开打印

如图1.3所示,打印时可以选择只打印奇数页或偶数页。有些小打印机不能直接进行双面打印，如佳能2900，如果想用2900进行双面打印，就需要先打印一

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面，再将纸张放回去打印另外一面。通过选择奇偶页分开打印就大大减少在页面范围里全部输入奇数页或偶数页的麻烦。

用2900进行双面打印，一般先选择打印偶数页，在选项里选择逆序打印，然后将纸张翻过来放回去，再把选项里的逆序打印去掉，选择奇数页打印。

其中一面选择逆序打印，接着打印背面时就不需要调整纸张的顺序，而先选择逆序打印再去掉逆序打印是担心先按顺序打印，接着选择逆序打印，打完之后忘了把逆序去掉，这样后面打开其他文档打印就都是逆序的了。而先打印偶数页是因为如果整个文档的总页数是奇数页，先逆序打印奇数页还要把最后一页抽出来，先打印偶数页就不需要。

打印对话框中有个手动双面打印选项，这个就自动先打印奇数页然后提示将纸张放回去，单击确定后继续打印偶数页。但这个中间不能设置逆序打印，所以打印完奇数页后要前后倒换纸张的顺序，页面较多的话就比较麻烦。

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图1.3选择奇/偶打印

1.1.5按纸张类型缩放打印

如图1.4，在打印对话框右下角缩放处可以选择每页的版数(a)和按纸张大小缩放(b)，单击每页版数下拉列表框，选择缩放的版数，单击按纸张大小缩放下拉列表框，选择缩放的纸张。

1075打印机有3个纸盒，一般设为A4、A3和B5纸张。一般的word文档默认用的都是A4纸，但有些人做的文档用的是自定义大小的纸张或者是纸盒里没有的纸张，直接打印打印机选择不了纸张就打印不出来，打印机会提示选纸1075打印机printer键灯亮，按printer键后可以选择纸张类型，选择了哪种纸就会将文件等倍打印到该规格纸上，如果选择的纸张比原稿小则不能完全显示。所以，对于这种情况要先看下原稿大小，选择比原稿稍大的纸张，或者按printer键作业重设取消当前作业，然后再重新打印。打印时先把word的纸张类型改过来，但改变纸张的大小后版式就会发生变化，最好是通过选择按纸张大小缩放选择A4纸打印，或者点属性纸张文件尺寸改为A4纸进行打印，这样就自动放到到A4纸上。

在打印封面时常是用A4页面编辑然后通过一页2版缩放到A3封面纸上，这在后面封面打印再详述。

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(a)(b)

图1.4按每页版数和纸张大小缩放

1.1.6打印多份

如图1.5所示，如果要选择打印多份，直接在这里输入份数，或者往上加。一般都默认逐份打印，打印出来后就不需要手动分页，如果没有设为逐份打印就选上逐份打印。

注意：如果上一个文档打印了多份，而该文档没关，打开下一个文档时这里的份数默认的是上次打印的份数，如果后面的文档只需要印一份就要改回来，要不然就会打印出多份造成浪费。

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图1.5选择打印多份

1.1.7属性设置

不同的打印机属性里的相关设置不一样，属性是通过打印机具有的功能和带有的驱动来设置的。如图1.7所示的是1075属性里的相关设置。

1075打印机属性设定可以设定纸张尺寸、纸张方向、打印份数、版面配置、单面/双面打印等，这里的有些设置是和word打印对话框一样的，版面配置和按每页版数缩放是一样的，更改文件尺寸和按纸张大小缩放是一样的，打印份数在打印对话框也可以设置。

注意：缩放如果在打印对话框设置了，在打印机属性里就不需要设置，否则就双重缩放了。

双面打印下来列表可以选择向左翻页、向上翻页和小书册打印，如图1.8(a)所示。一般双面打印选择向左翻页，有些值班记录本要以长边胶装双面打印的就需要选择向上翻页。

如果想打印出来一面两版从中间折开装订成小书册形式，就可以选择小书册

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打印，就会自动缩成每页两版和编排打印页面顺序，但这样缩成每页两版后页面就缩小了一倍。如果想要页面大小不缩放，通过小册子形式打印在原稿两倍大小的纸张上，就选择不缩小的小书册打印，如图1.8（b）所示。这个在打印原稿为A4需要缩放到A3纸上的开题报告时可以用到，开题报告打印部分再介绍。

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图1.61075打印机属性设定里的相关设置

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（a）（b）图1.7理光75打印机选择双面和小书册打印

1.1.8word的批量打印

对于多个已经调整好的word文档，可以先将默认打印机和打印首选项设置好，然后直接选中多个文档通过右键打印，这样就自动打开文档打印并自动关闭，不需要每个去打开打印，大大提高打印速度。

默认打印机和打印首选项设置后面详述。

1.1.9打印背景

有些文档为了美观设置了背景图案，而单击工具栏中的景，这样背景就不会打印出来。

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打印预览看不到背

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单击打印对话框的选项，如图1.6所示，把打印文档的附加信息里的背景色和图像选上，再预览就可以打印背景图像了。

有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，同样在工具选项打印选项卡中的打印文档的附加信息下去掉相应的项即可。

选项里还有逆序打印等相关设置，但其他不常用到。并且这个是word03的界面，word201*要到高级显示里选择。

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图1.8打印选项对话框

1.1.10隐藏批注

有些文档插入批注，在右边页边距里显示批注信息。如果想不打印批注信息，将每个批注删除掉很麻烦（批注在插入里插入，删除的话选中右键删除批注）。我们可以把所有的批注信息隐藏掉，单击视图标记，去掉标记，这样批注就隐藏掉了，在打印预览里也看不到批注。

1.1.11不同版本显示问题

有些人在自己电脑上已经调整好的文档，在打印社电脑上打开显示就不一样，这可能是用的版本不一样。如有些人已经将word中的表格调整好了，但在打印社电脑上显示很乱，如果重新调就很麻烦。可以选择用wps打开试试，打开文件时右键打开方式选择wps打开，往往用wps打开显示就正常。

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1.2word中常用的编辑（以湖大硕士论文排版要求为例）

1.2.1论文整体结构

湖大毕业论文硕士论文和本科大理类、本科大文类论文要求略有不同，硕士论文要求最高也较为复杂，这里只以硕士论文介绍，本科文科和理科类论文按撰写要求排版。

硕士论文的整体结构是外封面、中文内封面、英文内封面、学位论文原创性声明和学位论文版权使用授权书、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文（绪论到结论）、参考文献、附录、致谢。

本科大文类论文的整体结构是封面、毕业论文原创性声明和毕业论文版权使用授权书、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文、参考文献、致谢、附录。

本科大理类论文的整体结构是封面、扉页、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文、致谢、参考文献、附录。

硕士论文和本科文科类论文整体结构差不多，页面要求也差不多一样，只是硕士论文的标题编号和文科不一样，一级标题的字体大小也不同，关键字的字体要求不同，其他页面设置页眉页脚等都相同。而硕士论文与大理类差别比较大，论文整体结构顺序有差异，标题字体和编号方式不同，页面设置也同，索引出来的目录要求也不同，排版时根据撰写规范排。

1.2.2插入分节符/分隔符

Word中同一节里最多只能设三种页眉页脚，在页面设置版式里选上首页不同和奇偶页不同，就可以单独设同一节首页的页面页脚、奇数页页面页脚和偶数页页眉页脚。为了整个文档可以设置更多不同的页眉页脚，需将文档分为多节。

论文一般分为3节，即封面为一节，封面后面到正文前面为一节，正文为一节。如有必要也可以将正文每章设为一节。

将光标放在封面底部插入分隔符分节符下一页，封面和后面分为两节，如图1.9（a）所示。同样在正文前面插入分隔符分节符下一页，就将正文也分为一节。如果要删掉分节符，先将工具栏中节符前按delete就将分解符删掉了。

论文中有些页面要重新起页的，如中英文摘要、目录、插图索引、附表索引、各章标题等，有些人习惯在前面键入换行符来设置他们为起始页，如果这样前面内容改动后面的版式都会变化。对于这个我们可以在这些标题之前插入分隔符

显示/隐藏编辑印记打开，

然后就可以看到所插入的分解符，但这些编辑印记不会打印出来，将光标放在分

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分页符，如图1.9（b）所示，这样就插入了一个分页符，无论怎么改动都不会发生页面变化。

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（a）（b）

图1.9插入分隔符

1.2.3页面设置

论文中的封面一般直接从撰写要求里复制过来，页面不需要设置，只需修改第二第三节的页面设置。

将光标切换到第二节的页面，文件页面设置或者双击页面标尺打开页面设置对话框，如图1.10（a）所示。在页边距对话框中将上/下页边距设成2.2cm，左/右设为2.5cm，装订线一般不需要设置。

