秘书部部门规章制度

秘书部部门规章制度

秘书部职能及部门规章制度

本部门的工作是为了维持本学生会的活动项目能够顺利进展的不可或缺的后勤工作，是联系各大部门一起团结开展工作的一条链条，是学生会的重要桥梁。为加强江淮学院团委学生会各部门内部的凝聚力和决策力，有效地行使部门职权，履行部门义务,促进各部门内部人员之间的沟通与了解，以积极向上、勇于创新的精神，深入开展团委和学生会的工作。为此，特制定此部门例会制度。

日常具体工作安排

各部门指派专门一人负责与其联系沟通，辅助该部门完成其工作任务。具体内容如下：

1.负责各会议、各活动的收发通知工作（注意格式及说话语气）。

2各部门指派专门一人负责前往记录会议内容。到场进行详细会议记录，会议后将会议内容整理交给该部门部长签字，留作他用或交由负责的人保管，最终统一由负责的人保管相关材料。

3.每一位秘书负责一个部门的日常记录工作并总结情况，每一月将总结情况在月底最后三天内汇报给秘书部长。记录内容包括：部门各成员各种会议、活动出勤情况（迟到、早退、缺席）；工作完成情况。

4.每月至少举行一次部门例会，总结上一月的工作情况，布置新的工作任务，例会后部长总结具体情况汇总给主席团。

5.每次的活动后三天内，秘书部长带领各副部长、干事做好总结以及收集各部门的工作总结，将总结整理存档，并将情况汇总给主席团。

6.负责各项会议、活动教室场地的申请。

7.活动总结的整理存档，管理以及整理学生会成员的各项资料。

三、工作要求

1.有较强的时间观念，无论是参加会议还是各项活动，带好记录本，提前5至10分钟到场做好准备工作和各项安排事宜，不能出现迟到、早退或缺席现象。

2.有认真、负责的工作态度，有吃苦耐劳的精神，每项工作必须有效率、有效果的完成，不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。

3.学生会成员之间要保持良好的联系，特别是活动进行时更需要保持联系，（若不能立即接电话，也要在事后尽快回复电话或信息给对方，说明情况并询问对方事情）。

4.各部门成员之间、整个学生会成员之间，都要保持和谐、融洽的关系，成员与成员之间互相尊重，待人友善、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。（若出现矛盾，及时汇报给部长、或主席团，以求尽快分析问题所在点，积极解决问题，化解误会，避免矛盾扩大化）。

5.学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情，冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的，及时联络各部长、副会长、会长，及时解决，保证活动的顺利进行。

6.发挥积极主动、团结合作的精神，相互配合；同时，体谅其他成员的难处，工作中相互配合；杜绝出现相互推卸等不负责任的行为（若出现，则给予严重警告或退部处分）。

7.要处处维护好本学生会的形象与声誉，不做有损本学生会形象的事，一经发现做违背本学生会的事情，则给予严重警告或劝退处分。

8.会议或活动若有其他工作相阻碍，必须亲自提前向部长请

假，并说明请假原因。

四、辞职管理制度

1.部门干事、副部辞职需要提前一个月提交书面辞职书，写明辞职原因。，干事辞职需要部长同意，副部辞职需经部长申报，主席团商讨同意。

2.干事或副部离职前一周内完成自己负责事务的交接工作；

五、奖惩制度

（奖惩记录、总结由负责各部门的秘书负责，需要专门对奖罚和各部门会议内容进行记录，每月将情况汇总给部长）

使用积分管理制度（每人每月基础分100分，每月总结一次，期末做大总结）

1.奖励方面

（1）按时参加全体会议或部门会议，每次加5分。（2）按时完成学生会交待完成的任务，视情况加5-10分。（3）对学生会的工作提出好的建议，并被采纳者加5分。经实践证明起了重大贡献的加10分。

（4）工作积极主动者，视实际情况加10-15分。2.惩罚方面

（1）会议迟到、早退、缺席者，部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。

（2）会议没有带上笔记本的部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。

（3）未能按时完成交待的任务，视情节扣10-15分。（4）无故不参加学生会会议或集体活动者，部长、副部长扣15分每次，干事扣10每次分。

（5）会议或活动时，无视会场纪律，在会场恶意破坏者扣20分每次，影响到会议或活动正常进行者在前面基础上再扣10分。（6）损害社学生会名誉者扣20分每次。

六、奖惩措施

（部门总结上表扬部门前2名；集体大会上表扬各部门前2名；期末奖励部门前3名）1.奖励

（1）月总结部门会议上对月工作积极优秀者口头表扬（2）学生会集体大会对工作积极优秀者通报表扬

（3）期末大总结时，对工作积极优秀者进行表扬颁发奖状、奖品奖励2.惩罚

（1）月总结部门会议上对月工作懒散消极者口头批评，被批评者需3天内上交个人书面检讨给部长（或主席团）。（2）若做出有损学生会形象或声誉的人员，视实际情况给予一定的处分，严重者劝其退部或除名。

