我国外贸单证员业务工作中存在问题业务素质提高论文
我国外贸单证员业务工作中存在问题及业务素质提高
【摘要】国际贸易通常是以单证为媒介、通过单证的交接和传递实现的，单证工作贯穿于进出口合同履行的全过程。外贸单证员以外贸单证处理为核心，其素质直接影响外贸企业整体的工作质量。本文从外贸单证员工作的基本要求着手，分析了现在我国外贸单证员业务工作中存在的问题及其影响，并对其业务素质的提高提出相应的建议。
【关键词】外贸单证员；基本要求；存在问题；业务素质一、外贸单证员工作的基本要求
（一）外贸单证员必须具备相关的专业知识和专业技能1.了解、掌握我国对外贸易的有关方针、政策和法律。例如我国对进出口商品有相应的《货物进出口惯例》规定，对一部分货物实行限制进出口，主要有配额管理和许可证管理两种方式，外贸单证员就需要知道自己公司的进出口商品是否受到相应的管制，并辅助外贸业务员办理相应的单证手续。
2.掌握国际贸易理论和实务的基础知识。例如有关普惠制（gsp）的相关理论知识，由于普惠制涉及到将来的关税优惠，外贸单证员就应该熟知世界上有哪些发达国家至今还给予中国向其出口的制成品、半制成品等关税优惠。
3.掌握本行业外贸进出口业务流程、单证缮制和相应时间期限的要求。外贸单证工作是一项时效性很强的工作，不仅出单要及时，交单也要在一定期限内尽快完成。例如，国际贸易流程中报检、报
关和装船的顺序就不能颠倒，业务中对于一般的法检商品通常在报关或装运前7天缮制出口报检单申请报检；而出口报关则需在货物运抵海关监管区后装货前24小时完成。
4.外贸单证员需要有良好的沟通和团队合作能力。外贸单证员工作贯穿整个外贸流程，在工作中需要与本公司的业务员、财务员、跟单员等进行良好的沟通，单证员还必须具备团队合作能力，从而和其他业务人员共同履行合同或信用证的要求；单证员还需要与公司以外的货代、保险公司和出入境检验检疫局、海关以及银行等部门打交道，这就需要单证员不仅要熟知这些相关部门的工作要求以及程序，还要有好的协调能力，有效完成单证工作。（二）外贸单证员应该具备的职业道德
外贸单证员应充分认识单证工作的重要性，工作认真负责，在面对错误或困难的时候，需要调整心态，勇于承担错误，积极地解决问题；外贸单证员还应遵守外贸企业工作纪律，遵守企业的各项规章制度。
二、外贸单证员工作中存在的问题及其影响
（一）外贸单证员业务不熟、工作态度不够严谨、责任心不强造成缮制单证有误或交单延误，给企业造成直接经济损失在外贸企业有的从业人员中，通过在实际单证操作过程中自己摸索的人居多，许多是在企业传统的“师徒传帮带”方式下进入角色的，缺乏对单证知识的系统学习，企业又很少提供培训机会，所以出现部分企业单据制作水平低下，造成不必要的经济损失。还有一
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[摘要]本文通过实际与理论相对照的方法，阐述了外贸公司国际贸易单证的重要性，国际贸易单证是合同
履行的必要手段，是对外贸易经营管理的重要工具，是进出口企业提高经济效益的重要保证也是进出口企业形象的重要内涵，得出了在国际贸易单证实务中，必须要严把“制单、审单、交单和归档”的环节，同时还要坚持“正确、完整、及时、简明和和整洁”原则的结论。
[关键词]国际贸易；外贸单证；出口收汇
国际货物贸易作为一种商品交换行为通常表现为货物和货款的对流，而货物和货款的对流往往是借助国际贸易单证的签发、组合、流转、交换和应用来实现的。从贸易合同签订直至货物装运、保险、检验检疫、报关、货款的支付以及进口商提货的整个过程，每个环节都需要相应的单证缮制、处理、交接和传递，以满足进出口企业、运输部门、银行、保险公司、检验检疫机构、海关以及政府管理机构等多方面的需要。
一、当前生产型外贸企业面临的机遇与挑战（一）关于辉格
宁波辉格休闲用品有限公司成立于201*年，是一家专门从事生产烧烤炉的外贸企业。公司坐落于美丽的奉化莼湖镇。公司有在职员工150人，场地面积6400平方米。工厂有钣金车间，电焊车间，喷涂车间，打包车间，数控车间等。公司业务主要分为北美和欧洲两市场。从起初的零星地出货到现在的批量生产，辉格公司经历了创业阶段和稳步发展阶段。201*年建厂到如今，公司已经与海外零售商，国内进出口公司，全球采购商等建立了持久的供应关系，包括美国的沃尔玛，劳氏，西尔斯，今晨进出口有限公司，香港利丰集团等。市场领域涵盖了北美，智利，波兰，印度等国家。工厂去年以201*万美元的出口额成就了“烧烤炉出口大户”的地位。
