公文处理办法

公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第二部分行政办公及综合治理

第一条为加强XXXXXX公司（以下简称公司）公文管理

工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔201*〕23号）制定本办法。

第二条公司公文是具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达国家方针、政策，贯彻股东大会、董事会决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条本办法适用于公司各部门公文及各单位报公司公文。第五条总经理办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作。

第六条各部门应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理的人员，应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应保持相对稳定，确需调换时，要做好工作交接，并在总经理办公室备案，以保证公文处理工作的连续性。第七条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。第二章公文类别

第八条公司公文种类主要有：（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布规章制度；转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告

适用于向上级单位或者有关主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位或者有关主管部门的询问。（五）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复

适用于答复下级单位的请示事项。（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函

适用于对不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条公司公文划分为“文件”和“签报”。（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。（二）“签报”是各部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式。第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应按规定标明密级。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（二）公司发文标识为“XXXXXX公司文件”。联合行文，主办单位排列在前。（三）发文字号由公司代字“中港”、各部门代字、年份、序号组成。第二部分行政办公及综合治理

联合行文，只标明主办单位发文字号。（四）“请示”行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名，在附注处注明联系人的姓名和电话。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

（六）主送单位指公文的受理单位，应使用全称和规范化简称、统称。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。

（七）附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。

（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位均应加盖印章。

（九）成文日期以公司领导签发的日期或会议通过日期为准。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。年、月、日要完整，不能省略。（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标明。

（十一）公文主题词（见附件1）由总经理办公室负责标注。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十二）抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条文字从左至右横写、横排。

第十二条公文中各组成部分的标识规则参见附件2。

第十三条公文用纸采用国际标准A4型（210mmX297mm）,左侧装订。第四章行文规则

第十四条行文应当确有必要，注重效用。

第十五条行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。

第十六条各部门职权范围的事项，应由部门自行发文，各部门依据部门职责可以相互行文和向下一级单位的相关部门行文；行文时，需采用总经理办公室统一拟订的式样，加盖部门印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用纸。第十七条凡是向上级单位请求请示和批准的函件，一律使用“请示”文种。

“请示”应当一文一事，一项请示只限一个问题，不得把两个或两个以上互相没关联的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄报直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第十八条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以各部门名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十九条同级党、政、工、团可以联合行文。党政之间不能相互行文。第五章发文管理

第二十条发文办理指以各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

发文流程为：承办人拟稿（填写发文稿上各项内容）

承办人所在处（室）领导签字>部门领导核签>主办部门会签有关部门>总经理办公室核稿>公司领导签发>总经理办公室登记编号>文印人员打印>清样>承办人校对并签字缮印>用印>主办部门封发。第二十一条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的方针、政策和法规以及公司的有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的及与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）必须使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二部分行政办公及综合治理

（十）应附来文和必要的相关文件、资料。

（十一）承办人根据需要，确定主送、抄报、抄送单位，标明正文和附件印数。

第二十二条拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当

主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报公司领导协调或裁定。

第二十三条会签文稿均由主办单位送转会签，以会签部门领导签字为有

效；会签中如有不同意见，应当协商一致后送总经理办公室报公司领导。需要外单位会签的，由主办部门指定专人承办；若外单位对会签稿有重大修改，应重新送公司领导审批。外单位送我公司会签的文稿，由主办部门提出意见后按发文程序处理。

第二十四条公文送公司领导签发前，应由总经理办公室审核。审核的重点

是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十五条上行为，应采用“XXXXXX公司文件”用纸，一

般应由主要负责人签发。以公司名义制发的下行文或平行文，按领导分工，由主要负责人或经其授权的其他领导签发。公文文稿，一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用。

未经公司领导同意，各部门不得以公司名义发文。

第二十六条公文正式印制前，总经理办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否同意、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。

