最有价值的给老板的月工作总结
从今天起每月给老板送一份礼物：就是给老板写一封信，信的结构如下：1称呼与祝福
2本人上个月做的比较好的N个方面事3本人上个月需要提升的N个事宜需提高事具体措期限宜123施自我承诺4本人的六大优点是：……本人两大缺点。我保证我的这两个缺点的改进方案如下：缺点改进措改进期限自我承施12诺5、本部门本人下个月的工作计划如下：计划123措施期限自我承诺6、本人给公司提出下列建议：建议建议措建议期限我愿意承施担的那一部分是什么1237、我们的同行上个月做了些什么，下个月还要干什么，消化他们我提出的建议是：建议措施期限自我承诺1238、我们这个行业下一步的发展走势之我见9、上个月我学习收获是什么：智慧点分解点案例具体措施12310、下个月我的学习计划是：学什么耗时多预算费用收获几个长时间点12311、我最想对公司说的三句话是什么12、上个月对我帮助最大的五个人是谁（复印一份把原件寄走，将复印件终生保留）落款、签名、画押
扩展阅读：做好PPT,让你的汇报更具价值
做好PPT，让你的汇报更具价值
【编者按】
PPT是微软公司出品的办公软件PowerPoint的简称，是近年来应用十分广泛的演示文稿制作软件。利用PPT形式来撰写演示材料，并通过现场解说来宣导或汇报单项或多项工作，已成为公司内部特别是行政办公渠道工作人员采用最多的方法之一。
201*年7月，应集团公司行政人事部和战略企划部邀请，麦肯锡公司咨询专家盛海诺先生先后两次为集团公司员工开设讲座，传授如何利用PPT来向上级汇报工作。他的演讲重点突出、简明扼要，具有较强的借鉴价值，对我们利用PPT来提高工作效率、增强汇报效果都具有很好的启示作用。为了帮助公司内部员工更好地利用PPT，本报特辟此专栏，把盛海诺的讲课内容整理成文，供大家分享。
心态篇
换位思考：假如我是领导
制作用于向领导汇报工作的PPT之前，不要只从自身去考虑问题，考虑你能够提供什么，你想怎么汇报，而是要改变“以我为主”的习惯性思维方式，要明白你的受众是领导，要认真地思考坐在你面前的领导花了时间来听你的汇报，他们到底想了解什么，哪些内容能够给他们带来价值。只有清楚领导关心的关键问题是什么，才能使你的汇报百发百中。
只有一分钟时间
汇报要切中要害，抓住关键，并给自己以紧迫感，力争在最短的时间内说明你最想要表达的主题。无论你的汇报时间有多长，都要尝试设想一下，如果只给你一分钟的时间，你应当从哪里开始，说哪几个重点，又应当到哪里结束。不妨设想一下自己正在参加一个“电梯测试”：你在楼顶与领导一起乘电梯下楼，到楼底将与领导分手告别。在电梯运行的这段时间内，你必须汇报完一件事情，完整而没有遗漏。你能做得到吗？
明确目的
永远也不要忘了我们向领导汇报的目的是什么？PPT是一种演示文件，我们要通过它来介绍情况、反映问题、提出思路，并最终达到解决问题的目的。如果我们只是满足于演示PPT文件，却并不围绕最终要解决的问题，结果必然使汇报材料支离破碎，使汇报成为一场纯粹的幻灯片演示，这于工作无益。如果在汇报前你并不明确本次汇报的目的，建议你不如暂时先不要汇报。
给领导时间
用PPT形式汇报工作之前，一定要提前（一般三天以上）完成汇报材料并发给领导，以便领导能有时间事先准备。如有可能，可以事先与主要领导取得沟通。通过这样的沟通，既可以了解领导关心的关键问题在哪里，便于对PPT作及时的充实与修改，还可以使领导对你汇报的内容事先有大概的了解。内容篇
做好开场白
借用PPT演示来汇报工作时，首先要做好开场白。开场白可以围绕“4P”来进行（图一）：
（图一）
Purpose（目的）告知领导我们为什么聚在这里；帮助领导尽快将你的汇报与他熟悉的背景相联系。
Payoff（收获）告知领导他们可以从你的汇报中得到什么，以及你希望从领导那里得到什么指示。
Preview（概述）把汇报内容概括地呈现在一页纸上，并用最短的时间介绍你所做报告的框架，通过“一页纸、一分钟”让领导明白你的全部要点。
Process（流程）简要说明汇报包括哪几个部分，每一部分大概需要多长时间；并说明何时接受领导提问，供大家讨论的时间安排在哪一部分。