切换到纸张，纸张默认的是A4纸，一般不需要重新设置。

切换到版式，选上首页不同，奇偶页不同不用选，将页眉/页脚设为1.1cm如图1.10（b）所示。选择奇偶页不同就可以在同一节里设置奇偶页不同的页眉页脚，如果选择首页不同也可以在同一节的首页设置不同的页眉页脚。

版式中行号还可以添加显示行号，边框可以设置页面的边框，但这些在论文中没用到。

再切换到文档结构，在网络中选中指定行和字符网格，设定每行35字符，每页35行，如图1.10（c所示）。修改完之后在应用于处选择本节，单击确定完成第二节的页面设置。再切换到第三节设置同样的页面，第三节的版式中选择奇偶页不同，首页不同不选，其他都和第二节一样。

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（a）（b）

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（c）

图1.10页面设置之页边距设置

1.2.4打开样式和格式

通过样式和格式编辑文档可以减少许多重复的操作，而且也大大方便于修改。特别是各级标题样式，设为标题样式后可以自动索引出目录。

从格式样式与格式打开样式与格式窗口，窗口中就显示所有的样式，而其中的很多样式我们用不到，在这么多的样式中找自己要的样式很麻烦，但我们可以设置只显示需要的样式。在下端显示处的下拉列表中可以选择显示有效格式、

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使用中的格式、有效样式、所有样式、自定义等，如图1.11（a）所示。

选择自定义，打开格式设置对话框如图1.11（b）所示。先在类别处选择所有样式，然后全部隐藏样式，再在可见样式中勾选需要显示的样式，一般选中标题1至标题4、页眉、页脚、正文、正文首行缩进，文科论文再选择脚注文本、脚注引用等即可。如果想在下次打开其他文档也同样这样显示，就勾选将设置保存到模板，单击确定，在显示出选择有效样式，这样在样式中就只显示选择的样式。如需其他样式再从自定义中添加或者直接新建一个样式。

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（a）（b）

图1.11样式显示设置

1.2.5修改标题样式

在样式和格式中，点击标题1下拉列表的修改，打开修改样式对话框，如图1.12所示。将字体设为小二号黑体（本科大文类为三号），不加粗，在中文下拉点击西文设置西文字体，西文也为小二号TimesNewRoman字体不加粗。

点击格式下拉列表，如图1.13所示，可以进行字体、段落、制表位、边框、编号等设置。单击段落，打开段落对话框，如图1.14所示。在缩进和间距中将对齐方式设为居中，左右无缩进，特殊格式设为无，段前段后间距各设为1行，单倍行距（行距如果设为固定值，插入嵌入型的图片就显示不完全，但在微调行距时，可通过固定值输入磅值来调）。标题1要求段前分页，切换到换行和分页，把与下段同页和段前分页勾上，这样该标题就会从新起页开始，并且不会与下段分开孤立在前一页。

对于长文档的编辑，如果通过手动输入编号很容易出错，并且增减章节时要全部手动更改很麻烦，设为自动编号就不会出错，且在增减章节时编号会自动修

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改。在格式编号中可以对标题设置自动编号，如图1.15所示。选择多级符号，单击自定义打开如图1.16所示自定义多级符号列表，依次编辑各级别的编号格式，在1级编号格式的1前面输入第，后面输入章，这样就每章就都有第和章字，编号自动往下编。2级编号设为1.1，原先默认的是1.1.，只需把后面的那个点删掉即可。同样3级编号设为1.1.1，4级编号设为1.1.1.1。设为自动编号，编号后面会有个制表位，可以通过设定制表位位置和缩进位置来设定编号和文字的位置。在设置其他标题编号时只需选择标题1所自定义好的多级编号就行。

一般论文的撰写时都手动输入编号，如果再设为自动编号还需要将原先手动输入的编号删掉，比较麻烦，所以一般在论文中不设自动编号。

设置好后如果想下次使用这些样式可以把它添加到模板里，这样下次就可以直接从模板提取出来不需要重新设置了。

将标题1设置好后，按照湖大硕士论文要求，依次将标题2设为小三号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空12磅，选择与下段同页。将标题3设为四号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空6磅，选择与下段同页。将标题4设为小四号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空6磅，选择与下段同页。各标题中的西文都设为TimesNewRoman字体。

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图1.12修改样式对话框图1.13格式下拉列表

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图1.14段落对话框

图1.15项目符号和编号

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图1.16自定义多级符号列表

1.2.6修改正文样式

文档中很多样式默认为正文样式，所以正文样式一般不需要修改，修改后会把标题脚注文本等都会发生变化。如已将标题样式都设置好了，再把正文改为首行缩进2字符，则所有的标题都又变成首行缩进2字符。

所以在编辑正文样式时，一般都把正文首行缩进显示出来，通过修改正文首行缩进的样式来编辑正文。

点击正文首行缩进下拉的修改，将正文中文设为小四号宋体不加粗，西文设为TimesNewRoman字体不加粗、两端对齐、左右无缩进、首行缩进2字符、段前段后无间距、单倍行距。

1.2.7修改页眉样式

页眉的字体为小五号宋体，西文为TimesNewRoman，对齐方式为居中，但这些一般都和默认的一样不需要修改。

页眉默认有条单横线，如果想改变页眉横线的样式，可以通过样式中页眉下拉选线修改格式边框，打开边框线和底纹对话框，如图1.17所示。

湖大硕士论文中要求页眉横线为上粗下次的双实线，且线宽为1.5磅。在线型中选择该线型，线宽选择1.5磅，然后在预览处点击下边框线，这样设置好的线型就显示出来了。

如果想将页眉线删除掉，可以将光标定在页眉处，然后点击样式中的清除格式，或者到页眉边框设置里把边框线去掉。

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图1.17页眉线设置

1.2.8新建插图和附表样式

硕士论文中会添加很多插入和附表，而图题和表头都专门的格式要求，所以需要新建插图样式和附表样式，或者从模板中提取出来再修改，但一般都自己新建再修改。

点击样式和格式上面的新建样式，打开新建样式对话框，如图1.18所示。属性里样式名称可以自己定义，其他可以不用管。

新建一个插图样式，把中文字体改为五号黑体不加粗、西文字体为五号TimesNewRoman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前段后间距3磅（无要求，但为了美观）、单倍行距。

再新建一个附表样式，把中文字体改为五号黑体不加粗、西文字体为五号TimesNewRoman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前间距3磅、段后无间距（无要求，但为了美观）、单倍行距。

有些图片还注明图片的来源，可以再新建一个图片来源样式。把中文字体改为五号宋体不加粗、西文字体为五号TimesNewRoman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前无间距、段后间距3磅（无要求，但为了美观）、单倍行距。如果后面使用图片来源样式的，插图样式的段后间距设为无。

本科文科论文还使用到脚注文本和脚注引用样式，要求小五号宋体西文为TimesNewRoman字体，但这都跟默认的一样，一般不需要修改。

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图1.18新建插图/附表样式

1.2.9使用样式

回到正文中，将相应的标题设为相应的标题样式，只需将光标放在该标题行，再点下样式中相应的标题样式即可。中英文摘要、插图索引、附表索引、参考文献、致谢等设成标题1样式，目录不要设成标题样式，目录是不需要索引到目录里的，如果设成标题样式就会索引到目录中，再删除比较麻烦。所以一般将目录单独改成和标题1一样的格式。正文中的各级标题按照级别设置，一般只设置到4级标题。设置好后，视图文档结构图，打开文档结构图就可以看到整篇文档的结构框架。

正文可通过右键选择格式相似的文本来设成正文缩进样式，如果正文中有多种格式的文本，通过选择格式相似的文本多选几次到最后就可以把所有的正文样式都改过来了，不需要每一段的设。

有些人在撰写时喜欢通过键入空格来首行缩进，需要将首行的空格删掉。硕士论文中英文摘要中的关键词前空一行、顶格，设为小四黑体，西文设为TimesNewRoman字体加粗，关键词之间用分号隔开，最后一个关键词后面无标点符号。本科文类关键词这几个字用四号黑体，后面关键词用小四黑体，西文也对应。

再将图题、表头设置成相应的样式，这样整篇文章的标题和正文样式就设置

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好了。

1.2.10图片和表格的调整

论文中要求图片和图题、表头和表格不能跨在两页，在设置附表样式时可以把与下段同页勾上，这样表头就不会单独在一页。而在段落中没有与上段同页的选项，如果想将图片和图题也自动绑定在一起，就将图片另设为一种样式，选择与下段同页，这样跟在后面的图题就跟图片自动绑定在一页里了。

图片的版式要求设为嵌入型，若设为四周型会跑动。设为嵌入型后，图片如果在前一页放不下回自动放到下一页，前面就空出空白，要求中可以把后面的文字往前移。如果稍微改变图片的大小能放进去的，就将图片改小点，或者根据实际将图题的段前段后间隔设为无。总之图片前面不要空有太多空白。