注：本部门成员需严格遵守本规章制度。

与会人员在会议开始前应将手机等有声设备设于静音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若要接打电话，须征得部长同意。

会议进行过程中，如因特殊情况须离开会议的，应

征得部长同意。

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秘书部规章制度

第一章总则

第一条：中国矿业大学矿业工程学院心理自助中心秘书部是在院团委领导下，心

理自助中心指导下开展学生工作的部门。秘书处本着做好本职工作、引导舆论导向、服务同学、锻炼自我的工作原则。

第二条：为全面提高心理自助中心各成员的综合素质，促使各成员在学习、工作、

生活等方面起到模范带头作用，更使秘书部管理制度化、规范化、办事效率化，各成员有章可循，有据可依，特制定本制度。

第二章基本制度

第一条：坚持原则，在重大问题上服从党、团委的决议，拥护共青团，拥护共产

党领导。

第二条：坚持个人服从集体，下级服从上级，要有集体意识和大局意识。第三条：要有高涨的工作热情，牢固树立全心全意为我院乃至全校师生服务的思

想，不怕苦、不怕累，不得故意推拖工作。

第四条：不搞小团体主义，不计个人得失，不发表不利于团结的言论，不做不利

于团结的事。

第五条：正确处理学习和工作的关系，学习上勤奋努力，工作上认真负责，做到

学习工作两不误。

第六条：认真正确地在同学的监督下开展批评和自我批评，改正自己在学习、工

作、生活中存在的缺点和不足。

第七条：尊敬师长，友爱同学，有良好的道德品质和精神风貌。

第三章工作制度

第一条：严格服从上级安排，实行责任负责制，按时按质按量完成上级下达的任

务，如有特殊情况应及时请假，且一学期不得请假三次以上,如若情况紧急,事后应出具相关证明。

第二条：积极向部门提出有利于部门发展的建议或意见，对于好的建议或意见，

部里将给予一定奖励。第三条：工作态度温和谦逊，言行礼貌得体，能集思广益，虚心听取各方面的

意见或建议。

第四条：各成员之间要团结合作，要有团队精神,不得相互指责，互通有无，所

有干事要牢固树立团队精神、集体意识。

第五条：所有干事在完成本职工作的同时，能积极协助中心其他部门完成任务。第六条：活动签到制度：中心参与的活动，严格执行部长签到制度，同时各部

长统计自己部门干事参与活动人数，一并报与秘书部负责人员。

第四章中心例会制度

第一条：会前准备

1、中心例会一般两周召开一次，召开时间由各部门部长根据每月情况作具体安

排，公众假期停开，期末考试前夕停开。

2、会议召开时间、地点由主任和各部长决定，素质拓展部提前借好教室。通知

各部门部长，由部长下发对部员的通知。部员收到通知后应立即回复，以保证信息传达。

3、中心成员若有事请向部长请假并于开会前报秘书部登记，每学期请假次数不

得超过三次。同时在开会时请将各部门会议记录交与秘书部值班人员。每次开会，所有成员必须签到，将以此作为部门“团内推优”及“优秀个人”评选的部分依据。做好会议记录，有不清楚的问题及时提出，觉得不合理的可当场提出异议。

4、例会由主任或部长主持，由秘书部负责会议记录,并负责考勤工作和作会议记

录，会议记录由记录人整理后交由部长审阅。

5、例会由本中心部长及部员全员参加，必要时可邀请其他相关人员或接受提出

申请的其他相关人员参加。

6、可根据工作需要和实际情况推迟或提前召开会议，但须事先通知所有与会人

员调整情况。

第二条：会议内容

1.会议由主任主持，根据会议议程听取部内各成员汇报上一周的工作情况，主

任对上一阶段的中心工作进行全面性的总结和点评并向各部长及部员布置下一阶段中心工作。2.各部门部长做上一阶段工作情况总结，汇报有关近期工作的开展，说明工作

情况。

3.各部员汇报近期工作情况，提出对工作的建议和交流工作经验，以促进部门工

作的顺利开展。

4.部门成员注意认真听取会议，做好会议记录，积极发言、质询，配合会议有

关工作。

5.各部员应在中心会议中积极参与并提出有实际意义的想法、方案

6.中心人员集体商讨有关活动的决策及工作，增强中心内部成员之间的交流与了

解.

