青岛会议安排总结

青岛会议安排总结

青岛会议安排工作总结

201*年9月8日，“商业地产训练营”青岛实例剖析研讨会在青岛召开，在张总的带领下，我有幸能够参加本次会议，并成为协助组织者之一。这是我第一次参与策划外地会议安排，受益匪浅。

在整个会议的策划过程中，潜移默化的我已经了解到了很多关于会议安排的细节。譬如:会议议程的编写，会议人数的信息统计，住宿安排的要求（各类房间需多预留2间左右），机票的详细信息，接送机的车辆联系，背景音乐及背景墙的准备，会议材料的印发，设备的试听和试用等等。作为行政部门，我们需要提前一天抵达，进行实地考察和最终的确认，由于考虑不周全，在实际操作过程中还是存在很多问题。

一．本次会议安排存在的不足有以下几点：

1、前期准备工作由于考虑不够周全，会议通知工作较为繁琐。

通过短信平台发了三次短信，分别是：机票信息、天气情况、出发时间。另外会议议程，机票信息再次通过电话确认。以后的会议中我们会把以上的内容尽量的安排好后，再跟与会人员予以确认。

2、会场的落实工作没有及时的进行跟进。

会前与对方确认的时间比较晚，会场的租赁事宜没有及时的跟进，导致会场租赁的过程中出现场地不能够满足召开两天会议的情况。另外，会议用水和纸巾，会场的摆放方式，常用设施设备，譬如：激光指示笔，白板或黑板，油性笔，席卡，以及临时的装饰物和展架等，都没有提前做好准备。没有及时进行跟进。以后得知开会的消息后，及时与当地行政部门对接、尽快将使用会议室的日期订妥，会议室的摆放方式提供方案，给予领导确认。以后的会议中根据戴总的要求进行会议室的布置。

戴总对会议室的摆设方式提出了要求：在召开研讨会的情况下，要像教室一样，不要每个人泡一杯茶水放在桌上。不要正襟危坐，要有讨论的气氛。

3、各种表格制作缺少总体性信息。

在前期住宿安排，机票统计，人员名单等表格中，只有明细，没有详细的总人数，不能够看清楚总体性信息。以后在制作过程中，除了详细性的分析以外，会注明总体的分布情况。

4、会议过程中未能及时考虑到备用金的领取以及相机的携带。

会议出发前，只考虑到会议材料的准备，未考虑备用金的领取。另外提前一天抵达会场进行查看场地过程中，未能及时带好相机，随时进行记录。在以后的会议中，先列出会场选择的要求和条件，便于各会议场所的比较和选择，实地考察带好相机记录，给予领导确认。

5、机票预订与取消方面的犯了重复性错误。

由于机票的取消出现了错误，造成了损失。回到上海后立即与航空公司进行联系，详细了解具体的情况，机票在没有乘坐的情况下，随时可以告知航空公司机票信息，不需要在没有乘坐之前告知，一年之内有效。不需要退票。二、向青岛项目借鉴内容主要有以下几个方面：1、详细的会议接待分工表。

根据会议议程，航班时间，住宿安排，人员名单，先将整个会议策划方案想象出来，经过反复讨论，拟定一份接待任务的分配清单，将所有参与本次会议安排的人员的职责全部列出，使每一位员工可以明确自己的职责，并针对性的做好准备工作，需要配合的人员名单和联系方式在清单中也清晰注明。并备注有需要完成和注意的事项。值得我们借鉴和学习，有利于使我们工作的条理性更清晰。2、内容丰富的会议行程册。

会议行程册的内容有青岛项目的简介，要参观广场的简介，青岛城市的特色简介等，还包含了青岛的天气情况和温馨提示，本次会议的议程等等。能够让与会人员在学习的过程中，轻松的了解到青岛当地的一些项目的概况。如果是我们来制作这本册子，我们需要在册子上面体现哪些内容，会进行借鉴和创新。本次会议安排我学习到了很多知识，同时也存在很多的不足，对整个会议没有细致到执行层面，没有做到全面的掌握。以后的会议中吸取本次会议所取得的经验和教训，努力掌握大方向的同时，争取将细节工作做的更好。

证大房产总裁办公室张爱林201*.9.

扩展阅读：有关安排会议的总结

有关安排会议的总结

确立会议主题：

1、会议人数以及男女的人数，以便方便订房2、会议内容，确认安排相关的人准备文件3、会议要求，以便确认是否有特别的设施

寻找会议地点：

总体要求：到达一处后，尽量将该处的所有会议室、酒店、餐厅、娱乐设施一并了解详细，并仔细做好记录，以便下次用。

考察会议室：

1、会议室一般都在渡假村或者酒店中寻找。会议室的地点最好离公司不超过一个小时的车程。

2、会议室的面积：一般的30人左右的会议室，按分组的话，需要大于70m2

3、会议室的形状：一般来说，会议室的形状以方正的为好，使用率相对较高。长方型或其他不规则的会议室在按上述经验要相应扩大

4、会议室的摆放有回字型、宴会式、课桌式、分组式。课桌式相对占地少

5、确认其他要素：MIC、音响、水、纸、笔；如要挂画，可以采用哪些方式；投影仪、投影幕（如果是大型会议，投影幕的规格）、采光、灯光能否调节以适应投影仪的应用、户外的景观等

住宿

1、面积小于27m2的房间会显得拥挤，狭小2、一定要看套间。大领导住的，很重要！3、观察景观的差别以及价格上的差别4、了解会议地点不同的住宿点，如标间、别墅等。

餐饮

1、了解餐牌和价格

2、点菜时注意冷热、荤素、干湿、颜色、材料、不同烹饪做法的搭配。尽量不要重复。可以让餐厅的人员先写餐牌给你，然后自己再进行修改。3、询问是否有开瓶费，可否自带酒水等。

4、如需要在餐厅安排节目，请注意是否有舞台灯；是否有舞台娱乐设施

1、有哪些户内的设施，如保龄球、卡拉OK等。询问是否可以清场2、有哪些户外的设施

确认会议地点

1、会议室一般为4小时一节，告知对方会议需要的场地的时间、时长；房间的数量、型号；需要用的娱乐设施

2、确认报价

3、将会场的布置等要求提前传真给酒店人员，并进行沟通。

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