科技档案管理规定
科技档案管理规定
为加强和规范科技档案管理工作，确保科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定。
1管理内容与方法
1.1本公司在基建、生产、施工、检修、科研、技术管理等各项工作中形成的具有保存价值的科技文件材料。（归档范围见“公司文件材料归档范围”）
1.2科技档案人员必须参加重要的生产技术调度会、科研成果鉴定会、设备开箱验收、基建工程(基改扩建、工程改造、各类小型基建)竣工验收，如文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，则不能进行鉴定、验收。
1.3为了确保科技文件材料能够准确地反映本公司各项活动的真实内容和历史过程并且长久地提供利用，归档材料要求按公司档案管理制度第十八、十九条执行。
1.4设备检修资料归档工作管理规定1.4.1机组大修资料归档范围
-大修项目进度表、施工计划、技术措施、解体分析报告；-规范性大修管理实施细则；
-重大、特殊检修项目的施工计划、技术措施、施工总结；-改变系统和设备结构的设计资料及图纸；-大修技术记录和技术经验专题总结；-大修工时，材料消耗统计资料；-大修前后的机组热效率试验报告；-设备（或系统）异动申请及竣工报告；-各专业的大修总结报告、大修总体验收卡；-冷态、热态整体验收记录及整体总结报告；-汽轮机叶片频率试验报告；
-汽轮机大修前后调速系统特性试验报告；-重要部件材料的焊接试验鉴定报告；-九项技术监督总结性材料；
-监督、监察项目的检查、试验、调校报告；-全面质量管理总结。
1.4.2机组大修资料归档工作，列入大修管理范围，作为机组大修评优的一个条件，加以考核。
1.4.3机组大修结束后，各有关部门在一个月内应按规定将大修资料收集齐全后交专业工程师审查，大修后两个月内，由生产技术管理部门列好移交清单，经生产技术管理部门负责人签字后，集中交档案管理部门。
1.4.4设备（或系统）异动管理
1.4.4.1每份设备异动申请报告，应填写编号和被异动设备（系统）的原图号。已执行的设备异动申请报告，应手续齐全，经总工师（或副总工）签字后，向档案管理部门移交。
1.4.4.2设备（或系统）异动后，两个月内由实施单位工程技术人员到档案管理部门办理对原图的修改补充工作。1.4.4.3对系统进行的异动，如变动较小可直接在图面上“杠改”或“刮改”，并在改动部分旁标注异动报告号，修改内容较多，应另出新图。
1.4.4.4对经多次修改已不符合存档要求的图纸，应由责任检修专业根据档案管理规定重新出图，竣工图必须是蓝图或CAD图纸，（须盖竣工图章）要做到图物相符，数据准确，签字手续完备，然后经生产技术部门审核，总工程师批准后交档案管理部门。
1.4.4.5对设备进行的异动，在制造厂的设备图上修改补充。
1.4.4.6设备异动报告表编号以专业为单位进行统一编号，括号内填写专业。例如：锅炉专业为：编号（炉）201*----01----XX
即：编号（专业）年代----顺序号。1.5基本建设档案资料管理规定
1.5.1归档的文件材料必须齐全。大中型和重点工程项目永久、长期保管的档案完整率要达到百分之百。
1.5.2归档的材料必须准确反应基本建设活动的历史过程和工程的真实情况。1.5.3基本建设档案的收集整理要求按公司工程档案管理规定执行。1.6设备仪器开箱档案资料管理规定1.6.1设备仪器文件材料归档范围；1)申请外购的报告、批复；2)外购合同、协议；3）随机图样及文字材料；4)设备仪器开箱记录；
5）安装调试记录、总结、检测验收报告等；6）运行记录及重大事故分析处理报告；7）申请引进设备仪器报告、批复；
8）产品样本、说明书装单、质量保证书；9）技术经济调查报告；
10）与外商谈判、洽谈记录、纪要、合同、协议和来往函件；11）随机全套图样及方案材料（原文和译文）；
12）设备仪器安装、调试记录、总结、竣工图样、检测验收报告；13）技术、质量上的异议和处理结果材料；14）设备运行记录及重要事故分析处理报告。
1.6.2凡是本公司购买的生产设备仪器到货后由采购部门通知有关专业技术人员和档案管理人员共同参加设备开箱验收，工程设备由工程管理部门专职、施工单位、设备购进部门会同工程部档案人员共同参加验收。禁止在无档案人员在场情况下开箱验收。
1.6.3因特殊原因设备开箱时未通知档案管理部门，采购部门事后必须到档案管理部门补办资料移交及开箱验收手续。
1.6.4设备仪器进厂开箱验收时，箱内一切文件资料、清单等原始材料由档案管理部门收集、验收、登记，工程设备根据总工程师的意见分发到有关单位，如图纸、资料份数满足不了的，由需要单位自行复印。
1.6.5设备仪器安装调试验收后，负责安装调试的主管人员应将设备仪器安装、调试中形成、积累的文件材料及时整理归档。
1.6.6本公司自行设计制造的设备仪器，在设计制造工作结束时，由主管设计人员负责将设备仪器文件材料组成保管单位，由本部门负责人审定后，移交档案管理部门归档。1.6.7凡是订购设备的申请、合同、协议，由合同管理部门负责集中将资料交档案管理部门。
1.6.8开箱验收后发现缺少的出厂文件资料等，应由设备购置部门负责索取补齐。1.6.9档案管理人员参加设备开箱验收时，必须认真做好记录，并由设备购置主管单位及有关参加验收的人员共同签字。