如果图片比较小，想设为文字环绕形式。可以插入一个2行1列的表格，将表格属性设为文字环绕，然后将表格边框线设为无，将图片插入表格第1行中，图片同样为嵌入型，图题插入到表格第2行中，再移动表格到合适的位置。这样通过插入表格就可以不改变图片的版式而设为文字环绕了。如果在电子版中不想看到表格的虚框，可以点击表格隐藏虚框，就将表格的虚框隐藏掉。

如果图片小且比较多，想在同一行放置多张图片，也可以通过插入表格来编辑。但注意的是，图题不能放到插入的文本框里，放在文本框里索引插图的时候就索引不出来。而如果两个图题在同一行，索引的时候也会在一起。如果通过插入表格来编排图片，图题在表格中的单元格里面就可以索引出来，并且不会在一起。

论文中的表格要求为三线表，即只保留上下边框线和第一行的下边框线。上下边框线要求线宽为1.5磅，第一行的下边框线要求为1磅。先选中整个表格右键边框和底纹，将所有的边框设为无，然后选择线型为实线，线宽为1.5磅，在预览处点击上下边框线，确定。然后在选择表格的第一行右键边框和底纹，选择线宽为1磅的实线，同样在预览处单击下边框线，确定。这样就将表格设成了三线表。如果表格跨页，会自动在上一页的底端和下一页的顶端加上边框线。

表格要设为居中，表内文字设为五号宋体首行缩进一个字符，这个可以通过新建一个表内文字样式设置。表内文字的对齐方式一般为居中，有时表内是实验数据，习惯将表内文字设为右对齐。选中表格右键单元格对齐方式，后面有9种对齐方式可以选择。

表格的列宽根据表格的内容调整，如果内容较少，可将列宽设大些，整个表格的宽度尽量与页面宽度相近，不能太大也不能太小。如果想设几列的列宽一样，可以选中所要设的列，右键表格属性列，输入列宽值。或者直接右键平均分布各列来设置。行高也一样，但行高一般都自动根据字体来设置。

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调整表格线或移动表格、图片时，按住Alt键可连续拉动进行微调，如果不按住Alt拉动式间隔的。但这在WPS中就刚好相反，按住Alt键则是不连续移动。

有些表格后面还有注释，注释一般设为小五号宋体。

论文中的表格尽量不要跨页，但如果非要跨页，有些老师要求在下一页的表格前加上一个续字。

1.2.11参考文献设置

参考文献可以通过新建一个新样式设置，但一般都选中设置。参考文献要求和正文差不多，只是要求首行顶格，一般在段落特殊格式选择悬挂1.5个字符。参考文献的撰写要求参照湖大论文撰写要求说明，参考文献中不用书名号。

但如果参考文献中有网址或者是英文文献，常会出现些问题。如果1.19所示。虽然选择的是两端对齐，但因为后面接的是网址，不能自动合理换行，出现文字分散的现象。对于这种情况，只需将格式段落中文版式里将允许西文在单词中间换行勾上即可正常显示。

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图1.19参考文献中文与西文分散对齐

如图1.20的英文参考文献间隔很大，可以选择工具语言断字，把自动断字勾选上。但有时设为自动断字之后间隙还是很大，那就需要通过手动断字。先将允许西文在单词中间换行勾上，然后在最后一个字符前输入一个连字符-，这样虽然麻烦但显示就正常了。

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图1.20英文参考文献对齐

1.2.12设置页眉页脚

双击页眉页脚处或者从视图里打开页眉页脚编辑状态，同时打开了页眉页脚的编辑工具栏，如图1.21所示。工具栏中有插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、链接到前一项、页眉页脚的切换、显示前一项、显示后一项等。

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图1.21页眉页脚编辑工具栏

先切换到第1节，然后点击显示下一项，点击把每一节跟前面的链接去

掉，这样在不同的节就可以设置不同的页眉页脚。

切换到第1节，第1节为封面，不需要页眉页脚不要设置。如果第1节加上了页眉，只需将第1节和第2节的链接断开后，将第1节页眉通过样式里清除格式，再将其他文字和页码删掉即可。

切换到第2节，硕士论文第2节的第1页是原创说明不需要页眉，但要页码。所以这一节要在页面设置版式里设为首页不同（不要设奇偶页不同），只应用于本节，这样就可以单独设置首页的页眉页脚。第2节首页不需要设置页眉，切换到下一项设置第2节其他页眉，点击样式中的页眉，之前在样式中的页眉线就应用在页眉中了，再在页眉中输入硕士学位论文，选择居中，字体为默认的宋体小五号。再切换到前一项（第2节首页），点击节的页码格式为罗马数字，点击

页眉页脚切换切换到页脚，第2

插

打开如图1.22所示的页码格式对话框，在数字

格式下拉列表中选择罗马数字，页码编排选择起始页码从I开始，然后点击入页码，选择居中，再切换到下一项（第2节第2页），插入页码并居中。

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17181920212223242526

图1.22页码格式对话框

切换到下一项第3节正文部分的页眉，第3节要求奇数页的页眉为硕士学位论文，偶数页为论文题目。所以这节要在页眉设置版式里勾选上奇偶页不同（没必要再设首页不同），并选择应用于本节。这样就可以编辑奇偶页不同的页眉。

同样选择样式中的页眉添加页眉线，然后在奇数页眉输入硕士学位论文并居中，切换到偶数页眉，输入论文题目并居中。切换到页脚，将页码数字格式改为阿拉伯数字，起始页码从1开始。然后分别在奇数页脚和偶数页脚插入页码并居中。这样整篇论文的页眉页脚就设置好了。

1.2.13索引目录

目录要把原创说明和授权书索引出来，在索引之前先将光标依次放到原创说

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明和授权书所在的行，单击格式段落，将它们的大纲级别都改为1级，这样就可以将它们索引到1级目录里。

在目录下方插入引用索引和目录目录，打开如图1.23索引目录对话框，显示级别一般只索引到3级目录。点击修改，打开如图1.24目录修改样式，选中目录1，再点修改，打开修改样式对话框，将目录1设为中文小四黑体，西文为TimesNewRoman字体不加粗，顶格无缩进，单倍行距。依次选中目录2和目录3，将目录2的样式改为中文小四宋体不加粗，西文为TimesNewRoman字体不加粗，左缩进2个字符，目录3的样式改为中文小四宋体不加粗，西文为TimesNewRoman字体不加粗，左缩进4个字符。设置好后点击确定就插入目录。

目录的样式也可以索引出来后再修改，或者从样式中把目录样式显示出来在修改样式，但如果索引出来后再修改，更新整个目录后又要重新修改样式。所以一般在索引出来之前就先把样式设置好。

硕士论文的1级目录要求用黑体，黑体只是对中文进行设置，这个可以直接从索引里设置。本科文科要求1级目录的中文加粗，但加粗中西文不能分开设置，如果也从索引里设置加粗索引出来后后面的制表符和页码也都加粗不好看。所以本科文科1级目录一般都先索引出来后再单独选择1级目录的中文进行加粗。

目录索引出来后，原创说明和授权书在两行上，需要在中间加个和字然后整合到一行。

索引出来的目录有超链接，按住ctrl点击就可以链接到正文中。将光标放在目录所在的行，右键更新域，可以选择只更新页码或者更新整个目录。

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图1.23索引目录对话框

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图1.24目录修改样式

1.2.14插图和附表索引

在插图索引下面单击插入引用索引和目录图表目录选项，在样式下来列表中选择插图样式（之前在样式中新建的在这里可以找到），确定，然后单击修改，打开图标目录修改样式，再点击修改，将中文字体改为小四宋体，西文改为TimesNewRoman，无缩进。点击确定插入插图索引目录。

附表目录也同样插入引用索引和目录图表目录选项，在样式下来列表中选择附表样式，确定，然后单击修改，打开图标目录修改样式，再点击修改，将中文字体改为小四宋体，西文改为TimesNewRoman，无缩进。点击确定，会提示是否替换所选图标目录，选择否，附表目录就索引出来了。

整片文档排好后，最后更新目录的页码，点击最后打开预览检查是否还存在问题。

隐藏编辑标记，点击视图

显示段落标记去掉，这样标题前面的点、分节符和分节符等编辑标记都隐藏了。

1.2.15插入脚注

本科文科论文中会插入很多脚注。将光标定在需要插入脚注的地方点击插入引用脚注和尾注，打开如图1.25所示脚注和尾注编辑对话框。在编号格式下拉列表中选择带圆圈的阿拉伯数字编号，编号方式设为每页重新编号，应用于整篇文档，点击确定就在该处插入了脚注标号，光标会自动切换到脚注位置输入脚注注释。

在脚注中的编号属于脚注引用样式，脚注注释属于脚注文本样式，可以在样

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式中进行字体修改，一般都为中文小五号宋体，西文为小五号TimesNewRoman，缩进方式一般设为悬挂缩进1个字符。

