一、什么叫工作总结？
工作总结是对已经做过的工作进行全面的、系统的回顾，从中分析工作的得失，以便总结经验，发扬成绩，找出差距，纠正错误，以利把今后工作做得更好的一种机关应用文体。
毛泽东同志说过：“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”从这个意义上讲，没有总结，就没有各项事业的成功，也就没有社会的进步。所以说，工作总结决不是可有可无的，它是机关的一种重要工作方法。
二、工作总结的类型
工作总结的类型较多，如综合性总结、专题性总结、学习总结、个人总结等等。但在机关中，常用的主要有两种：综合性工作总结和专题性工作总结。
（一）综合性工作总结（又叫材料积累型总结）。
综合性工作总结要求比较全面地总结一个机关、一个单位、一个部门或一个地区在某一时期的工作情况。内容涉及面宽，问题多，时间较长，要展现总结机关的工作全貌。如：年终工作总结，半年工作总结，地方各级政府的工作报告等。
此外，某项重大工作，如果涉及面宽，时间跨度较长，在重大工作完成之后的工作总结，也属于综合性工作总结，如：《XX市八年经济改革的回顾与反思》。
（二）专题性工作总结（又叫经验提炼型总结）。
专题性工作总结是对某项工作或某一方面的问题进行专门总结。它比综合性工作总结内容集中、单一，针对性强，内容也相应具体一些。如：党员先进性教育总结，抗洪救灾总结，选举工作总结等等。
三、工作总结的撰写
（一）写作的步骤。
无论是哪种类型的工作总结，在写作中大体都应具备以下步骤：
1、收集资料。收集资料对于写好工作总结至关重要。有句俗语叫：“平时备来急时用，急时找来没有用”。这话不一定完全正确，但说明了一点，就是平时积累资料的重要性。因此，作为文秘人员，在日常工作中，必须有意识地收集、积累各种资料。如本单位，本部门的重要报表、数据，每个阶段、每个时期的各种大事、中心工作都要有一定的记载。同时，对上级机关的指导方针、下级机关报告的情况以及工作状况都要有明晰的了解。这样才不至于写作时“临时抱佛脚”。下面提出几种收集材料的方式，供参考： ①建资料本。主要记录：上级机关重要指导性文件、上级领导人重要讲话的文号、标题、时间、主要内容摘要等。②备剪报册。平时将报刊上与本单位有关的、有借鉴作用的文章、经验性资料剪贴在剪报册上，以备写作时参考。③做大事记。不间断地做好本机关、本单位的大事记，为写作时抓住主要问题和突出重点工作奠定基础。④勤记卡片。将读、看、听到的典型材料，有学习和参考价值的各种资料记入卡片，适时分类，不断丰富、扩大自己的知识面。⑤坚持笔记。坚持不懈地做好工作笔记，为全面掌握和了解本机关、本单位的主要工作情况积累材料。
2、主动征求领导意见。在写总结前，征求和听取本单位领导人的意见，是写作工作总结的关键环节，便于准确勾勒出工作总结的总体骨架。因为本单位领导人是党和国家方针政策的执行者，也是本单位工作的指挥者、决策者和工作的带头人。他们对上级的政策和指示精神了解较多，熟悉本单位工作的总体情况，主动征求、听取他们对工作总结的意见、想法和写作思路，有助于对工作做出全面准确的评价。同时也可尽量避免在写作总结中少走弯路。
3、广泛听取部门汇报。为获得更准确，更丰富的素材，可以机关名义召开工作汇报会，请机关各职能部门汇报某一时期或某一重大事项的工作情况，广泛听取他们的做法、意见和反映，以便对成绩、问题、经验、教训的基本估价更准确，更具广泛性和群众基础。必要时，还可请各职能部将所汇报的工作情况写成书面小结，以使所获得的素材更加准确、明晰。
4、拟好提纲，做出安排。在占有大量材料的基楚上，不要急于动笔，可根据材料进行分类，认真排队筛选和查找相对应的参考资料，并做上记号，避免写作时忙乱翻找。然后根据总体安排，按照写作内容的重要程度（一般从重到轻），拟出提纲，安排好结构。
对全面情况进行综合思考时，首先要分清主流与支流，成绩与失误，经验与教训，把大的部分确定下来。大架子搭好后，再一部分一部分地过细思考，列出小的条款。提纲要包括主要论点和使用的主要材料。这个工作完成以后，通篇总结就有了一个清晰的概貌。如有必要，可将提纲送有关领导审阅或提交一定会议讨论。如有不同意见，酌情修改后，就可正式写作了。
（二）写作的基本内容。
1、基本情况（慨况）。无论综合性工作总结，还是专题性工作总结，第一部分都必须首先概述完成工作的基本情况。包括交待清楚工作的时间、背景，进行工作的依据、认识，工作的简要过程、基本做法，工作的总体完成情况、数据，以及对工作的基本看法和总的评价等。起到开宗明义，让读者一开始就对这份总结有一个概括的了解，起到引言的作用。对基本情况的概述，决不能生搬硬套，要根据所述的具体内容，确定概述的方面。
2、做法、成绩。这部分是工作总结的主体，就是对已经做过的主要工作进行分析、综合、归纳。不能将机关职能部门和下属单位的工作进行分述，更不能将它们的“小总结”用加法合成“大总结”。
做法、成绩部分，在综合性工作总结中尤为重要，如年度、半年工作总结等。写法上，可把做法、成绩整理成类，大问题套小问题，大番号套小番号。
对于综合性工作总结，因其为“材料积累型”，要注意不适当强调突出重点，而形成“挂一漏万”，甚至丢弃重要材料，造成不必要或今后无法弥补的损失。所以，综合性工作总结应以搜集材料为主，运用粗分析方法分析。在突出重点的前提下，文字可不受限制。
而对于专题性工作总结，因其为“经验提炼型”，则应抓住主要做法、成绩，突出重点，文字力求简明扼要。要防止事无巨细，全面罗列所做工作，将总结写成一本“流水帐”，甚至越改越长，无法收口。
3、经验、体会。在综合性工作总结中，一般不单独写这部分。如需表述，也可以穿插在“做法、成绩”中；在专题性工作总结中，这部分必须作为重点来写，是专题性总结的精华所在。力求做到：“褒不溢美，贬不加毁，提高认识，不空不碎”，经验忌夸张，体会勿空谈。在写作手法上，一般将经验、体会归纳成条文，有理有据地进行叙述。
4、问题、教训。总结工作，要一分为二，既要总结成绩和经验，也要找出存在的问题和教训，不能只报喜，不报忧，文过饰非。但在查找问题和教训时，一定要抓住主要问题，供今后工作借鉴即可。切不可面面俱到，空谈慨论，刨根究底。
5、今后努力方向。这部分是总结的结尾，即针对取得的成绩、经验和存在的问题，简单提出今后的努力方向，起到表明决心和展望前景的作用。
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