1.6.10邮寄或捎回的技术资料，有关部室或个人在收件后一周内将原件资料向档案管理部门移交归档，任何部门或个人不得将资料丢失、损坏或截留。
1.7科技档案的整理、编目和保管：
1.7.1科技档案的整理，就是按其形成规律，保持各种档案材料之间的有机联系以及便于保管和利用的原则，对科技档案进行系统整理、编目和保管。
1.7.2公司科技档案的分类原则、分类方法、类目标识和类目设置依照公司档案分类规则。
1.7.3科技档案接收后，应及时登记、分类、划定保管期限、编写案卷标题、页号、将每份文件逐一录入计算机并编制卷内目录、备考表、装订整齐，组成案卷后方可入库，并编制各种检索工具，以便迅速查找。
1.7.4科技档案按保管单位组卷的卷盒、卷皮、卷内各项内容规格，按照国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》的格式制订，排架方法按照工各程代码、机组和专业类目相结合的办法进行。
1.7.5对破损的图纸资料应采取措施，及时复制和修补。
扩展阅读：科技档案管理办法(2)
XX公路建设项目
科技档案管理办法
XX公路建设项目是成都市的重点公路工程建设项目。为使XX公路建设项目从建设起，就将科技档案的管理纳入标准化、制度化、规范化、系统化的轨迹，进行科学管理。现根据交通部颁发《公路工程竣工验收办法》和《关于重点公路建设项目科技档案管理的有关规定，以*四川省重点公路档案*和铁道部科学研究院工程建设监理部编制的《科技档案管理办法及竣工技术文件编制办法》，结合XX公路建设项目的实际情况，制定本办法。
一、科技档案管理的职责
科技档案室（或专、兼职人员）的主要职责：
1、努力学习科技档案工作专业知识，了解工程项目的业务技术知识；
2、协助工程技术人员，做好科技文件的形成、积累、立卷归档和修改、补充工作；3、负责科技档案的收集、整理、鉴定和统计等工作；4、正确进行科技档案的立卷、归档和保管。确定其保管期限；
5、参与工程项目竣工资料验收工作。对于没有完整、准确、系统的科技档案的工程项目，不能签字验收。
6、遵守《保密守则》，不得随意借阅、泄露档案文件资料。二、科技档案的接收与归档
1、凡属真实反映本单位各工程建设项目中具有保存价值的图纸、技术文件、计量支付文件和各种原始科技资料都是科技档案。都应接收和归档。
2、科技档案的接收与归档应与工程项目建设同步进行，工程项目建设单位一经明确应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作、工程项目竣工验收时，完成文件材料的归档、验收和移交工作。
3、归档的科技文件，应按工程类别：路、桥、涵、房、附属设施等分别进行收集整理、核对准确。按其自然形成规律和历史原状、保持文件之间的有机联系，加以系统整理，组成一个保管单位，并同时确定其保管期限。
4、投资公司、监理单位和施工单位的科技档案管理人员，直接负责工程项目在施工过程中所形成的技术文件和材料的收集、整理、立卷、归档，并在该工程全部竣工验收后两月之内向市交委和新都区档案局各确定档案管理部门归档一份完整的科技档案。
5、归档的科技文件材料和图纸，必须做到字迹、线条、图像清楚、格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔书写签批；所立卷的档案齐全、完整、准确、清晰。
三、科技档案案卷质量要求（按国家标准）
一、组卷要求
1、要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料系统联系。2、组卷要便于利用和保管。卷内文件材料制作和书写材料都必须益于长期保存。3、案卷内材料排列要求文字材料在前，图样在后。案卷内容可按依据性文件材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。
二、案卷编目
1、编写案卷页号。案卷内文件材料和图样都应用打号机编页号。单面书写的文件材料在右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。
2、案卷、卷内目录、卷内备考表不编写页号。3、每卷内文件页数控制在150页之内。三、案卷封面编制
1、案卷封面采用省交通厅相关重点建设项目科技档案统一规定的外封面。2、案卷封面标题应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。包括项目名称、代字、代号以及项目阶段的代号和名称等。一个工程项目的所有合同段的项目名称应一致。案卷封面按下列要求用黑色水笔填写，字体采用宋体5号。
项目：XX公路建设项目阶段：竣工
案卷标题：里程桩号第×册第×分册及本分册的题目。归档单位：合同书上单位全称
归档时间：各合同段合同工期的完工日期。
归档号：先图后文，按竣工图、竣工表，固定资产及成本核算表，竣工文件、原始记录、试验、检测资料等顺序用钢笔编号。
保管期限、全宗号、目录号、案卷号不填写。四、扉页
1、扉页排列在封面和卷内目录之间。2、扉页编写格式如下：起讫桩号：建设单位：XXX
承建单位：XX监理单位：河南宏力工程咨询有限公司竣工日期：年月日