第二十七条公司发文，由总经理办公室负责缮印，使用“公司工程有

限责任公司文件”用纸，续页使用A4白纸，标题字体为小2号宋体，正文字体为3号仿宋体。

（一）公司发文由承办人负责校对，校对人要对所交文字负责，校对后称本人要在发文稿纸“校对人”栏以及所发文件的每一页样稿上签字。（二）上行文或其他重要公文，由总经理办公室进行二校。第二十八条办理“签报”使用“XXXXXX公司签报用纸”，

注明报送的领导，阐明所需签批事项，送总经理办公室登记、编号，并由总经理办公室呈主管或分管领导原件批回。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名，不加盖印章。“签报”原件有总经理办公室留存归档。签报续页使用A4白纸，字69

体为3号仿宋体。70

第六章收文办理

第二十九条收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询。第三十一条登记应当将公文标题、密级、发文文号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。

公司收文，由总经理办公室负责签收、拆封、登记、分办；各部门收文，由

各部门负责拆封、登记、分办；注明领导亲启件，送领导本人或其秘书签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。

第三十二条收到公文，总经理办公室应当进行审核。审核的重点是：是否

应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范等。

分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应当先提出处理意见后再请示；主送各部门的公文，由各部门承办。

第三十三条经审核，对符合本办法规定的公文，总经理办公室根据文件内

容及部门职责提出处置意见，分送公司领导批示或送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不应由本单位办理的公文，经总经理办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。第三十四条应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容：（一）上级国家机关下发的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事项。（三）无明确归口管理部门，需要领导批示的事项。（四）特别紧急的需要领导批示的事项。（五）领导亲自交办的事项。

（六）其他需要领导批示或阅知的事项。

第三十五条承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧

急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明。对领导的批示意见，应当在文件批转处理单上简要签注承办的结果（如已办复，则注明复文号与复文日期）或有关建议或意见，并签注姓名和日期。涉及紧急或重大事项的，应另外通过其他方式迅速报告、请示领导或转告有关部门。对不属于本部门职责范围或第二部分行政办公及综合治理

不宜由本部门办理的，应迅速退回总经理办公室，并说明理由。

第三十六条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动

与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第三十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、

姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十八条送领导批示或交有关部门办理的公文，由总经理办公室负责催办。对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。第七章公文归档

第三十九条公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定及时整理（立卷）、归档。个人不得将应归档的公文据为己有或拒绝归档。

第四十条归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特征和保存价值等进行分类管理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，并能正确反应本部门的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十一条联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十二条本部门领导兼任其它部门职务，在履行所兼任职务的过程中形成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。

第四十三条各部门兼职档案员负责本部门文件资料的平时立卷工作。每年

6月底前，应将上一年已收集整理的案卷移交总经理办公室，并办理移交手续。第四十四条各部门制作、保管的与业务有关的文件资料及照片、录像带等按公司档案管理办法统一交归总经理办公室，不得私自留用。

第四十五条拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应耐久，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝水笔进行书写，不得在文稿装订线外书写。所用纸张必须符合存档要求。第八章公文管理

第四十六条公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十七条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领

导或总经理办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。如需翻印受控文件，应当办理受控文件复制审批手续。第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章。第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十条不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并经总经理办公室主要负

责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第五十一条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要

归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附则

第五十二条公文处理中涉及电子文件的有关规定将另行制定。第五十三条本办法由总经理办公室负责解释。

第五十四条本办法自印发之日起施行。其他有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第五十五条原《XXXXXX公司公文处理办法（试行）》废止。

附件：

1.《公司公文主题词表》2.《公司公文格式》

3.《各单位规范简称表》

4.《公司发文泛指单位一览表》5.《公司各部室发文字号》6.《公司发文稿纸式样》

7.《公司发文版头及发文字号格式》

扩展阅读：公司公文处理办法

公文处理办法

1总则

1.1为使公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理质量和效率，有效实施督办，特制定本办法。

1.2本办法适用于蓝色海洋太阳能有限公司。

1.3公司公文是在商务洽谈和运营管理中形成的、承接的具有法定效力和规范体式的文书，包括纸质文件和电子公文。

1.4公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，公文内容应明确简洁，公文流转应快速到位。严格执行国家和公司的有关保密规定，确保公司机密的安全。