从结论着手（金字塔原则）
领导不希望听到怎样的汇报？我们来看这样一个事例：
“为您在预定旅馆会议用房出了问题。现在我只能预定周二及周三晚间的客房，因为周一晚间该旅馆已经客满。我已尝试了其他几家旅馆，但是因正举办电子交易会而一无所获。根据夏季时刻表，周二上午有个9：30的航班。到达时间为当地时间10：30。由于会议在中午举行，而从机场到会场的路程只需1小时左右，因此您仍然可准时到达。旅行社已为您预定了座位，以防万一。顺便问一下：您的结婚周年纪念日不是正好在周一吗？”
在上述例子中，领导能够明白你想告诉他什么吗？领导知道他应该做什么吗？
这是汇报者往往容易犯的错误：不厌其烦地向领导汇报工作的过程，以表明自己做了大量的工作，而没有马上让领导了解他真正关心的部分。有效的汇报必须让领导立刻明白主要的建议方案。我们可以比较一下提出建议方案的两种路径，孰优孰劣一目了然（图二）。图二图三
从汇报材料结构到具体汇报的语言使用，我们必须有意识地使用金字塔原则实现自上而下的沟通。
金字塔中的论据需要满足MECE原则（MutuallyExclusive,CollectivelyExhaustive），即“相互独立，统一完整”原则（图三）。这是麦肯锡思维过程的一条基本准则。“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的，“完全穷尽”则意味着全面、周密。对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏地分类，而且能够借此有效地把握问题的核心，并快捷地找到解决问题的方案。
根据目的设计故事（ACCA概念）
最为成功的汇报方式是根据具体情况向领导讲述一个故事，这种“讲故事”式的汇报不仅会使汇报更加生动有趣，而且能更有针对性地打动领导，收到实效。我们可以使用ACCA概念来分析听众对汇报内容可能的反应，并确定说故事的重点和次序。ACCA即Aware（意识）、Conviction（信念）、Courage（勇气）、Action（行动）四个方面。对没有意识到问题的存在的听众，我们采取的沟通方式首先应当表述情况，通过提供数据、详细地举例、对比等手法，让听众意识到问题的重要性；对已经意识到问题的存在，但是不确认自己能否解决问题的听众，我们要直接提供解决方案，并给出理由，还可以比较其他方案，并排除不可行的；对缺乏勇气去解决问题的受众，我们要为他们建立良好的愿景，强调收益，加强价值宣传，并解释如何排除障碍，给出激励措施；对缺乏行动方向、不知道下一步应当怎么做的听众，我们详细描述下一步应当怎么做，向他们传达信息和热情。对于不同风格的领导，讲故事的方式也有所不同。一般“经理型”和“领袖型”听众对于故事的期望重点不尽相同。前者对故事的关注重点在于过程，后者对故事的关注重点首先在于未来的结果，然后才会回过头来关注导致这一结果的过程（图四）。图四图五
基于对听众类型的分析，考虑使用如下几种常用的“故事线”。
举例说明：如果我们选择第三种“故事线”来向集团经管会汇报“集团客户生命周期管理战略规划”这个内容。我们会采取的步骤是：为什么：
1.夯实战略基石：客户生命周期管理是公司实现战略愿景和企业价值的基石。
2.实现集团优势：客户资源的统筹是建立集团化优势的关键抓手。3.创造业务价值：初步估计每年可创176亿元保费收入；产险3.4亿元额外利润；寿险10.6亿元额外新业务价值。做什么：
1.明确客户资源权属：所有权、管理权、使用权归属清晰，资源共享机制有效。
2.提升客户数据质量：明确数据管理职能区分；建立数据质量督导体系和管控流程。
3.挖掘存量客户价值：围绕存量客户增收节支制定各项举措并进行优先排序。
怎么做：
1.集约化的治理模式：组建集团及子公司客户关系管理体系，各司其职。2.以项目方式全力推进：成立集团客户生命周期管理项目组统一规划、统筹及监控；分集团、产险、寿险三个项目模块分头执行具体项目。3.合理投入资源：作为集团一项重要战略专项投入，第一阶段直接投入0.33亿元。
4.分阶段推进重点工作：围绕“战略牵引、流程驱动、IT支撑”三个阶段推进。