（二）辉格面临的机遇
为了更好地发展壮大公司，辉格公司在奉化滨海开发区购置了将近60亩厂房，在莼湖镇翁岙，舒家两村设有协作工厂。同时，公司注重各部门人才的培养，从基层抓起，工厂的生产车间主任，厂长，业务经理，技术带头人都分别是从一线的工人，业务助理，技术员培养起来。另外，公司网罗人才，聘请有多年欧洲烤炉设计经验的人员挑起欧洲事业部，同时，配备了年轻而又有活力的外贸业务员，开展欧洲事业部工作。
（三）辉格面临的挑战
关于外贸公司的单证业务的调查与研究
近年来我国的人工成本在逐步快速上升，国际汇率下跌，油价上升导致海运成本上升，欧洲债务危机，客户的购买力有所下降，对于生产型外贸企业而言，这无疑是一大挑战。面对挑战，如何开发新型产品，如何合理调控成本成了辉格公司今年首要解决的核心问题。
二、生产型外贸企业的外贸单证业务管理
（一）关于在辉格的顶岗实习
上班的第一天，业务部经理给每一位单证员讲的是辉格公司的外贸流程，包括确定产品型号、下达订单、核准数量等环节。在将近一周的时候，外贸业务助理开始协助业务部长处理验货，制作报关文件，联系货代，安排货柜等事项，催收货物上船证明等。期间，要与工厂生产管理部门，国外客户，客户指定货代，预付货代等部门协调和沟通好，确保每一个订单都能顺利地出货。
当收到国外客户的银行水单时，外贸业务助理应该在水单上列明客户，客户所在国家，订单号码，核销单号等。其实，这就是向银行说明这笔货款的具体来由。随后，业务部就分配客户，让外贸新人跟单。
（二）辉格公司外贸单证业务的现状调查
根据外贸的不同环节，单证可以大致地分为报关文件、清关文件和佣金支付文件。至于报关文件，公司需要制作的单证主要是商业发票、装箱单、销售合同、报关单、报关委托书、申报要素和出口收汇核销单七件，缺一不可。商业发票是所有结汇单据的核心单据，是缮制报关单、产地证、报检单、投保单的依据。因此，商业发票的相关信息是和其他单据相关联的。它的金额和数量是和报关的货物总值，数量相一致的，不得有出入。同时，商业发票也体现出了产品的出货数量，总价值，便于公司、海关、银行备案核算。
同样地，装箱单的重量和数量也必须与报关单一致，不得有出入。装箱单是商业发票的补充，也是货运单据中一项重要单据。装箱单有利于工厂、货运代理、码头、海关和船公司的核查以及各相关单位的管理。另外，销售合同的金额和数量也要和商业发票、报关单和装箱单相一致。在准备报关文件时，要随时记录核销单号，以便收汇。清关文件就是进口国家向当地海关申请进口货物的凭证之一。作为出口方，只要把报关文件的商业发票和装箱单，货物上船证明（FCR），以及根据不同国家的要求，提供原产地证书等即可。佣金支付文件可以根据不同采购商的要求制作各异的佣金支付文件。以香港利丰采购商为例，公司要制作的佣金支付文件包括以下几件文件。形式发票，销售合同，佣金协议，客户账号信息。由于我国外汇严格管理，所以中国人民银行对每一笔支出的外汇也有明确的要求，其中佣金占销售
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额的比例不得超过5%。同时，中国人民银行对每一笔出口额都有备案。在出具佣金文件时，业务部应该核算佣金比例是否低于5%。
（三）辉格公司的外贸单证业务管理制度
为了健全公司的单证业务的日常管理和提高出货效率，辉格公司对单证业务有简单的管理的办法，可以分三步走。
第一步，每一个客户的订单和合同都是有备案的，其中列明了在出货时要向客户提供哪些文件的详细说明。单证员根据这些要求，理清要出具哪些文件。
第二步，报关文件有电子模板存档，依据客户信息在模板上做一些变动。第三步，制作完报关文件，清关文件、佣金支付文件复印备案。
三、外贸单证业务在国际贸易过程中的重要性及其意义
(一)外贸单证业务在国际贸易过程中的重要性
外贸单证业务的使用与进出口贸易程序密切相关，单证工作贯穿于进出口企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广，除了进出口企业内部各部门之间的协作和配合外，还必须与银行、海关、交通运输部门、保险公司、检验检疫机构以及有关的行政管理机关发生多方面的联系，环环相扣，互有影响，也互为条件。
（二）外贸单证业务在国际贸易过程中的意义