1.5行政部是公文处理的管理机构，主管并负责指导公文处理工作。1.5.1接收本公司外来公文、信件、传真，并对公文进行登记、编号、分发。1.5.2各单位公文由各单位行政部统一复核、制发、盖章、分发、传递、立卷、归档、保管和销毁。

1.5.3督促、检查、指导本单位各部门文件管理工作。2收文办理程序

2.1收文办理指对收到外单位公文的办理过程，收文处理流程为：签收→登记→分送→承办→批办→督办（详见收文办理流程图）。2.2签收

一切外来公文（含电子公文）统一由行政部文书管理人员签收。2.3登记

凡是送往公司的文件，均由行政部文书管理人员负责建立“收文登记表”（见附表1）。参加上级单位和地方政府召开的各种会议带回的文件和领导讲话材料，应交行政部登记。各部门在办理业务过程中收到的公文，应当到行政部补办登记手续。2.4分送

2.4.1根据公司领导分工、职能部门职责和管理范围，行政部文书管理人员在登

记后，应立即分送至相关领导传阅或部门办理。各部门应认真履行签收手续，建立收文登记制度，并妥善保管文件。

2.4.2电子公文应即收即送，各部门对发送到的电子公文，要马上接收和办理，并跟踪电子公文流转办理情况，保证收到的电子公文件件有着落。2.5承办

2.5.1承办部门应明确承办负责人，对公司外部公文在公文处理单上提出拟办意见和建议，并提交公司分管领导，有时间限制要求的应及时提醒阅文领导。2.5.2承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。

2.5.3承办部门根据需要可提请相关职能部门协助，协办部门应积极予以配合，并在拟办部门要求的完成时限内予以办理。如不能取得一致，及时报公司分管领导协调或裁定。

2.5.4需要传阅的公文由承办部门负责传递。2.6批办

2.6.1分管领导依据职责，应对承办部门及协办部门的意见予以审核，并签署明确意见，如需由公司总裁批办的，由承办部门呈送总裁审批。

2.6.2领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的公文，签署“已阅”表示同意。审批电子公文，应明确签署意见。2.7督办

2.7.1行政部要对送公司领导批示或者交有关部门承办、阅办的文件及时督办。2.7.2对没有及时接收电子公文的承办部门，发送电子公文的部门要及时催办、督办，防止漏办或延误。

2.7.3对发送到领导的电子公文，承办部门要认真做好跟踪服务工作。3发文办理程序

3.1发文办理指制发公文的过程，发文流程为：拟稿→核稿→会签→审核→复核、登记→签发→套红印制→盖章→分发（详见发文办理流程图）。3.2拟稿

3.2.1拟稿应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则。公司公文的拟定严格按照OA公文

流程办理，并按规定填写各项内容。正文部分要求文稿整洁、附件完整。各部门向公司领导的请示、报告、意见类公文，可采用公司内部呈请批件的形式上报，不必正式行文。

3.2.2主办人应根据公文内容，明确文件主送和抄送单位，具体要求详见《蓝色海洋太阳能有限公司公文处理附则》（附件一）3.3核稿、会签、审核

3.3.1部门领导对本部门已草拟的公文内容（含附件）及文字进行全面审核，严格把关，并签署明确意见后，报公司分管领导审核，不得越级报送。3.3.2公司分管领导对相关文件进行审核。

3.3.3公文内容如涉及其它单位或其它部门业务的，应由主办部门转相关部门领导予以会签审核，并签署明确意见。

3.3.4核稿、审核、会签程序结束后，各部门拟稿人将文件定稿（发文稿首页和文稿的电子版本）交行政部。

3.3.5凡涉及公司规章制度建设的发文，由总裁办最终审核。3.4复核、登记

3.4.1发文由行政部统一复核。主要复核公文内容（含附件）；流程是否清晰、准确；各级审核意见是否完整、一致；是否符合行文规则；主送单位和抄送单位是否妥当；公文格式是否正确等。复核时如对内容有重要改动，应当与拟稿部门协商，或提出意见，退拟稿人修改。