脚注的首行缩进为无，如果将正文样式的首行缩进改为缩进2字符，则脚注注释的样式和脚注分隔符也缩进2个字符。脚注注释的样式可以通过脚注引用改回来，而脚注分隔符在页面视图编辑不了，需要先点击视图普通视图，将页面视图切换到普通视图，然后点击视图脚注，在脚注下拉列表中选择脚注分隔符，如图1.26所示。这样光标就定在脚注分隔符前面，如果要将原先的首行缩进改为无，就到格式里将首行缩进去掉，这样脚注分隔符就顶格了。如果要删掉脚注分隔符，直接按Delete键。编辑好后再切换回页面视图。

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图1.25脚注编辑对话框图1.26脚注分隔符

1.2.16插入尾注（应用于参考文献标注）

正文中参考文献编号的标注可以直接输入，然后再选中按住Ctrl+Shift++键设为上标（Ctrl++为下标，也可以从字体里设置），如输入[1],再选中设为上标就变成“[1]”。但手动输入容易出错，而且不容易找到。排版时如果作者原先选择的是手动编号，那就不需要管它。如果是自己写论文，可以通过插入尾注自动编号，自动编号不会出错，而且还有超链接定位，方便于查看和修改。

先在参考文献后面插入一个连续的分解符，这样插入的尾注就可以显示在参考文献的下面。将光标放在正文中需要插入标注的地方，插入引用脚注和尾注，打开如图1.27所示的脚注和尾注编辑对话框，选择尾注，在后面下拉中选择节的结尾，在编号格式里选择阿拉伯数字，里面没有[1]的编号格式也不能自定义。

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编号方式选择连续，将更改应用于本节，点击插入，光标就会切换到节的结尾即参考文献下面，可在此输入应用的文献。双击编号可以切换到对应的正文处，正文中的编号格式为脚注引用自动设为上标。因为不能自定义成[1]的编号，所以还需要在编号的前后加上中括号，再设为上标成“[1]”形式。

参考文献里的编号格式为尾注引用，选中它将它改为尾注文本，然后加上中括号。尾注前面默认加上一条尾注分割线，按照前面介绍删除脚注分隔线的方法将其删除即可。

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图1.27尾注编辑对话框

1.2.17插入题注

硕士论文中的插图和附表的编号可以通过插入题注来自动编号，单击插入引用题注，打开如图1.27题注编辑对话框，题注的标签可以同过新建自定义，编号也可以自己选择。通过自动编号方便于修改和避免出错，但这个在论文撰写中很少用，所以在排版时也不会去用。

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图1.28插入题注

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1.3Word典型打印实例

1.3.1课表的调整

现在教务系统升级后，上网打印课表只需检索出来按Ctrl+p选择打印机，将纸张设为横向打印即可，会自动调整到一页纸上。

有一段时间登陆教务系统打印课表，有打印按钮，点击打印后会将课表导出到excel中，而且还自动调整到一页纸上，他虽然调在一页纸上，但有些课表内容很多在Excel中没有完全显示出来，就需要再稍微调下。

有时也会遇到电脑不能导出课表，出现如图1.28所示窗口。以后打印课表不会出现这个，但上网打印其他东西时可能也会出现。这是因为浏览器的安全设置造成的。只需依次打开IE浏览器工具Internet选项安全Internet自定义级别，将对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行一项改为启用即可。

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图1.29上网打印出现错误

更早期教务系统的课表打印需要先复制到word里，在调整到一页上打印。在此也介绍下让大家对word的编辑更了解。

从教务系统复制到word里的课表一般有两三页，需要调整到一页上在打印，步骤如下：

1、先将页面设为横向，将页边距都改为1cm，如果放不下还可以改为0.5cm。但也一般不小于0.5cm，页边距过小就超出打印页面范围，边上会打印不全，这在打印其他东西时也要注意。

2、Ctrl+A全选中，格式段落将行距改为固定值，固定值可设9-15磅之间，这可根据内容多少选择。一般这样之后都能调到一页纸上，如果还在两页纸上，还可以将课表中多余的换行符删掉，适当调整列宽等。

1.3.2证书的打印

1、页面设置

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证书模板的纸张一般是不规格的，而且是横向，打印证书时要先量证书的宽度和高度，然后通过页面设置纸张自定义大小，输入高度和宽度来设定纸张的大小，并将页面改为横向。

2、文字定位

为了任意调整证书内容的位置，一般通过插入文本框来定位文字。一般选择插入两个文本框，一个输入获奖者及获奖的内容，另一个是输入落款和日期。插入文本框：插入文本框横排，在画布之外插入，这样画布布就会自动删除。插入一个后可以选中文本框按住Ctrl拉动就可以复制出另外一个。

插入的文本框还需将文本框的框线去掉，选中文本框－右键－设置文本框格式－线条与颜色，将线条颜色改为无即可。第一个文本框要居中，选中文本框－右键－设置文本框格式－版式－选择四周型－选择居中即可。在文本框中输入内容，文本框的大小可根据内容设置。一般获奖者和获奖名称用华文行楷加粗，其他用宋体加粗即可，字号大小根据证书版面来调整。落款和日期放在右下角，字号要小一些。

在调整位置时可打开全屏显示，将预览时的显示比例设为89％，这样在屏幕上显示页面的大小和实际的一样，把证书贴着屏幕来调整文本框的位置，如果是比较厚的证书，可用废纸复印一张复印件来贴着调整。

有时获奖者姓名需要手写，只需打印出下划线，下划线点下工具栏中的U或者按Ctrl+U就添加下划线，然后键入空格。但是在行的开头键入空格是不会出现下划线的，需要先在前面键入个文字再键入空格，然后再将前面的文字删掉。

3、打印设置及纸张的放置

将内容调整好后，证书打印一般选用2900打印机打印。2900打印机进纸槽上面还有个优先进纸槽，将证书要打印的一面朝上，头朝左放进优先进纸槽，调整好槽口大小夹好，即可打印。如果是用1075打印机，纸盒里不能设置自定义的纸张大小，只能通过手送台进纸方式打印。将证书要打印的一面朝上，横着，且头朝左放在手送台上夹好。打印时需在属性纸张里选择手送方式。打印完之后再改回自动选纸盒。

打印好的证书如图1.30所示。

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图1.30证书打印效果图

1.3.3用word制作主席台嘉宾卡

开会时主席台上经常用V形塑料卡片放置嘉宾卡，前后两个名字分开打比较麻烦，一般通过word设置两个镜像的名字，在一张纸上将前后两个名字打印出来。而在word的文字方向中没有倒立的选项，所以就不能设置为一个向上一个向下的镜像。但我们可以将纸张设为横向，再选择文字方向为向左和向右成镜像。为了更好的调节文字的大小和在页面中的位置，一般通过插入文本框或表格来编辑，也可以插入艺术字编辑。

台卡一般用粉红色的A4纸打印，打印出来后再裁剪，不需要自定义纸张大小，将纸张改为横向即可。

１、通过插入文本框制作台卡

在横向的页面中插入一个文本框，先用尺子量塑料卡片的大小，再根据尺寸设置文本框大小，输入名字，根据顾客要求选择字体，字体大小调到布满文本框，一般都需要加粗（有些字体加粗后不好看就不要加粗），再选中文字右键文字方向，将文字方向改为向右，调整文本框的位置。将其中一个调整好后，选中文本框按住ctrl键拖动在右边复制出另一个文本框，再将文字方向改为向左，调整文本框位置，一般将两个文本框贴在一起上下对齐。文本框的框线可以留着，打印出来后方便沿边线裁剪。

如果是不需要塑料卡片，只通过折成三面放置的台卡，则需要将文本框的大小调到占三分之一的纸张，两个文本框贴在一起居中，把文本框的线条隐藏掉，

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打印出来从中间对折在折下两头，地面两头的接口用订书针订好就可以立起来放置。

打印很多人的名字，只需调整好一张打印后，再将其他名字复制进来匹配目标格式一个个打印即可（粘贴时右下角有个图标，可以选择匹配目标格式，这样就不需要再调整字体字号了）。对于两个字的名字，一般要在中间键入两个空格。

2、通过插入表格制作台卡

在横向的纸张中插入两列一行的表格，将根据塑料卡片的大小将表格的行高和列宽设置好，输入名字，调整字体大小、方向、表格的位置等，调整好后再把不需要的表格边框线去掉，如果还要裁剪的可以留着表格线方便裁剪。

3、通过插入艺术字制作台卡

艺术字可以任意旋转文字方向，就可以不需要将纸张改为横向。插入图片艺术字，选择一种艺术字，输入姓名，选择字体和艺术字大小，点确定插入艺术字。选中插入的艺术字右键设置艺术字格式线条与颜色，在填充颜色中选择黑色，切换到大小，可以设置艺术字的大小和旋转角度。将其中的一个设置好后复制出另一个，再旋转下角度调整位置即可。

