特定格式公文的特定之处

新版的《党政机关公文格式》，仍然将信函、命令、纪要三个文种列为特定格式的公文。与标准格式公文相比较，三个特定格式的公文各有五个特定之处。

一、信函格式的五个特定之处

1.页边距小于标准格式公文的页边距。标准格式公文的上、下页边距是37mm和35mm，信函格式公文的上、下页边距是30mm和20mm；标准格式公文的左、右边距是28mm和26mm，信函格式公文的左、右边距都是20mm±1mm。信函格式公文的四个页边距都小于标准格式公文的页边距。

2.份号、密级和保密期限、紧急程度诸要素的位置标识不同。标准格式公文如果有份号、密级和保密期限、紧急程度等要素，则按顺序自上而下分行顶格排列在红色分割线之上的版心左上角。而信函格式公文如果有份号、密级和保密期限、紧急程度等要素，却是按顺序自上而下分行排列在红色分割线之下的左版心顶格的位置。

3.发文字号的位置标识有区别。标准格式公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行、红色分割线以上的居中位置（如有签发人，发文字号则标识在红色分割线之上4mm处左版心空1字的位置）。而信函格式公文的发文字号却标识在红色分割线之下4mm处版心右边缘顶格的位置。只有公函才这样标识发文字号。

4.红色分割线的长度及位置标识不同。标准格式公文的红色分割线是实线，其长度为156mm，它编排在发文字号之下4mm的位置。而信函格式公文的红色分割线为武文线（上粗下细）或文武线（上细下粗），其长度为170mm。其中，武文线标识在发文机关标志之下4mm处，文武线标识在距下页边20mm处的地方。

5.首页不标识页码。标准格式公文的首页页码置于首页公文版心下边缘之下7mm处，数字左右各有一条一字线，单页码居右版心空一字，双页码居左版心空一字。而信函格式公文首页不显示页码，从第2页开始才显示同标准格式公文页码要求一样的“—2—”。所有公文中只有信函格式公文首页不显示页码。

二、命令格式的五个特定之处

1.发文机关标志上边缘至版心的距离不同。标准格式公文其发文机关标志上边缘至版心的距离，不论是上行文、平行文、下行文都是35mm。而命令格式公文其发文机关标志上边缘至版心的距离则是20mm，比标准格式公文小15mm。

2.结构上没有版头和版记部分。标准格式公文的结构一般由版头、主体、版记三部分组成。版头部分包括份号、秘级和紧急程度、保密期限、发文机关标志、发文字号等要素；版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。而命令格式公文则没有版头和版记部分，它直接在上版心下空20mm处写“发文机关标志+命令(令)”作正文的标题，结构上只有正文一个部分。

3.发文机关标志的组成不同。标准格式公文的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，它是版头的要素之一。而命令格式公文的发文机关标志却是发文机关全称加“命令”或“令”字组成，明确规定不使用“规范化简称”，这是为了从表现形式上突出命令公文的权威性和严肃性。

4.发文字号的位置及组成不同。标准格式公文的发文字号编排在发文机关标志下空二行的居中位置（上行文例外），其构成由发文机关代字、年份、发文顺序号三部分组成。而命令格式公文发文字号（即令号）的位置虽然也标识在标题下空二行的居中位置，但其组成是“第××号”,“××”是发文序号，发文序号自发第1号令开始，不受年度限制，这与标准格式公文发文顺序号以年度为界的要求不同。

5.生效标志不同。标准格式公文，一般在文尾（或附件说明）右下方署单位名称并盖章就视为生效（如果是上行文还要在版头红色分割线之上居右空一字署“签发人”三字及姓名）。而命令格式公文的生效标志却是在文尾（或附件说明）右下方空一行标志签发人职务姓名为生效标志，写法是先写签发人职务，后空一字写签发人姓名，姓名最后一字与右版心空四字。不盖单位印章。

三、纪要格式的五个特定之处

1.版头的发文机关标志和发文字号组成不同。标准格式公文，它的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。而纪要的发文机关标志却由“××××纪要”组成，“××××”可以是“会议名称”，可以是“发文机关+事由”；发文字号则由“第××次”组成，“××”是会议次数，它与标准格式公文发文字号的组成不同。

2.主体部分没有主送机关等要素。标准格式公文的主体部分一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、附注等要素组成。而纪要格式公文的主体部分则只有标题和正文两部分，没有主送机关、发文机关署名、成文日期等要素；但正文结尾却增加了会议出席、缺席人员的姓名、单位、职务等项内容。

3.正文结尾字体和字号要求不同。标准格式公文的正文一般包括开头、主体、结尾三部分，这三部分内容规定都使用3号仿宋体字。而纪要正文的结尾却规定不使用3号仿宋体字，而是在结尾下空一行左空二字将分行标注出的出席、请假和列席人员名单及单位和职务名称，用3号黑体字标识。

4.生效标志以签发人签字为准。标准格式公文除了上行文需签字还要盖章才能生效外，其他标准格式公文只要加盖单位印章就视为生效。而纪要却不盖单位印章，而是以会议主持人作为签发人签字为生效标志，其写法是：签发人及姓名标注在版头红色分割线之上居右版心空一字的位置，与居左版心空一字的发文日期中间空开，平行编排。

5.落款处不写单位署名和成文日期。标准格式公文如果是单一机关发出的不盖章的公文，规定是在正文（或附件说明）后下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，成文日期首字与发文机关署名首字右移二字。而纪要则明确规定在落款处不盖章、不署单位名称、不写成文日期。

（作者单位：甘肃省张掖市职业中等专业学校）

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