为保证公文的完整性、准确性和有效性，以及方便文书处理工作，中共中央办公厅和国务院分别制发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对党政机关公文的格式作了具体规定，必须严格遵守，不得自行其是。
按照国务院办公厅秘书局对公文格式的规定，将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
（一）眉首。公文首页红色反线（长156mm）以上各要素统称眉首。
1、发文机关标识（版头名称）。三种样式：
①大版头。机关全称或规范化简称+文件
②中版头。机关全称+（ ）
③小版头。机关全称
下行文、平行文发文机关标识上边缘至上页边62mm的距离。
上行文发文标识上边缘至上页边117mm的距离。
如果多家机关联合行文，首页必须保证显示正文，必要时可缩挤眉首部分。
2、发文字号。
由机关代字、年号、顺序号组成。年号要用全称，用六角括号括入，不能使用圆括号或方括号。发文字号的作用是便于对公文的分办、查询、引用和保存归档。机关代字以尽量简化为好。
发文字号的位置：下行文、平行文在红色反线上方居中排列；上行文在红色反线左上方，左空一字排列。3号仿宋体字。
3、签发人。
上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，右空一字。联合行文，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人从第二行依次顺排，至红色反线距4mm。签发人3字用3号仿宋字，全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。
4、秘密等级和保密期限。
3号黑体字，顶格标识在版心右上角。如有保密期限，秘密等级和保密期限用五角星隔开。秘密等级从高到低为“绝密”、“机密”和“秘密”。
5、紧急程度。
3号黑体字，顶格标识在版心右上角。如有秘密等级，紧急程度标识在第2行。紧急程度分为“特急”、“急件”两级。
6、份数序号（简称份号）。
所谓份号，是对同一份公文的逐份编号。《办法》规定，对带有密级的公文必须编制份号。其他公文，根据需要确定。其位置在版心左上角。例如：№.01或01，位数不作规定。
（二）主体。
1、公文标题。
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，注意词意完整，排列对称，间距恰当。
（1）完整标题。三部分组成：发文机关+事由+文种
例：XX市人民政府关于搞好城市综合治理工作的通知
（2）省略式标题：
① 省去发文机关。
例：关于购买三辆执法车辆的请示
② 省去事由。
例：XX市城建局通告
③ 省去发文机关、事由，即以文种作标题。一般不用。
例：命令、通知、公告、通告
（3）转发式标题
例：XX市人民政府批转市体委关于举办市第九届运动会的报告的通知
2、主送机关（上款、抬头）。
即对所收受的公文进行主要办理、执行和知晓的机关。有多个主送机关的公文称普发性公文；只有一个主送机关的公文称专发性公文。
其位置在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个机关名称后用全角冒号。标识主送机关可用全称、规范化简称或同类型机关统称。
3、公文正文。
主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。用3号仿宋体字。小标题可用3号黑体字或3号楷体字。
正文写作要点（略。将在后讲述几种常用公文正文写作方法）。
4、附件。
公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有两份以上附件，每份附件标注番号（如“附件：1、XXXXX”），附件名称后不加标点符号。
附件序号的名称要与附件名称一致。附件应与正文一起装订。如不能一起装订的，要在附件左上角标明正文发文字号并同时标识“附件”（或带序号）。
5、成文日期。
成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。成文日期必须年、月、日齐全。
国家行政机关公文的成文日期用汉字小写数码；党的机关用阿拉伯数码。
单一发文机关的公文成文日期标识在末页的右下方，右空4字。
6、印章。
（1）、单一发文印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文一行之内，端正居中下压成文日期。
盖印的方式有两种：一种是下套方式，另一种是中套方式。
下套方式：适用于带有国徽、下弧没有文字的印章。即以印章的下弧压在成文日期上即可。
中套方式：适用于行政机关部门的印章或专用印章。即以印章的中心线压在成文日期上，也就是骑年盖月。
（2）联合行文印章
联合行文需盖两个印章时，应将成文日期居中拉开，左右各空7字；主办机关在前，两个印章均压成文日期，相距3mm。
加盖3个印章时，列为一排，不压成文日期，成文日期的位置与单一机关公文相同。4个以上印章应两行以上排列，每行最多3个。
加盖两个以上印章时，应列出发文机关名称（可简称），并各自用印章压盖。
党的机关所制发的普发性公文，不加盖印章同样有效，但须标识发文机关名称；国家行政机关的公文，一律要加盖印章才有效。
7、附注。
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，而不是对公文的内容作出解释或注释。
（三）版记。
1、主题词。
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
主题词的作用及标注的注意事项将讲述。
2、抄送机关。
所谓抄送机关，是指收受的这份公文不由该机关主办，但须协同办理或知晓这份公文的机关。
抄送机关的位置在主题词下一行；左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后用全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个机关用句号。抄送机关上下各置一条反线。
3、印发机关和印发日期。
位于抄送机关下反线之下（无抄送机关在主题词下）占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关一般为办公厅（室）或文秘部门。
（四）公文用纸及印制标准。
国家行政机关采用国际标准A4型（210mm×297mm）公文用纸；党的机关目前仍采用16开型（184mm×260mm）公文用纸。
国家行政机关公文页面印制的规格是：
版心尺寸为156mm×225mm，每页纸排印22行，每行28字。所剩空白为：天头（37mm）、订口（28mm），地脚和翻口。
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