打印其他名字时只需双击艺术字，就可以更改艺术字的内容。

1.3.4打印背签

背签是只要竖向打印出来贴在座位靠背上的，所以背签的制作更简单。先将纸张页面改为横向，页边距改小，然后输入名字，将文字方向改为竖向，把字体放大，这样一张纸可以打三四个名字。打印出来后再裁剪，为了方面裁剪，也可插入文本框或者表格来打印。

1.3.5一个字布满整张纸打印

有时候需要将一个字布满整张A4纸打印，先将页边距都调为1cm，然后输入文字，选中文字通过Ctrl+](Ctrl+[为缩小)将字体放大到刚好一个字布满一张纸。然后选择Ctrl+E居中再打印。

1.3.6Word中插入表格及调整

Word中插入表格，点击表格插入表格，打开如图1.31所示的对话框，自定义列数和行数。对已插入的表格还可以通过表格插入，在上/下插入行，在左/右插入列，通过回车也可以在下插入行。在单元格中右键可以拆分、合并、删除单元格，选中整行或整列右键还可以平均分布各行或各列。

右键表格属性，打开如图1.32所示对话框，在表格复选框中可以指定整个表格的宽度，选择表格对齐方式和文字环绕方式。对齐方式一般选择居中，文字环绕方式设为无。文字环绕设为环绕，表格就会在文字间任意跑动，常会出现表

1头跑到页面底端的现象，环绕方式设为无就不会跑动。

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图1.31插入表格图1.32表格属性设置

切换到行复选框，如图1.33所示，可以指定行高，在后面选择固定值，如果选择最小值行高会根据内容设定最小值。在选项里选择允许跨页换行，有些表格单元格里面的文字较多，整个单元格放在前一页放不下，就会与前面行分开放到下一页，如果想让它紧接着前一页，点击下一行切换到改行，将允许跨页换行选上，在去掉指定行高，这样页面会自动紧跟前面表格并自动换行。对于多页的表格，想放标题行在每页都出现，切换到标题行，选择在各页顶端以标题行重复出现即可。

切换到列复选框，如图1.34所示，可以设置指定列宽。

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图1.33表格行复选框图1.34表格列复选框

右键边框和底纹，可以设置表格的线型、线宽，在预览处可以选择显示哪些边框线等。对于设有无边框线表格，想在电子版中把虚线也隐藏掉，就点表格显示虚框去掉即可。

右键单元格对齐方式，在列表中有9种对齐方式选择。

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表格的行高列宽可以通过鼠标拉动调整，如果行高设定为最小值，拉动列宽都行高会根据单元格内的内容自动调整，而单元格里面有换行符，想将行直接拉缩上去就所不上去，将换行符删掉行高就会自动缩上去了。如果行高设为固定值，调整列宽行高不会根据内容变化，这样单元格里的文字就可能没有显示完全。通过鼠标拉动边框线时03版word会不连续移动，在调整表格对齐时需要微调，让想它连续移动在拉动时按住Alt键即可。而在wps中就刚好相反，按住Alt键是不连续移动。

表格中图片的调整。很多人的简历是通过表格来设置，一寸照片放在一个单元格里。一寸照片对应的尺寸是大概是3.5×2.5cm，可将照片设置一寸大小。经常发现放到单元格里的照片不能布满整个单元格，下面常会出现一个换行符且删不掉。对于这种情况，只需将将照片的版式设为衬于文字下方，在单元格中就不会出现换行符，再将表格调成和图片大小即可。

在打印word中表格时，有时页面超出两页，需要调整到一页上。现将页边距调小（可以直接在左边标尺拉动快速调页边距），还不行的话再调下行高，删掉多余的换行符，稍微改小表格中文字的行距等。

1.3.7Word中插入图片及调整

插入图片来自文件，打开要插入的图片，插入。

选中图片右键设置图片格式，打开如图1.35所示图片格式对话框。线条与颜色复选框一般都不需要设置。大小复选框可以设置图片的高度和宽度，选择锁定纵横比后设定高度宽度会自动改变，这样图片就不会变形。版式复选框可以选择图片的版式，一般选择嵌入型就不会任意跑动，但嵌入型要居中需要点工具栏中的

或者通过按Ctrl+E居中快捷键，不能直接从里面选择居中。如

果想让文字环绕或者调整图片在任意位置就设为四周型。版式中还可以设置紧密型、衬于文字下放、浮于文字上方。图片复选框可以设置上下左右裁剪图片，设置图片的颜色、亮度和对比度等。

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图1.35设置图片格式对话框

1.3.8Word中插入组织结构图

在word中要做一些流程图或者组织结构图，可以直接点插入图示，打开如图1.36图示库对话框，选择图示类型，确定插入组织结构图，同时打开如图1.37所示组织结构图工具栏。

在结构图工具栏中，插入形状可以自己编辑组织结构的各层次关系。版式中可以选择组织结构的版式，选择可以选择组织结构中的某一部分。自动套用样式可以从图示样式库中选择样式。通过工具栏对组织结构图进行编辑完善。

制作流程图时，也可以通过word里的绘图工具，插入自选图形和插入流程线来自定义编辑。编辑好后再将插入的图形和流程线全部选中右键组合，将其组合在一起形成一个整体后就不会错乱。

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图1.36图示库对话框图1.37组织结构图

1.3.9Word中折页页码设置

对于实验报告、试卷等折页文件，一般都分成两栏，要求每栏都插入页码。按照平时直接插入页码只能插入该页的页码，对于插入栏的页码可通过插入域代

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码来设置。

通过视图页眉页脚或双击页眉页脚位置打开页眉页脚编辑状态，然后切换到第一页的页脚。对分两栏来说，可在与左栏合适位置输入“第｛=｛PAGE｝*2-1｝页”，在右栏的合适位置输入“第｛=｛PAGE｝*2｝页”。输入时先输“第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下Ctrl＋F9键，输入大括号“｛｝”。然后在大括号“｛｝”内外输入其他字符，完成后，分别选中“｛=｛PAGE｝*2-1｝”和“｛=｛PAGE｝*2｝”，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“更新域”，即可显示每页左右两栏的正确页码。

此方法可以进一步扩展，如对分三栏来说，将每栏“第页”之间的域代码修改为“｛=｛PAGE｝*3-2｝”、“｛=｛PAGE｝*3-1｝”和“｛=｛PAGE｝*3｝”。再按上面介绍的方法更新即可。N分栏则是“｛=｛PAGE｝*N-(N-1)｝”、“｛=｛PAGE｝*N-(N-2)｝”“｛=｛PAGE｝*N｝”，并要注意通过先将其选中，然后右击鼠标，选择快捷菜单中的“切换域代码”命令来更新域。

1.3.10毕业论文开题报告和任务书的打印

毕业论文开题报告是用A3双面打印，且一般只是一张纸，从中间折后向书本一样翻页。如果原稿是A3的刚好只在两页上就直接选择双面打印即可。但大多时候顾客带的原稿是A4的，这就需要通过一页2版缩放到A3上。开题报告分为三部分，一是封面，二是开题报告表格中的内容（一般两页），最后是开题报告填写要求，有时由于表格中的内容没调整好，一共有五页的话，就得把表格中没必要的换行删掉，往上调整表格单元格高度，还可以稍微调整行距，尽量调为4页，原稿是A3的就调为两页。

有些开题报告内容写得比较多，在4页A4纸或2页A3纸中实在放不下，就打印在两张A3纸上再装订。而如果原稿是在A3上的，由于A3里是分成两栏，打印超过2页的A3页面调整顺序很困难，所以需要将A3页面改成A4页面。在A4页面中只需在页面范围里输入页码顺序就可以调整页面的打印顺序。

先在页面设置纸张，将纸张改为A4，纸张方向改为横向，因为改变了纸张方向，原先的上下页边距就和左右页边距对换了，所以还需将上和左页边距、下和右页边距对换下。再把两栏改为1栏，这样原先A3的页面就改成A4页面。

如果A4页面为8页，就可以刚好缩放到2张A3上。如果超过4页但又不到8页，就可以在后面插入空白页凑成8页。

原稿是A3的刚好在2页上用1075打印只需选择向左翻页打印即可。原稿是A4的刚好是4页用1075打印，先在页码范围处输入打印顺序，如果原先的版面顺序是封面，接着是两个表格，最后一页是填写要求，打印时输入的页码顺序是“4,1,2,3”，这样打印出来从中间折后填写要求就在最后页面，中间是

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两个表格。也有少数人是选择将填写要求放在封面的背面，这样输入的页码顺序是“3,1,4,2”。总之打印的顺序会按照页面范围处输入的页码顺序打印，打印时根据原先版面顺序和顾客要求输入打印顺序。打印对话框每页的版数处选则2版，在按纸张类型缩放处选择A3纸，然后到属性里选择向左翻页打印即可。