准备简单清楚的材料
1.把你的故事呈现出来。一旦你有了一个故事，接下来就是要通过PPT把它呈现出来。这里介绍一种咨询公司经常使用的“故事板方法”，即在纸上或白板上依次写出你的故事中每一步的关键信息作为抬头，并简单画出表达这一信息的PPT结构（图五）。这样你就可以在较短时间内准备一个有统一抬头的故事板，使他们连接成一个有说服力的故事，用来一目了然地描绘出你的论据的整体框架。
建议大家在具体做PPT每一页之前花一些时间画一下故事板，并听取领导对故事板的意见，有可能的话可以跟布置任务的领导一起做这项工作。这样能更有效率地确保结构的正确性，并充分了解领导的思路。2.使用简单清晰的图表。这一步要做到：每页一个清晰的信息（图六）；选择正确的图形说话（图七）；格式上要简单、统一；文字越少越好。例如：用时间序列柱状图来说明某公司新业务价值增长率自6月以来持续低于28%的目标值（图八）；用饼图及柱状图来说明某公司车险是应收保费最大组成部分，其次为企财险和工程险（图九）。
3.制作PPT的一些基本的标准：一是标题字体一致，二是正文字体大小要一致，三是使用统一颜色的模板，四是尽量只使用一种结构（图十）。
图六图七
图八图九
图十图十一
技巧篇
说故事，不要被材料“绑架”
使用PPT汇报工作，很容易走入一个误区，那就是照着材料来阅读，这种被材料牵着鼻子走的做法，只能使汇报变得越来越枯燥无味。正确的做法是说你准备好的故事，让PPT变成在背景中支持你故事的工具。说好故事需要注意以下几点：一是使用平实的语言，采用娓娓道来的方式抓住领导的注意力，使汇报人性化；二是使用具体的名字、地点、时间及其他细节，使领导能够与其过往经验相联系，使汇报个性化；三是对于概念性较强的内容，需要足够的事例，帮助领导理解你要讲的内容，但无需太多的细节。回答问题，而不是解决所有问题
我们在汇报过程中或结束后往往需要回答领导的各种问题。回答好问题的重要性不亚于做好汇报本身。这里我们应当考虑以下几个方面:
首先，在汇报之前，要充分了解并准备回答领导可能提出的问题。这方面可以从这些角度来考虑：领导了解哪些背景及现状？发生了哪些情况可能触发领导脑中的问题？领导希望得到怎样程度的回答？我的回答如何与汇报的主题相联系？
其次，当领导提出问题时，要使用高度归纳的语言，并举例加以佐证。这方面，首先要对问题作出正面回答，要通过完整的句子和高度归纳的措辞，旗帜鲜明地表达自己的观点；其次，要使用“第一、第二”的方式，使自己的阐述更有层次和条理（一般不少于3个）；如有需要，告知领导相关事实在汇报材料中的位置，并加以简要说明。
最后，需要特别注意的是，不要尝试“完美”地回答或解决一切问题。在汇报过程中，提出问题比解决问题更为重要。无法解决的问题，留待日后跟进。注重声形并茂
有研究表明，汇报者影响听众的途径55%靠视觉印象，38%靠声音，只有7%靠内容。可见，信息的传递往往比信息内容本身更为重要。这表明，本身质量欠佳的内容，如能通过有说服力的方式传递给听众，往往会比未能很好传递的“优质”内容产生更大的影响。
汇报过程中信息的传递主要受到声音、姿势、听众互动和手势四个方面的影响（图十一）。声音要洪亮，语调、语速要适中，用词要贴切；在讲台上最好保持站立状态，双脚与肩同宽，尽量面对观众；多创造一些互动机会，与听众实现互动交流；面部表情要随着汇报内容的变化而变化，适当地做些手势。汇报前再思考以下问题大有益处
汇报的目的是什么？领导希望得到什么？我希望得到什么？如果出版我的汇报内容，标题是什么？100字的概要怎么写？
领导对汇报内容可能的反应处于ACCA哪个阶段？我相应的重点和次序是什么？
材料中的图表及文字结构是否合理？如果脱稿，我能否抓住要点完成汇报？领导可能问什么问题？我该如何回答？（盛海诺授课，徐维礼采访整理）
（全文分上、中、下三期分别在《太平洋保险》第617、618、619期刊出，出版日期分别为201*年7月23、30日和8月6日，请查阅）
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