外贸单证业务是合同履行的必要手段。国际贸易是跨国的商品买卖，由于这种跨国交易的特殊性，即买卖双方分处不同国家，相距遥远，在绝大多数情况下，货物与货款不能进行简单的直接交换，而只能以单证作为交换的媒介手段。国际贸易单证使得货物买卖通过单证买卖实现，卖方交货不仅要将实际货物装运出口，而且要向买方提交包括货物所有权凭证在内的全套单证以表示让渡物权。卖方交单意味着交付了货物，而买方付款则是以得到物权凭证代表买到了商品，双方的交易不再以货物为核心，而是以单证为核心。外贸单证业务是对外贸易经营管理的重要工具。国际贸易单证是由参与国际贸易的进出口企业和相关国家政府管理机构签发的，从进出口企业角度看，国际贸易单证工作是进出口业务的一个重要环节。实际业务中，不论是合同内容、信用证条款，还是落实货源、控制交货品质、数量，以及运输、保险、检验检疫、报关、结汇等诸多业务经营管理环节，最后都会在单证工作上集中反映出来，也是合同履行后期处理争议与纠纷的重要依据。
外贸单证业务是进出口企业提高经济效益的重要保证。国际贸易单证工作与进出口企业的经济效益密切相关，单证管理工作的加强，单证质量的提高，不仅可以有效地制止差错事
关于外贸公司的单证业务的调查与研究
故的发生，弥补经营管理上的缺陷，还可以加速资金回笼，提高进出口企业经济效益。
外贸单证业务是进出口企业形象的重要内涵。国际贸易单证不仅是商务和法律文件，而且还能起到塑造和完善进出口企业对外形象、对外扩大宣传的作用。美观、整洁、清楚的单证，能够展示进出口企业高水平的业务素质，高质量的工作成果，一流水准的管理规范，从而为企业塑造良好的形象，有利于业务的开展。
四、生产型企业外贸单证业务上存在的问题及解决方案（一）辉格公司外贸单证业务上存在的问题
1、证数据不一致现象
在HEB201*-1的报关文件中，业务部中的销售合同和报关单中的金额不一致，销售合同上显示US$138.4/pc,报关单上显示US$181.2/pc。在报关文件中，商业发票，销售合同，报关单上的金额，数量以及品名都要保持一致，不得有出入。如有出入，严重影响报关，随之就影响到出货，延误船期造成港口费用。
2、报关文件漏寄失误现象
在Academy201*-3报关文件，单证员漏寄出口收汇核销单。报关文件有销售合同、商业发票、装箱单、申报要素、报关委托书、报关单和出口收汇核销单。其中出口收汇核销单是我国特有的国际商务单据，由外汇管理部门印制，出口企业凭以向出口报关，通过外汇指定银行办理收汇，向外汇管理部门办理收汇核销的有统一编号的凭证。由此可见，出口收汇核销单牵涉到的当事人有：出口企业、海关、外汇管理部门和指定外汇银行。
3、文件寄出时间不及时
外贸业务具有很强的时间性，订舱时间，出货时间，结关时间，开船时间等。在每个时间段必须及时提交相应的文件。3月底的一票报关文件，因没在装柜前三天寄出，又加上快递不顺，险些耽误了报关时间。
4、外贸政策缺乏规范
辉格外贸出口业务涵盖美国，加拿大，智利，哥伦比亚，波兰等国家。每个国家的外贸政策都各不同，公司却没有明文的存档规范出口文件的制作细节。
（二）辉格公司对外贸单证业务中的问题的解决方案
1、证员做外贸单证时，应牢记7文件4核对的原则。7则是报关文件的文件数，4则是，销售合同、商业发票上的金额要和报关单上的金额核对，装箱单上的毛重与净重应与报关单毛重栏和净重栏相对应。
2、公司可以制作外贸流程图，明确外贸的每一个环节的时间，观察表格就能一目了然
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地知道跟单情况，可以防止文件迟寄的情况。
3、每个国家的外贸政策都不同，应编制每个国家在清关时要提供的文件清单。比如出口加拿大，客户清关需要商业发票原件，装箱单原件。公司可以和兄弟公司，奉化辉格金属有限公司交流，编制外贸出口清关文件清册，列明每个国家在清关时要提供的文件。还可以借此编制每个国家的商务礼仪，国家节日等等涉及外贸业务的事项，便于业务部今后在工作中能得心应手。
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参考文献
［1］余世明著：《国际商务单证实务》，暨南大学出版社，201*年7月第六版［2］姚大伟等著：《国际商务单证理论与实务》，中国商务出版社，201*年3月
第一版［3］王芬著：《进出口单证》，中国轻工业出版社，201*年4月第一版［4］赵明霄：《浅谈外贸企业国际结算方式的选择与综合运用》，《对外经贸实务》，201*年第二期［5］蒋勇：《论国际贸易结算方式的综合使用》，《经贸实务》，201*年第三期
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