原稿是A4且页数是8页的用1075打印，同样要先在页码范围里输入打印顺序，如果原先的版面顺序是对的，要调成拼页后的版面顺序，则打印第一张的顺序是“8,1,2,7”，第二张的顺序是“6,3,4,5”，也可以同时输入两张一起打印。选择一页2版缩放到A3上向左翻页打印。

1075双面打印还可以直接打印成小书册形式，对于A4原稿的开题报告，如果原先的版面是按顺序排好的，通过小书册打印就会自动把页面顺序改成翻页的顺序。原稿是A4的开题报告选择小书册打印在A3上时还要把不缩小的小书册选上，要不然会只是缩小打印在A4上。

如果用6300打印机打印开题报告，将A3纸放在中间进纸槽，把纸张类型改为A3。打印时打印对话框的设置和1075打印机一样，但还要在属性基本设定里将纸张改为横向，在便利功能选择两面，在翻页方向下拉列表中选择沿短边向左打印。

1.3.11毕业论文的打印

1．打印要求

毕业论文打印要求论文前置部分（即正文之前）一律用单面印刷，正文（绪论到结论）部分开始双面印刷，之后的单面起页双面印刷（不能跟在前面的背面打印）。毕业论文外封面需要打印在A3白色铜板纸上。一般先将正文打印，最后才打印封面。

2．论文打印顺序

论文一般都分为多节，如果直接在word里面打印，因不同的部分打印要求不同，需要在页码范围处选择页码分开打印。在输入页码范围时如前面介绍的还要注明是第几节第几页，详见前面介绍。先选择前置部分的页码范围单面打印，然后选择正文绪论到结论部分的页码范围进行双面打印，最后分别选择参考文献、致谢、附录等进行双面打印，将参考文献、致谢、附录等分开打印可以实现单面起页双面打印。

3．毕业论文封面打印

毕业论文的封面时用A4编辑的，需要打印在A3铜板纸上用于胶装。论文的封面要求没有页眉页脚（页眉横线和页码等），所以一般封面都单独分为一节（或设为首页不同），在打印封面时要注意看下封面上是否还有页眉页脚页码、横线，经常有人封面没有单独设置封面的页眉页脚。如果封面有页眉页脚，就在封面后

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面插入一个分节符，打开页眉页脚编辑栏，切换到第二节，把链接到前一个去掉，再切换回第一节，将页眉和页码删掉，如果页眉上的横线还在，将光标放在页眉上，打开格式样式和格式清除格式，就可以把横线去掉。

本科论文封面上的“HUNANUNIVERSITY”为Italic字体一号加粗。有些人把它也同正文设为了TimesNewRoman字体，就需要改过来。

打印时习惯在封面前面插入一张空白页，这样才能将封面打印在A3纸的右边。将光标定在封面的最前面，插入分隔符分页符确定即可在封面前面插入空白页。原先的文档封面后面不分节而是通过设置首页不同来设置页眉页脚的，开始看的时候封面上没有页眉页脚，但在前面插入空白页后封面上就会添加上了页脚，所以在插入空白页打印前还要看下封面上是否有页眉页脚，有的话就删除在打印。

打印封面时要输入页码范围，注意看下左下角状态栏显示的是第几节第几页，一般文档设置的起始页码是1，就只需在页码范围输入p1s1-p2s1（记得一定要注明是第几节第几页，如果单输入1-2则每一节的1-2页都打印出来）。但也有些文档设置的起始页是0，所以在输入页码范围时就得是p0s1-p1s1。在打印对话框缩放的每页版数里选择2版，按纸张大小缩放选择A3纸确定打印即可。如果是用6300打印机打印，还需要设为横线，前面打印开题报告处有详细介绍。

也可以不在封面前插入空白页，打印时页码范围只选择封面那页，在打印对话框选项里选择逆序打印，同样选择一页两版缩放到A3上打印即可。这样打印出来封面也会在A3纸的右边，但是这样选择了逆序打印容易忘了把逆序打印去掉，造成后面打印都变成逆序，所以最好不用这方法。还有一种方法是在打印机属性设置，打印对话框页码范围里选择封面那一页，点击属性到打印机里设置每页两版，选择排列方式为从右到左，纸张选择A3纸。这样在打印对话框缩放处就不需要选择，也不需要选择逆序打印就可以实现将封面打印在右边。

4．打印常出现的错误

封面打印容易将页眉页脚也打印上，前面已详述不要再出错。

正文打印出错。硕士和本科论文的正文部分都设为奇偶页不同，有些人自己排版时习惯也把第二节（正文前置部分）也设为奇偶页不同，如果将第二节设为奇偶页不同，而第二节的总页数又是奇数页，在打印预览状态下可以看到第二节后面还跟着一页空白页。如果直接按照页码范围输入打印第三节正文部分，跟在第二节后面的空白页也会插在正文前面打印，这样正文的页码顺序就全错了。如果第一节（封面）页设为奇偶页不同，在打印第二节时也会出现打印出空白页，但第二节要求单面打印，只需将空白页抽出来即可。

解决办法：在打印正文前，先点击打印预览看下正文前是否跟着空白页，如果跟有空白页，将第二节增加一页总页数变成偶数页或者将第二节的奇偶页不同

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去掉，这样在预览状态下正文前面就没有空白页，就不会出现这样的打印错误。

目录打印出错。对于自动索引出来的目录，目录有超链接与正文对应，但如果目录索引出来后，对应正文中的部分有变化，在打印时页码处就会出现如图1.38所示的错误。

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图1.38目录打印出现错误

解决办法：1.将光标放到目录上右键更新域更新整个目录，更新后目录与正对对应就不会出现错误，但更新整个目录后目录的格式可能会发生变化需要重新调。2.去掉超链接。有些人要求就按原先的打印出来，就可以不更新直接去掉超链接再打印。但因为之前已经打印了，现在页面中已经显示了错误，不要保存文件关闭重新打开。重新打开显示是正常的，选中整个目录，按住Ctrl+6去掉超链接，但这样目录字体颜色变成蓝色并且加上了下划线，再Ctrl+u或者点工具栏中的将下划线去掉，点击后打印就不会出现错误。

5．将word转成PDF文件打印

直接通过word打印，在页码范围处输入第几节第几页比较麻烦，PDF中没有节的概念，将word转成PDF输入打印范围时就可以单输入页码，而且也不会出现打印错误。

Wps或者10以上版本的word可以直接通过另存为输出PDF格式。03和07版本的word要转成PDF需要装dopdf打印机，通过dopdf虚拟打印机输出PDF格式。但是PDF不能编辑，在转成PDF前要先在word里将格式调好。

转成PDF后的打印在后面PDF打印中再详细介绍，特别是关于封面打印。

下拉颜色中的黑色将字体改为黑色。去掉超链接

1.3.12胶装A4不同翻页书本封面的编辑和打印

1．沿长边向左翻页封面

制作部门材料的封面，直接用A4原稿编辑。顶头输入材料名称，将字体调到合适大小，一般设置段前段后间距各1行，居中对齐。中间插入湖大校徽，调整校徽的合适大小并居中，选中校徽右键图片，一般颜色选为灰度，亮度设为85%，对比度设为75%，下面再署名和日期。打印时同毕业论文封面一样只需在前面插入空白页选择每页两版缩放到A3上。

如果还要制作封面的书脊，则要用A3原稿编辑。将纸张大小改为A3，方向

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改为横向，分成两栏，在右边区域编辑封面。书脊通过插入一个竖排文本框来定位，把文本框的线隐藏掉，调整好文本框的位置，书脊的位置要根据胶装本子的厚度调整，本子较薄就偏向右边点。编辑好后直接打印即可。

2．沿长边向上翻页封面

一些值班记录本是横向的，胶装时需要沿长边向上翻页。用A3原稿编辑，纸张方向为纵向，将上页边距改为23.54cm，其他页边距用默认值，这样版心就和A4横向页面版心一样，在版心编辑好封面打印即可。

3．沿短边向上翻页封面

用A3原稿编辑，纸张方向设为为纵向，将上页边距设为14.84cm，左页边距设为11.87cm，其他页边距用默认值，这样版心大小就和A4纵向页面版心一样，在版心编辑好封面打印即可。胶装好后再把左边距多余的封面边切掉，背面没完全包住也没事。

4．沿短边向左翻页封面

沿短边向左翻页同沿短边向上翻页类似，只是纸张方向不一样。用A3原稿编辑，纸张方向设为横向，左页边距设为15.47cm，下页边距设为11.87cm，其他页边距用默认值。这样版心大小就和A4横向页面版心一样，在版心编辑好封面打印即可。胶装好后再把下边距多余的封面边切掉，背面没完全包住也没事。