7.各部员应做好记录，并及时向本部门其他同学传达会议容；8.各部员可以就部门工作中遇到的问题进行提问。

9.自由交流阶段，所有人可以自由发言，分享自己的工作感想和生活中的经验等

等，促进交流，增进感情。

第三条：会议纪律

1.每次例会应按时参加，如因特殊情况迟到或无法参加会议的，须如实在会议前

向部长请假说明。未请假不到会者，视无故缺席。

2.会议开始前应将手机等有声设备设于静音状态，会议期间专心开会不准玩手

机和干其他与会议无关的事。

4.会议进行过程中，如因特殊情况须离开会议的，应征得部长同意。5.会议时间由部长根据会议内容决定，一般控制在60分钟以内，若要延长应征

得多数与会人员（50%以上）的同意。

第五章办公室制度

第一条：办公室的一切设备不得随意动用,如需使用,需值班人员处登记，用后及

时归还。

第二条：办公室钥匙不得随意配备，不得随意借给他人，妥善保管钥匙，如若遗

失及时要求补配。

第三条：不得在办公室里随意丢弃垃圾，定期安排人员打扫卫生,工作完后,所有

东西应归回原位,关闭所有设备后,方可离去。第四条：值班人员应按时按量值班，不迟到、不早退，服从分配、忠于职守、认

真工作，严格遵守考勤制度及履行相关手续，不得无故旷班。

第五条：人员应做好值班记录，并负责保管好办公室的所有公共财务，如有其他

部门借用办公室的财务，必须作好记录（借用部门、借用人、借用时间、归还时间）；若有损害应做好相关记录。

第六条：值班人员对来访的同学要热情周到，耐心听取同学的心声；值班人员

对能解决的问题必须及时作出答复，对不能作出答复的问题要详细记录，以便向有关部门反映。

第六章财务管理制度

第一条：中心财务管理由中心秘书部总体负责，受中心所有成员监督。第二条：中心开展活动需经费时，应提前将活动策划书及详细预算开支（附带经

费申请单）交予秘书部。

第三条：活动负责人在制定活动经费预算时应当本着“实事求是”与“节约”的

原则。预算需详细分类列明所需费用及用途，本着详尽、务实、用到实处的原则，详实、条理的分门别类列出。对于能打印发票的项目，尽量索要发票。向秘书部报销或报账应使用有效发票（收据），所有发票（收据）背面应注明用途，并由经手人签字，注名日期（拿到主任签字）后交予秘书部。用款部门应在活动结束一周内报销或报账。

第四条：部门申请采购的报销流程：各部门以书面形式，报预算给秘书部，秘书

部交主任处审批，审批通过后才能进行购买。

第五条：规范中心物品出借制度，借用中心物品时，到常务部负责人处签字登记，

责任落实到人。办活动所剩物品不应浪费，收集起来交予秘书部管理。对中心己有物品不得重复购买，坚决杜绝浪费现象。

第六条：中心一切财物款项都必须有原始凭证，常务部负责核对、整理及保管事

宜。务必做到公开透明。

附:财务报销制度一、报销总负责：秘书部

二、报销具体负责中心：各部门负责人。中心各个部门的财务工作由一固定人员

承担。该负责人负责本部门的一切需报销的花销记录、发票的收集保管。三、报销周期：一般情况下每月一次；特殊情况特殊处理。四、报销流程：

1、中心各部负责人于规定期限内将所有需报销的发票汇总并经主任签字后交至秘书部。

2、秘书部负责人分类整理、粘贴发票，填写报销单，作好报销记录。3、秘书部负责人将发票与报销单上交团委老师签字。4、团委将报出的项款交给秘书部负责人。5、秘书部负责人通知各部门负责人领取项款。6、各部门负责人将项款具体分发给个人。补充说明：

1、为保证中心各项活动都能够无后顾之忧地顺利开展，希望每一位成员都能够以主人身份为她精打细算地花销，节约对待每一笔支出。

2、财务报销工作程序复杂，若遇周期较长的情况，希望每一位成员能够理解体谅。

第七章档案管理制度

第一条：中心的档案管理工作由秘书部负责。秘书部人员的档案一般在纳新结束

后，由指定人员负责建档。

第二条：部门工作档案由各部门自行保管，各部门应指定专门人员管理本部门档

案，各部门的档案需一式两份，一份交秘书处存档，一份本部门自行存档。

第三条：中心档案归属中心所有，未经许可不得外借，内部人员借用，应以书面

形式提出申请，经秘书部批准后方可借用，秘书部作好登记工作。

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