2五、卷内目录的编制
1、卷内目录（一式两份），一份排列在案卷内文件材料首页之前，另一份随竣工档案移交给成都市新都香城建设投资有限公司档案室。
2、顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注；文件编号填写文件文号或图样图号；页号填写每份材料首页上标注的页号；日期填写编制科技文件材料的年、月、日。
3、科技文件名称填写科技文件材料标题全称；资料产生应填写资料来源单位和日期。
六、卷内备考表的编制
1、卷内备考表，排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。
2、备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
七、案卷目录编制
1、案卷目录（一式两份），是用于归档时移交档案的案卷目录。
2、案卷目录由归档部门（或管理人员）按每卷案卷标题对应填写后，随归档档案一起移交或保管。移交时还应填写科技档案归档签证单。
八、案卷装订要求
1、竣工图按297×210（mm）规格折叠成手风琴式装订。
2、案卷内不同尺寸的科技文件材料也要折叠成297×210（mm）统一幅面装订。3、装订时必须取掉金属物。采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度120mm。结头为活结。结在背后中孔，案卷底边和装订边要齐整以免文件散夹。
四、科技档案归档范围及保管期限归档文件材料名称（一）工程前期文件1、项目建设书、任务书
永久永久
永久永久永久
业主业主业主业主业主
保管期限
归档单位
2、可行性研究报告（含批复文件）3、项目评估材料
4、设计任务书、计划任务书5、招、投标文件资料（二）工程施工文件1、审批的设计及有关文件
永久
业主业主
32、审批的设计变更及有关文件永久
3、建设项目承发包合同、协议文件4、征地拆迁文件资料5、开工报告和批复文件
6、施工组织设计、施工方案7、工程变更文件资料8、工程质量监理文件资料
9、质量自查报告及重大事故处理报告10、工程交接表
11、试验、检测报告
12、隐蔽工程检查记录
13、成品、半成品检查记录
14、总进度和分期进度图（表）
计划，批准文件15、投资控制文件
16、施工原始记录（包括施工
日志，开竣工记录（三）竣工文件1、施工总结2、监理总结3、设计总结
4、建设管理总结5、质量管理总结6、交工验收报告
7、竣工验收申请、批准文件8、竣工验收鉴定书
（四）竣工图1、路线平面图
2、路线纵断面图
3、路基横断面图（含边沟）
4、路基、路面排水防护工程图5、桥梁工程竣工图
永久施工单位
永久
施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位
永久
施工单位永久施工单位永久
施工单位
长期中心、监理试验室、施工单位
长期
施工单位长期施工单位长期
业主
永久业主
长期
施工单位
永久施工单位永久监理单位永久设计单位永久施工单位永久质监部门永久业主永久业主
永久
质监部门
永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位
永久
施工单位
46、互通式立交竣工图7、涵洞竣工图
8、隧道工程竣工图9、交通工程竣工图10、监控工程竣工图
（五）竣工表
1、主要技术经济指标比较表2、工程造价、劳动力、主要
材料机械台班汇总一览表3、大桥技术指标表
4、占用土地及拆迁房屋一览表5、直线、曲线及转角一览表6、路面宽度一览表
7、半径≤最小半径曲线一览表8、纵坡≥5%的纵坡一览表9、路基每公里土石方数量表10、路基加固工程一览表
11、路基边沟及截水沟加固一览表12、路面工程一览表13、大桥工程一览表14、中桥工程一览表15、小桥工程一览表
16、分离式立交工程一览表17、人行天桥工程一览表18、渡槽工程一览表19、涵洞工程一览表
20、人行通道工程一览表21、倒虹吸工程一览表22、隧道工程一览表
23、挡土墙及防护工程一览表24、过水路堤工程一览表
永久永久永久永久永久
永久永久
永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久
施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位
施工单位施工单位
施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位施工单位
525、安全设备一览表26、房屋工程一览表
27、统一里程与断链一览表28、水准点一览表29、导线点一览表
30、加筋土路堤一览表31、路线交叉一览表
32、软土地基处理一览表33、互通式立交一览表34、交通工程一览表
35、隧道机电设备一览表36、收费、监控工程一览表
永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位永久施工单位
永久
施工单位
年月日
6河南宏力工程咨询有限公司
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