3.4.2所有发文均由行政部统一编写文件字号，对内发文单位代字具体参见《蓝色海洋太阳能有限公司部门规范简称及发文代字对照表》（附件二）。3.4.3发文均先经行政部复核，再送公司领导签发。3.5签发

3.5.1以公司名义制发的公文，由总裁签发或由总裁授权的副总裁签发。3.5.2签批公文应明确签署“同意”、“同意发”等字样，以及姓名和签批时间。3.5.3因出差或其他原因无法签发的急件，由发文部门电话请示有关签发人后，按照总裁、副总裁的顺序，分别由后者先代为签发，在有关签发人回来后补签。3.5.4经审核及公司领导签发后交行政部制作的文件，原则上不得改动。如必须改动，应按公文制发程序重新审核并报签发人同意。

3.6套红印制

3.6.1主办人制作公文初稿，具体详见《公文制作中各要素标识的参照标准》（附件三）。

3.6.2行政部负责文件套红印制。公文样稿制作后，主办人负责对公文的文字进行校对；行政部负责对公文格式进行校对，然后再进行文件的正式套红印制。3.6.3正式发文份数和用印份数由拟文部门负责人确定。制发公文由主办部门负责装订，装订好后按规定份数，与该文件同版本的电子公文一并移交行政部备案。3.7盖章

3.7.1拟稿部门根据文件要求需加盖公司印章的，按照《蓝色海洋太阳能有限公司印章管理规定》执行。

3.7.2用印印迹要端正、清晰，印章应当上不压正文，下压成文时间年、月、日4-7个字。3.8分发

3.8.1行政部对发出文件应详细登记，填写《发文登记表》（附表2）。3.8.2公文由行政部文书管理人员按文件标明的分发范围统一分发，如需由业务部门负责递交外单位的文件由业务部门代签并发送。对密件的传递应采取保密措施，确保安全。如需公司全员知晓的文件在公司OA系统上发布。4公文立卷、归档和销毁

4.1已办结的公文，在正式归档前，除以市、区人民政府名义行文的文件应立即送行政部存档外，其余文件由各部门暂存，各部门文书管理人员应做好平时立卷工作。

4.2属于归档范围内的公文，各部门文秘应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷）；联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。拟制、修改和签批公文，书写字迹及所用的纸张必须符合存档要求。

4.3各部门在办理完所有收、发文后，由部门文书管理人员通过蓝色海洋OA档案管理系统对文件进行预录或链接，并提交所在部门主管审核，审核通过后，将公文移交行政部档案管理人员归档。行政部文书管理人员将文件的底稿和正式文件（含电子版）在发文后归档。

4.4机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整

理（立卷）后，移交档案管理人员归档。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

4.5不具备归档和查考价值的公文，经档案管理人员鉴别并经行政部负责人批准后，可以销毁。秘密级以上文件统一由行政部登记销毁，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。没有存档和查考价值的电子公文，经过鉴别和行政部负责人批准，进行删除。5附则

5.1本办法由行政部负责解释、修订，自发布之日起施行。

收文办理流程图：收文办理流程

平时立卷行政部市、区人民政府文件业务部门接受的公文、会议文件承办需要时协办办理办理完毕、部门文秘预录到档案管理系统副总裁接受的公文、会议文件阅知审核、批办总裁接受的公文、会议文件签收登记阅知分送批办督办归档部门主管审核

发文办理流程图：发文办理流程行政部拟稿总裁授权的业务部门核稿需要时总裁办非规章制度副总裁总裁会签审核复核定稿审核规章制度登记、编号签发签发发文稿首页、定稿和定稿电子版套红印制盖章业务部门负责递交的分发分发、登记存档

附件一:

公文处理附则

1常用公文文种1.1决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。1.2决议

适用于经会议讨论通过的重要决策事项。1.3指示

适用于对下级单位布置工作，提出开展工作的原则和要求。1.4通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位或不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。1.5通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。对重要问题提出见解和处理办法。1.6公告

适用于向国内外和企业全体职工宣布重要事项或法定事项。1.7通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。1.8报告

适用于向上级单位或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。1.9请示

适用于向上级单位请求指示、批准。1.10批复

适用于答复下级单位的请示事项。1.11意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。1.12函

适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1.13会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守执行。2行文规则

2.1可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。2.2公司可与平行单位联合正式行文。但应确有必要，单位不宜过多。2.3涉及多个部门职权范围的事项，主办部门应主动协商，取得一致意见后方可行文；对有关问题未经协商一致，不得各自行文。

2.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级。“报告”中不得夹带请示事项。2.5除上级单位负责人直接交办的事项外，公司报送上级单位的公文，一般不得报上级领导个人；主送单位应为“集团公司领导”、“首都机场集团公司”，不要报公司领导个人。

2.6对外发文一般以公司名义发文，未经上级主管审核批准，公司内部任何部门不得自行对外正式发文。

2.7本部门内的重要行文，应当同时抄送直接上级主管；受双重领导的部门向上级主管行文，除了主送对象外，应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级部门行文，应当抄送其另一上级主管。3写作原则

3.1公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定。

3.2写作应注意情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.3公文文种应根据行文目的、职权范围和与主送单位的行文关系确定。3.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。3.5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

3.6正文格式要求

3.6.1对外发文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

3.6.2公司对内发文结构层次序数为1、1.1、1.1.1；2、2.1、2.1.1等依次排序。3.7应当使用国家法定计量单位。

3.8文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

3.9公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4公文格式

4.1秘密等级和保密期限

涉及公司秘密的公文，应按照公司有关的保密规定标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。4.2紧急程度

紧急公文应根据紧急程度标明“特急”、“急件”。其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4.3公司发文标识

应使用公司全称；联合行文，主办单位排列在前。4.4发文字号

发文字号应包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。4.5签发人

上行文应注明公文签发人姓名。4.6标题

准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题构成：发文单位名称(可略)＋公文主题事由＋文种名称4.7主送单位

应使用全称或者规范化简称、统称。4.8附件说明

如有附件，应注明附件顺序和名称。4.9成文日期

以公司领导或部门、单位领导签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。4.10印章

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的文件以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。4.11附注

包括公文的首办单位、首办人、联系电话以及需要说明的其他事项，并加括号标注。4.12主题词

主题词为文件的归档及检索提供便利，其具体构成、拟写原则：

4.12.1主要由三大部分构成：类属词＋文件内容核心词＋文种，其中文件内容核心词不得超过3个词，主题词的整体构成不得超5个词。

4.12.2类属词一般确定为该文件经办部门的部门、单位简称；核心词应根据文件内容高度提炼、概括；文种部分不可缺省。以“关于做好‘五一’节假日安全工作的通知”为例，其主题词应为“行政五一安全通知”4.13抄送单位

应使用全称或者规范化简称、统称。4.14印发机关和印发日期标注印制公文的部门名称和日期。

附件二：

公司部门规范简称、发文代字对照表

序号123456789101112131415

注：公司名义对内行文时发文代字简称为：蓝色海洋

部门名称总裁办公室财务部行政部人力资源部研发部制造部计划物流部品保部市场营销部规范简称总裁办财务部行政部人资部研发部制造部物流部品保部营销部发文代字蓝海办蓝海财蓝海行蓝海人资蓝海研发蓝海制造蓝海计划蓝海品保蓝海营销备注