1.3.13默认打印机的设置

开始打印机和传真机，打开打印机和传真机窗口，选中要设的打印机，右键设为默认打印机，就将该打印机设为默认打印机，默认打印机图标上就会有个勾。

右键打印机首选项还可以进行其他设置。一般将1075打印机设为默认打印机，而打印机首选项里单/双面打印默认设为单面打印。如果要双面打印多个文档，就只需在打印首选项里选择向左翻页，这样默认的就是双面打印了。打印完后要记得改为原先默认的单面打印。

若双击打印机图标，可以打开打印机窗口，在打印机名称后面会显示打印机状态（脱机、暂停、预热、机盖打开等等），打印机选项里也可以将打印机设为默认打印机，设置打印首选项，暂停打印，点击属性还可以在里面打印测试页等，同时可以看到正在进行中的任务。在任务还没发送完的时候，在状态栏右下角也可以看到打印机图标，点击也可以打开打印机窗口，有时需要取消打印任务就可以打开打印机窗口将未发送的任务取消。若是已经发送到1075上的任务，重启或者按printer键取消。若是一个任务通过1075打印发送到了并打印出来一部分，突然脱机了，而打印机窗口显示任务还在，如果重启打印机，该任务会重新发送，也就是之前已经打印出来的又会重新打印，为了不浪费纸张先将任务取消了再重

1启。

1

第2章Excel的编辑及打印

2345

2.1Excel的常用编辑

2.1.1单元格格式里的相关设置

右键设置单元格格式或格式单元格，打开如图2.1所示单元格格式对话框。

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图2.1单元格格式对话框

在数字复选框中，可选设置单元格中数字的类型，如图2.1所示。要在单元格中输入身份证号码或者其他比较长的数字串时，先将数字类型改为文本格式（或者在输入数字前打上单引号），否则excel会自动以科学计数法的形式显示。在数值选项里还可以设置保留小数点的位数。

在对齐复选框中，如图2.2所示，可以设置文字的水平和垂直对齐方式，文本控制可设置自动换行、缩小字体填充、合并单元格（在工具栏的

图标可快速

合并单元格并居中）等。设为自动换行后，单元格中内容会根据列宽的来换行，只要行高足够或者设为最合适行高，单元格的内容就会显示完全。在右边的指针中还可以设置任意的文字方向。

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图2.2单元格格式对齐复选框

在字体复选框中可以对字体进行相关设置。

在边框复选框中，如图2.3所示，可以设置边框线样式，设置哪些边显示边框等。（工具栏中的

图标下拉可以快速给单元格加框）

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图2.3单元格边框复选框

在图案复选框中可以选择单元格的填充颜色或去掉单元格的填充颜色。

2.1.2设置行高列宽

Excel中行高和列宽没设置好，内容多的时候就可能出现显示不完全。在打印的时候也常需要调整行高和列宽，将整个版面调到一页纸上。

设置行高：从左边行号中选择要设置的行，右键行高，输入行高大小即可，

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也可以在格式行行高设置。如果设置了自动换行，点格式行最适合的行高，可以根据内容设置合适的行高。或将光标放到行号处上下两行之间即光标变成上下两个箭头的位置双击，也可以根据文本内容自动设置合适的行高。

设置列宽：选中要设置的列号，右键列宽，输入列宽大小即可，也可以在格式列列宽中设置，格式列还可以设置最适合列宽和标准列宽。或将光标放到列号处左右两列之间即光标变成左右两个箭头的位置双击，就可以根据文本自动设置合适的列宽。

2.1.3插入/删除行/列或单元格

插入/删除行：将光标定在左列行号上选中一行或某个单元格，单击右键插入/删除，则在该行的上方插入了一行/删除该行。

插入/删除列：相似于插入/删除行。

插入/删除单元格：选中要增加单元格的位置，点击右键单元格下移或单元格右移；删除的话选中要删除的单元格，点击右键，选择单元格上移或单元格左移即可。

2.1.4单元格中字体字号的相关设置

字体类型和字体大小以及其他相关设置在顶部工具栏中可以设置，或者选中要设置的文字，通过格式字体打开字体设置窗口进行设置，excel中不能像word一样用快捷键放大缩小字体。

对于个别单元格内容比较多，需要自动缩小字体放在单元格里，可以通过单元格格式对齐，把文本控制处的缩小字体填充勾上。

2.1.5单元格中强制换行

在word中要换行的话直接敲回车键即可，但是在Excel中敲回车键光标就移动到竖直方向的下一个单元格，如果要在excel单元格中换行，只需按住Alt键并回车就可以在单元格中强制换行了。

2.1.6光标快速移动到下一个单元格

在输入过程中，完成一个单元格的输入后想让光标快速移动到下一个单元格，如果用鼠标点击的话感觉不太方便，可以通过键盘上的上下左右键来移动，或者是，水平方向上按Tab键向右移动，竖直方向上按回车键向下移动。

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2.2Excel的打印

Excel的显示不像word里那样以页面形式显示，而大多情况下顾客拿过来的

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Excel是没有调整好的，所以在打印之前必须先预览，看是否合理分布在页面上。按住Ctrl+p打开如图2.4所示打印预览对话框。

Excel选择打印多份时不会默认逐份打印，所以还要手动将逐份打印复选框选上。

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图2.5打印预览工具栏图2.4Excel打印对话框

2.2.1打印预览及相关设置

Excel201*在工具栏上点

图标进入打印预览界面，或者从文件打印预览，

或者点打印对话框的预览打开打印预览。打印预览界面以页面形式显示，顶部有几个工具栏选项，如图2.5所示。在左下角状态栏显示第几页共有多少页，鼠标单击下会放大，滚动会切换到下一页。打印时注意查看预览的页面情况，如果有问题就调整页面设置或回到普通视图调整行高列宽等。

在打印预览状态下点击设置进入页面设置对话框，或者从文件页面设置打开页面设置对话框，如图2.6所示。在页面复选框中可以选择纸张的方向、缩放比例、纸张大小等。打印时根据页面分布情况选择纸张方向。如果通过分页预览拉动页面将页面放到一页纸上，这里的缩放比例会自动缩小。

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图2.6Excel页面设置

在页边距复选框中，如图2.7所示。可以输入页边距的大小，上下左右最小值都可设为0，页眉页脚的值也可改小，一般都需要选择水平居中。

在页眉/页脚复选框中，如图2.8所示。可以设置打印的页眉页脚，页眉页脚在普通视图中不显示，只有在打印预览中才可以看到。页眉页脚可以从下拉列表中选择原有的样式或自定义。一般用页眉添加标题，页脚插入页码。

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图2.7页边距设置

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图2.8页眉页脚设置

从打印预览设置打开的工作表不能编辑，从文件页面设置工作表打开才可以编辑。工作表对话框如图2.9所示。工作表中可以设置打印区域，点击打印区域后面的

图标回到普通视图选择打印区域。工作表中可以设定顶端标题行

图标，回到普通视图选择要设置成顶端

或左端标题列，通过单击标题行后面的

标题的行，可以是多行。设成标题行后在打印预览里面可以看到每张页面前面都会重复出现标题行，标题列也一样。在工作表中还可以设置页面的打印顺序，一般默认的是先上下后左右。

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图2.9工作表编辑对话框

点击页边距则可以在预览界面通过鼠标拉动来调整也边距。

点击分页预览，回到分页预览界面，分页预览界面与普通界面的区别是显示

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出每一页的范围，并且出现水印显示是第几页，但这水印是不会打印出来的。分页预览视图也可以从视图里打开，从视图里可以进行分页预览视图与普通视图之间的切换。分页预览视图显示的页面分隔线可以通过鼠标拉动调整，若把范围拉大则相当于例缩小打印比例，在页面设置的缩放比例里可以看到显示的比例。若要改为原来的状态，到页面设置里将缩放比例设为100%即可。

如果打开的excel文档页面没有排好，则先通过设置纸张方向，页边距，调整合适的行高列宽，如果还不行再分页预览进行缩放打印。打开打印预览后要看下单元格中的文字是否显示完全，经常会因列宽不够大数字以科学计数法法显示或文字没有显示完。

2.2.2设置打印区域

有时在一个excel中只需要打印其中的一部分，或者是一个excel表中不同的部分要分开打，而之前有没有把不同的部分分页设置好，如果再分别调整每一部分到分开的页面上相当麻烦，但我们可以通过设置打印区域来分开打印。前面介绍在工作表中可以设置打印区域。也可以通过另外一种途径设置打印区域。

选中要打印的内容，通过文件打印区域，点击设置打印区域，即可将选中的部分设为打印区域，此时打开打印预览就只会显示设为打印区域的内容，其他的内容不会出现。如果要将表格中一个班级的内容打印在一张纸上，我们就可以先选择第一个班级的内容设为打印区域，通过打印预览调整好之后打印，然后再选中第二个班级的内容设为打印区域，依次这样打印。或者直接选中要打印的内容，打开打印对话框，在打印内容选择选定区域。如果想返回到打印区域为整个excel表格中的内容，则点击文件打印区域取消打印区域即可。