附件三：

对外发文制作中各要素标识的参照标准

标题以下行距为单倍行距，字符为标准间距。

公文要素眉首发文字号签发人公文标题字号及字体3号仿宋－GB23123号仿宋－GB2312备注主送单位公文正文附件主体成文日期公文生效标识附注主题词抄送单位版记印发单位和印发日期只有上行文才需要标注签发人姓名可分一行或多行居中排布；回行2号宋体加黑时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，可适当调整字距。位于标题下空1行。左侧顶格，3号仿宋－GB2312回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送单位名称下1行，每自然段3号仿宋－GB2312左空2字，回行顶格。如有附件，在正文下空1行，左内容用3号仿宋－GB2312空2字，名称后不加标点。“附件”用宋体3号。以最后一位公司领导签字日期为准。3号仿宋－GB2312位于正文或附件下空第4行。右空4字距离。“盖章”后，可手工调整印章在成文日期上的位置。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位3号仿宋－GB2312置，应采取调整行距、字距的办法，加以解决，务必保证印章和正文同处一面。如有附件，应与标注附件的最后一行同处一面。填写经办单位、经办人、电话或3号仿宋－GB2312根据具体情况填写。左空2字距离。“主题词”用3号黑体，词语之（内容用）3号小标宋体间空1字距离单位用逗号隔开，句号结束。左3号仿宋－GB2312空1字距离。3号仿宋－GB2312印发单位左空一字距离，印发日期右空一字距离。主题词以下的各要素统称版记，位于最下方。

对内发文制作中各要素标识的参照标准

标题以下行距为单倍行距，字符为标准间距。

公文要素眉发文字号首公文标题字号及字体3号仿宋－GB23122号宋体加黑备注可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，可适当调整字距。位于标题下空1行。左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。如有附件，在正文下空1行，左空2字，名称后不加标点。“附件”用宋体3号。以最后一位公司领导签字日期为准。位于正文或附件下空第4行。右空4字距离。“盖章”后，可手工调整印章在成文日期上的位置。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，应采取调整行距、字距的办法，加以解决，务必保证印章和正文同处一面。如有附件，应与标注附件的最后一行同处一面。填写经办单位、经办人、电话或根据具体情况填写。左空2字距离。抄送单位用逗号隔开，句号结束。印发单位左空一字距离，印发日期右空一字距离。主送单位公文正文附件主体成文日期3号仿宋－GB23123号仿宋－GB23123号仿宋－GB23123号仿宋－GB2312公文生效标识3号仿宋－GB2312附注主题词抄送单位版印发单位记和印发日期3号仿宋－GB23123号仿宋－GB23123号仿宋－GB2312主题词以下的各要素统称版记，位于最下方。

平行文式样：（以西安蓝色海洋太阳能有限公司为例）

西安蓝色海洋太阳能有限公司文件蓝×发〔201*〕×号

题名

主送机关：

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

附件：1.附件名字2.附件名字

二一二年Х月Х日

（请在此处填写附注）

主题词：ХХХХХХ抄送：ХХХ，ХХХ，ХХХ，ХХХ。

蓝色海洋太阳能有限公司201*年Х月Х日印发

上行文式样：（以西安蓝色海洋太阳能有限公司为例）

西安蓝色海洋太阳能有限公司文件蓝×发〔201*〕×号签发人：ХХХ

题名

主送机关：

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

附件：1.附件名字2.附件名字

二一二年Х月Х日

（请在此处填写附注）

主题词：ХХХХХХ抄送：ХХХ，ХХХ，ХХХ，ХХХ。

蓝色海洋太阳能有限公司201*年Х月Х日印发

下行文式样：（以西安蓝色海洋太阳能有限公司为例）西安蓝色海洋太阳能有限公司文件蓝×发〔201*〕×号

题名

主送机关：

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

附件：1.附件名字2.附件名字

二一二年Х月Х日

（请在此处填写附注）

主题词：ХХХХХХ抄送：ХХХ，ХХХ，ХХХ，ХХХ。

蓝色海洋太阳能有限公司201*年Х月Х日印发

附表1：

收文登记表

日期编号密级份张是否签收人注销存档销毁档案号备注来文单位文件名称月/日收号发号数数存档送往部门

附表2：

发文登记表

发文号密级份数文件名称张数是否存档发文日期发文记录序号

发往单位份数签收人签收日期年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日注销存档销毁备注

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