07版的打印区域在页面布局里。

1

第3章PPT/PDF/CAD和图片的打印

2345

3.1PPT的打印

3.1.1打印设置

打开PPT，按住Ctrl+p打开如图3.1所示打印对话框。在打印对话框中可以选择打印范围、打印内容、颜色、打印份数、幻灯片加框等。

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图3.1PPT打印对话框

PPT打印一般都选择把几张PPT合并到一页纸上，这可以通过两种方式打印，一种是通过讲义打印，另一种是通过属性选择缩放版数，直接通过幻灯片打印。

讲义打印：在打印窗口中，选择打印机，在属性里设置正反面，选择纸张方向，确定回到打印窗口，设置打印范围（默认是全部），打印内容选讲义，右边选择每页幻灯片数，颜色选择纯黑白，选择讲义打印幻灯片会自动加框了，根据纸张大小调整可选可不选。打开打印预览，打印预览会显示一页上放了几版，注意看下背景是不是白色的，公式是否正常显示，文字是否显示完全等。若背景是黑的或者有其他不必要的母版背景，则忽略母版背景再打印。有些白色的字体通过纯黑白打印显示不出来，则需要选择颜色或灰度打印，但这样比较费墨。设置好后确定打印。注意的是选择讲义打印在机器属性里就不要在选择每页放几版，若再选了则重复缩放。

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幻灯片打印：在打印窗口中选择打印机，在属性里设置正反面，选择纸张方向（6版默认都为纵向，9版默认都为横向），选择一张纸上放置的版数，确定回到打印窗口，设置打印范围，打印内容是幻灯片，颜色选纯黑白，在幻灯片加框前勾上。同样要打开打印预览看下，但这样打印预览看到的只是一张幻灯片，打印时打印机会自动拼页。若没问题确定打印。

讲义和幻灯片打印的区别：讲义打印是通过软件自带的打印窗口设置，通过讲义打印会自动加框，在预览的时候可以看到几张幻灯片放在一张纸上，而且打印出来机器还会自动生成页码，但在每张纸上放同样的版数通过讲义打印要比幻灯片打印小，每张纸放置6版大小比幻灯片打印稍微小些，但每张纸放9版就比幻灯片打印小得多，所以打印每每页9版时必须选择幻灯片打印。讲义里每张的放的版数只能是1、2、3、4、6、9。而属性里是通过打印机来设置，不同的打印机属性里的选项不同，6300打印机和佳能打印机属性里可以选择在每页8版，而理光1075就不能放8版。通过幻灯片打印需要手动给幻灯片加框，而且预览的时候只看到一张PPT，打印时打印机再自动拼页。

有时顾客拿过来的PPT文件一打开就自动播放，按Ctrl+p也不能打开打印对话框，按Esc键就直接关闭。这是因为该PPT的扩展名是pps格式，pps格式打开后会自动播放。如果要打印，需要将扩展名改为ppt。选中文件重命名，把文件的扩展名改为ppt即可。但如果文件扩展名隐藏了，需要先将扩展名显示出来才能改。打开我的电脑工具文件夹选项查看，在文件和文件夹下，将隐藏已知文件类型的扩张名前的勾去掉，就显示文件的扩展名了。显示文件扩展名，在重命名文件的时候还有在后面加上扩展名，不然就不能识别该文件的格式。所以在一般情况下都把已知文件类型的扩展名隐藏掉。

打印多个PPT文件时，如果打印完一个就关掉，那每打印一个都要到属性里设置比较麻烦。我们打完一个后可以留一个不要关，将其最小化，打开另外一个相同版本的PPT时属性里的设置就和之前打印的设置一样，不需要重新设置。这样就快好多。打印ppt一般选择每页6版，打印前一定要记得选择，要不然一张PPT一页打印就哗啦啦的浪费了。

有时候用07版的PPT打开文件，打印时数据传输很慢，改用WPS打开传就比较快。

如果想用1075打印机打印每页8版，可先将PPT通过dopdf虚拟打印机转成PDF格式，然后运用PDF的自定义放置多页设置打印8版。

3.1.2忽略母版背景

前面提到打印PPT前要在纯黑白下预览，如果有模板背景，打印出来费墨且不美观，需要忽略模板背景。在幻灯片普通视图中右键（不要文本框内）背景，

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弹出如图3.2所示背景对话框，选择忽略模板背景图形，点击应用全部，这样普通视图的背景可能还有颜色，但通过纯黑白预览就看不到背景颜色了。

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图3.2幻灯片背景

3.1.3插入编号

在打印PPT时，如果选择幻灯片打印不会自动生成页码，为了方便打印出来后整理，可以对幻灯片进行编号。点击插入幻灯片编号，在页眉页脚对话框中的幻灯片编号前打上勾，然后点击全部应用即可。

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3.2PDF/CAJ的打印技巧

网上的很多资料是PDF格式，PDF是类似于图片格式，不能编辑格式，安全性高，而且占的内存小。打开DF文件，上端工具栏会显示页面所在的页码和总共的页数，按Ctrl+p打开打印对话框（如果文件设置了密保保护不允许打印则打不开打印对话框，但有专门的PDF解密软件，解密后就可以打印），如图3.3所示。不同的PDF阅读器的打印对话框有所区别。

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图3.3PDF打印对话框

打印时先在打印对话框选择打印机，打印多份可以在份数那点击往上加，后面会出现逐份打印复选框，选择逐份打印，如果直接输入打印份数，就不会出现逐份打印复选框。

可在页面处输入要打印的页码范围，输入的页码以顶端状态栏显示的为准。页码范围可以识别罗马数字，有些电子版的PDF书籍前置部分的页码是罗马数字的，如果要选择打印，在页码范围处要输入状态栏显示的罗马数字。PDF页码范围不识别中文的逗号。

在更多选项下拉中，还可以选择只打奇数页/偶数页、逆序打印等设置。调整页面大小和处理页面可选择大小、海报、多页、小册子等选项。PDF一般是由word或PPT转化过来的，由word转化过来的PDF选择大小打印，大小下面还可以选择适合、实际大小、缩小过大的页面、自定义比例等，打印时一般选择适合或缩小过大的页面，还可以根据打印预览效果来切换，要确保能完全显示出页面内容。如果选择的打印机可以进行双面打印，则在打印对话框下面就有双面打印复选框，还可以切换纸张方向，或者到属性里选择。一般由word转化成的PDF页面是A4的，但有些试卷是B4或其他纸张，要想缩放打印到A4上，打开属性纸张文件尺寸，将文件尺寸改为A4再打印即可，若是CAD图转成的PDF需要打印在Ａ３纸上，同样方法将文件尺寸改为A3再打印即可。

如果是由PPT转化过来的PDF，可以在PDF打印对话框选择多页在一页纸上放置多版，或者自定义放置几张。这里的放置多页和属性里通过打印机设置是一样的，但1075打印机属性设置里没有每页放8个的选项，而PDF打印对话框

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放置多页就可以自定义放置8张。选择多页打印下面会有给打印页面加框的复选框。

PDF打印对话框可以直接选择小册子打印，与1075双面里设置小册子打印的功能一样，若想打印不缩小的小册子，将纸张大小改为原来的两倍即可。

在属性里设置正反面，注意的是，特别是在一张纸上放两版时，有时选择向左翻页打出来却是向上翻，所以打印时书本比较多时要注意看下，在不确定的情况下先打印一张看下翻页是否对再打。

关于PDF，有专门的PDF转化成Word的软件，转化成Word文本后就可以编辑，但转成word后格式会发生很大的变化。如果是图片转成的PDF，转成Word后在Word中还是图片的形式就不能编辑。Word要转化成PDF，office03没有直接转化的功能需要通过安装虚拟打印虚拟打印输出的PDF格式（doPDF打印机），office201*或WPS可直接另存为输出PDF格式。

前面推荐将毕业论文转成PDF后打印。因为PDF没有节的感念，对于毕业论文各个部分分开打印，转成PDF后只需要输入PDF显示的页码范围，就减少通过word打印输入页码的麻烦。并且转成PDF算是一次打印，如果打印有什么问题PDF中也可以看到。Word中设置了奇偶页不同，转成PDF后跟在后面的空白页会在单独的一页，打印时不选择该空白页就不会出现正文打印页码错乱的错误。

通过PDF打印毕业论文封面，如果在word中封面前插入了空白页再转成PDF，打印时选择1-2页，选择多页打印，自定义页数为2×1，将页面改为横向，然后再属性里将纸张大小改为A3打印即可。或者也可以在打印机属性里选择一页两版，纸张文件尺寸设为A3打印到A3纸上。

如果转成的PDF封面前面没有空白页，打印时只选择封面那页，同样选择多页打印，自定义页数为2×1，将页面改为横向，在页面顺序下拉选项中选择横向反序，将纸张设为A3即可。

CAJ文件打印对话框如图3.4所示，打印时一般只需选择打印范围，正反面打印即可。

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